Счёт на оплату покупателю в 1С Бухгалтерия 8.3
Содержание
Счёт на оплату покупателю создаётся в разделе Продажи → Счета покупателям кнопкой «Создать». В шапке указывают контрагента, договор и банковский счёт для оплаты, в табличную часть добавляют товары или услуги с ценами и ставкой НДС. Из документа сразу печатают бланк с подписями и печатью и отправляют его клиенту письмом.
Главное, что стоит помнить: счёт на оплату не формирует бухгалтерских проводок. Это коммерческий документ-основание, по которому покупатель переводит деньги. Долг и реализация появятся позже — когда вы оформите отгрузку или поступление оплаты. Поэтому «провести» счёт и «отразить в учёте» — разные вещи.
Ниже разберём весь путь от создания контрагента до контроля оплаты, с точными пунктами меню для конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» (интерфейс «Такси»).
Где в программе лежит документ «Счёт покупателю»
Список счетов открывается из раздела Продажи, блок «Продажи» → пункт Счета покупателям. Здесь видны все выставленные счета с колонками суммы, контрагента и статуса оплаты.
Если пункта не видно, значит он скрыт в настройке разделов. Нажмите шестерёнку в правом верхнем углу раздела Продажи → «Настройка навигации» и перенесите Счета покупателям в правую колонку.
Тот же документ доступен и из карточки контрагента — на вкладке с документами. Так удобно выставлять повторный счёт тому, с кем уже работали.
Что подготовить до выставления счёта
Чтобы не прерываться на полпути, заранее заведите три справочника. Счёт ссылается на них, и пустые поля заполнить «на лету» не всегда получается без лишних кликов.
🧾 Контрагент. Создаётся в Справочники → Контрагенты. Если подключена интернет-поддержка, в карточке работает заполнение по ИНН через сервис «1С:Контрагент» — программа подтянет наименование, КПП и адрес из базы ФНС. Проверьте, что указан вид «Юридическое лицо» или «Физическое лицо» верно: от этого зависит набор реквизитов.
📄 Договор. У контрагента должен быть договор с видом «С покупателем». Валюта договора и ставка НДС по умолчанию берутся в счёт из него, так что ошибка в договоре тиражируется во все документы.
🏦 Банковский счёт организации. Это ваш расчётный счёт, на который придут деньги. Заполняется в карточке организации (Главное → Организации → [ваша организация], вкладка «Банковские счета»). Именно его реквизиты попадут в печатный бланк, поэтому БИК и номер счёта должны быть выверены.
Создаём счёт и заполняем позиции
Откройте Продажи → Счета покупателям → Создать. Дальше по шагам:
- Дата и номер. Дата по умолчанию — текущая. Номер присваивается автоматически при записи документа, вручную его менять не нужно (о нумерации — отдельный раздел ниже).
- Контрагент. Выберите покупателя из справочника. Поле «Договор» подставится само, если у контрагента один договор с покупателем; при нескольких — выберите нужный.
- Банковский счёт. В шапке проверьте счёт организации, на который ждёте оплату. Если счетов несколько, выберите тот, что указан в договоре.
- Срок оплаты. Заполните поле «Оплата до» — дату, до которой счёт действителен. Она выводится в бланк и помогает контролировать просрочку.
- Табличная часть. На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру кнопкой «Добавить» или «Подбор». Для услуг используйте вкладку «Услуги». Укажите количество, цену и ставку НДС.
- НДС. Переключатель «НДС в сумме / НДС сверху» (ссылка над табличной частью или в поле «Цены включают НДС») задаёт, входит налог в указанную цену или начисляется поверх неё. Выберите правильный вариант до заполнения цен — иначе суммы пересчитаются.
Если организация не платит НДС (УСН, освобождение по ст. 145 НК РФ), в колонке ставки должно стоять «Без НДС». Иначе в бланке появится налог, которого вы не выделяете, и покупатель заплатит неверную сумму.
