Приём сотрудника в 1С: от карточки до первой зарплаты

Самая частая ошибка новичка — создать запись в справочнике «Сотрудники» и считать, что работник оформлен. На деле за одной фамилией в программе стоят два разных объекта и минимум один кадровый документ, а в «Бухгалтерии» перед первым приёмом нужно ещё включить кадровый учёт — иначе нужных кнопок просто не будет на экране.

Разберём полный путь оформления работника в 1С для двух самых массовых конфигураций: «Зарплата и управление персоналом» 3.1 (ЗУП) и «Бухгалтерия предприятия» 3.0. Пройдём от подготовки документов и создания физического лица до приказа о приёме, настройки начислений, графика и первого расчёта зарплаты. Пути меню, порядок действий и проводки — по каждому шагу.

Что подготовить до начала работы в программе

Оформление в базе — это перенос в 1С данных из бумаг, которые работник приносит в первый день. Если под рукой нет документов, карточку придётся дозаполнять потом, и часть полей программа просто не даст пропустить.

По статье 65 ТК РФ при приёме понадобятся:

• 📄 паспорт (серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения, адрес регистрации);
• 📄 СНИЛС — без него не уйдёт персонифицированная отчётность в СФР;
• 📄 ИНН (если есть — рекомендуется, но при отсутствии не обязателен);
• 📄 сведения о трудовой деятельности: бумажная трудовая книжка или форма СТД-Р / выписка из электронной трудовой (ст. 66.1 ТК РФ);
• 📄 документы воинского учёта — для военнообязанных;
• 📄 диплом или иной документ об образовании, если должность этого требует;
• 📄 заявление о приёме и заявление на стандартные вычеты по НДФЛ (если есть дети).

Проверяем настройки учёта в «Бухгалтерии»

Шаг, который пропускают чаще всего. В «Бухгалтерии» 3.0 кадры и зарплата по умолчанию могут вестись в упрощённом режиме, и часть документов скрыта.

Откройте Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты. Проверьте два переключателя:

• «Учёт расчётов по заработной плате и кадровый учёт ведутся: В этой программе» — иначе раздела зарплаты не будет вовсе.
• «Кадровый учёт» — Упрощённый или Полный. При упрощённом приём оформляется прямо из карточки сотрудника, при полном появляется отдельный документ «Приём на работу» и журнал кадровых документов.

В ЗУП 3.1 кадровый учёт включён всегда — отдельно ничего настраивать не нужно. Но стоит заглянуть в Настройка → Кадровый учёт и Настройка → Расчёт зарплаты: там задаётся, используется ли совместительство, ведётся ли воинский учёт, применяются ли договоры ГПХ. От этих флажков зависит набор полей в карточке.

Создаём физическое лицо в справочнике

Физическое лицо — это человек как носитель персональных данных: ФИО, дата рождения, паспорт, СНИЛС, ИНН, адрес. Один и тот же человек в базе должен быть ровно одним физлицом, даже если он работает на двух ставках.

В ЗУП справочник открывается через Кадры → Физические лица, но в большинстве случаев отдельно заходить туда не нужно: физлицо создаётся автоматически при создании сотрудника. Ручное создание нужно, когда данные заводит кадровик заранее или когда человек раньше уже был в базе.

Заполните в карточке физлица:

1. ФИО, дату рождения, пол, место рождения, гражданство.
2. На вкладке/в разделе документов — паспортные данные и, при наличии, другие удостоверения.
3. СНИЛС и ИНН.
4. Адрес регистрации и фактического проживания (вводятся через встроенный адресный классификатор ).

Заводим карточку сотрудника и связываем с физлицом

Сотрудник — это запись о трудовых отношениях: человек в конкретной организации на конкретной работе. Поэтому у одного физлица может быть несколько сотрудников: основное место и внутреннее совместительство — это две карточки, связанные с одним человеком.

В ЗУП: Кадры → Сотрудники → Создать. Введите ФИО — программа предложит либо создать новое физлицо, либо выбрать существующее. Если человек уже есть в базе, обязательно выбирайте его из списка, а не создавайте заново.

В «Бухгалтерии»: Зарплата и кадры → Сотрудники → Создать. Логика та же, физлицо подтягивается или создаётся по ФИО.

В карточке сотрудника проверьте:

• вид занятости — основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство;
• данные для НДФЛ: статус налогоплательщика (резидент / нерезидент) и заявленные вычеты на детей;
• данные для расчёта стажа и пособий (если ведёте больничные);
• способ выплаты зарплаты и банковские реквизиты, если они индивидуальные.

При упрощённом кадровом учёте в «Бухгалтерии» прямо в карточке появятся поля подразделения, должности, оклада и даты приёма — отдельный документ создавать не нужно.

Оформляем приказ о приёме на работу

Это ключевой кадровый документ: именно он фиксирует условия труда и формирует запись для отчётности (ЕФС-1, подраздел по кадровым мероприятиям, который уходит в СФР в день, следующий за приказом).

В ЗУП 3.1 откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Приём на работу (есть и «Приём на работу списком» — для нескольких человек сразу). Заполните:

1. Организацию и дату приёма — дату, с которой работник приступает.
2. Подразделение и должность — выбираются из справочников; если нужной должности нет, добавьте её в штатное расписание или справочник должностей заранее.
3. Вид занятости и ставку — например, 1,0 для полной ставки или 0,5 для половины.
4. График работы — о нём отдельный раздел ниже.
5. Оплату труда на вкладке начислений: оклад, тариф, надбавки.
6. Порядок начисления аванса — фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца.

В «Бухгалтерии» при полном учёте приём оформляется через Зарплата и кадры → Приёмы на работу; поля те же, но набор начислений беднее, чем в ЗУП.

Настраиваем начисления, удержания и НДФЛ

Оклад задаётся в приказе, но за ним стоит плановое начисление, которое программа будет повторять каждый месяц. В ЗУП список доступных начислений и удержаний настраивается в Настройка → Начисления и Настройка → Удержания.

Что обычно нужно проверить при первом оформлении:

• 💰 Оклад по дням или оклад по часам — базовое плановое начисление. Назначается в приказе и действует до изменения.
• 💰 Надбавки и доплаты (районный коэффициент, северная надбавка, за совмещение) — если применимы к региону или должности.
• 🧾 Стандартные вычеты по НДФЛ — вводятся отдельным документом Налоги и взносы → Заявление на вычеты → Заявление на стандартные вычеты по НДФЛ. Размеры вычетов на детей — по действующей редакции ст. 218 НК РФ; программа подставит их сама по возрасту и очерёдности детей.
• 🧾 Удержания (алименты, профвзносы, удержания по исполнительным листам) — вводятся отдельными документами по мере необходимости, при приёме обычно ещё не нужны.

Про НДФЛ важно помнить правило, действующее с 2023 года: датой получения дохода в виде зарплаты считается день её выплаты, поэтому НДФЛ удерживается и с аванса, и с окончательного расчёта. 1С рассчитывает налог автоматически при проведении ведомости, вручную ничего считать не нужно.

Страховые взносы с 2023 года платятся единым тарифом в СФР (Социальный фонд России, объединивший ПФР и ФСС). Отдельно настраивать тариф при приёме не требуется — он задан в учётной политике организации.

Задаём график работы и ведём табель

Без графика программа не поймёт, сколько дней и часов отработал сотрудник, и не начислит оклад корректно.

Графики создаются в ЗУП через Настройка → Графики работы сотрудников. Стандартная пятидневка на 40 часов обычно уже заведена в базе — её достаточно выбрать в приказе. Если нужен сменный, суммированный учёт или неполная неделя, график настраивается отдельно: задаётся вид (пятидневка / сменный), количество часов и правила заполнения по производственному календарю.

Табель учёта рабочего времени при обычной работе вести отдельно не нужно: если отклонений не было, время берётся прямо из графика. Табель и документы-отклонения (отпуск, больничный, командировка, прогул) вводятся только когда фактическое время отличается от планового. Печатную форму табеля (аналог Т-13) ЗУП формирует из раздела Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени.

Первый расчёт зарплаты и проверка результата

Когда сотрудник принят, график задан, а месяц отработан — пора считать. В ЗУП расчёт делает документ Зарплата → Начисления зарплаты и взносов, в «Бухгалтерии» — Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты.

Порядок первого расчёта:

1. Создайте документ начисления за нужный месяц и нажмите Заполнить. Программа подберёт всех сотрудников с плановыми начислениями и посчитает оклад по графику.
2. Проверьте суммы: оклад, НДФЛ, взносы. Для нового работника, принятого не с 1-го числа, оклад будет пропорционален отработанным дням.
3. Проведите документ. В «Бухгалтерии» сформируются проводки.

В «Бухгалтерии» начисление зарплаты даёт такие движения по счетам:

Счёт затрат (26, 20, 25, 44) зависит от того, в каком подразделении и на какой работе занят сотрудник — он берётся из настроек отражения зарплаты в учёте.

Проверить результат удобно отчётами: в ЗУП — Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок и Анализ зарплаты по сотрудникам; в «Бухгалтерии» — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70. Остаток по кредиту 70 — это сумма к выплате. После выплаты и удержания НДФЛ не забудьте про уведомление об исчисленном налоге и уплату через ЕНП — но это уже следующий после оформления этап.

Типичные ошибки при оформлении

Эти промахи всплывают не сразу, а в момент сдачи отчётности — когда исправлять дороже.

• ❌ Два физлица на одного человека. Возникает, если при создании сотрудника не выбрали существующее физлицо. Итог — задвоение в персучёте и НДФЛ. Проверяйте поиском до создания.
• ❌ Не включён кадровый учёт в «Бухгалтерии». Нет документов приёма и нужных кнопок. Лечится в Настройки зарплаты.
• ❌ Дата приёма позже даты начала работы. Приказ с опозданием — риск по срокам подачи ЕФС-1 в СФР (не позднее следующего рабочего дня после издания приказа).
• ❌ Не задан или устаревший график. Оклад считается по неверному числу дней.
• ❌ Совместитель оформлен как основное место. Вид занятости влияет на норму времени, отпуск и расчёт среднего — исправлять задним числом трудоёмко.
• ❌ Вычеты введены в карточке «на глаз». Вычеты оформляются отдельным заявлением с указанием детей и их возраста, иначе программа посчитает НДФЛ без них или не так.