Итоговая сумма и сумма НДС считаются внизу автоматически. Можно добавить скидку — вручную по строке или общим процентом через ссылку «Скидка».
Пару слов о подборе позиций. Кнопка «Подбор» открывает справочник номенклатуры с остатками и ценами — удобно, когда в счёт идёт много строк. Цена подставляется из заданного типа цен, если он прописан в договоре или задан вручную. Когда цены в справочнике не заполнены, программа оставит поле пустым, и сумму придётся вписывать руками по каждой позиции. Чтобы этого не было, внесите цены заранее через документ «Установка цен номенклатуры» (Склад → Цены или Продажи → Цены).
Если счёт смешанный — часть строк товары, часть услуги, — заполняйте обе вкладки табличной части. В бланк они выйдут общим списком, нумерация строк сквозная.
Печатная форма: подписи, печать и факсимиле
Нажмите «Печать → Счёт на оплату» — программа сформирует стандартный бланк. Чтобы он выглядел как подписанный документ, а не как черновик, настройте факсимиле заранее.
Подписи и печать загружаются в карточке организации: Главное → Организации → [организация] → Логотип и печать. Здесь можно прикрепить:
- 🖋 факсимильную подпись руководителя;
- 🖋 факсимильную подпись главного бухгалтера;
- ⭕ изображение печати организации;
- 🏷 логотип для шапки бланка.
Файлы готовят по подсказке в той же форме (там есть инструкция по размеру и фону изображения). После загрузки в печатной форме счёта появится галочка «Подпись и печать» — включите её, и бланк выйдет сразу с факсимиле.
Кто именно подписывает счёт (ФИО руководителя и главбуха), берётся из блока «Ответственные лица» карточки организации. Если там пусто, в бланке останутся незаполненные строки для подписи.
Готовый счёт сохраняют в PDF или Excel кнопкой «Сохранить» в окне печати, либо сразу отправляют письмом — об этом ниже.
Проведение, нумерация и статусы счёта
Запишите документ кнопкой «Провести и закрыть» или «Записать». Поскольку счёт не делает движений по регистрам бухгалтерии, проведение здесь — это просто фиксация документа в базе. Проверять проводки кнопкой «Дт/Кт» бессмысленно: их не будет, и это нормально.
Нумерация. Номер формируется автоматически и растёт по порядку внутри года. Если вы ведёте несколько организаций в одной базе, к номеру добавляется префикс организации — он задаётся в её карточке. Сбрасывать нумерацию вручную не нужно: в начале года счётчик стартует заново сам.
Статус оплаты. У счёта есть реквизит статуса, который помогает фильтровать список:
| Статус | Что означает |
|---|---|
| Не оплачен | Деньги ещё не поступили (значение по умолчанию) |
| Оплачен частично | Пришла часть суммы |
| Оплачен | Оплата получена полностью |
| Отменён | Счёт аннулирован, оплаты не будет |
Статус можно проставить вручную прямо в списке счетов (колонка «Статус») или в самом документе. Это удобный способ держать перед глазами, кто ещё не рассчитался.
Как отправить счёт покупателю и отследить оплату
Отправка по почте. В открытом счёте нажмите кнопку с конвертом (или «Ещё → Отправить») → «Счёт на оплату». Программа вложит бланк в PDF и создаст письмо. Для этого в базе должна быть настроена учётная запись почты: Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи. Без неё 1С предложит ввести параметры сервера при первой отправке.
Поступление оплаты. Когда покупатель заплатил, оплату удобно вводить на основании счёта — так реквизиты и сумма подставятся сами. В документе нажмите «Создать на основании» и выберите:
Поступление на расчётный счёт— если деньги пришли на банк;Поступление наличных(ПКО) — если оплатили в кассу.
При загрузке банковской выписки (Банк и касса → Банковские выписки) программа сопоставляет платёж с контрагентом и договором. Сам счёт в выписке не фигурирует — банк «видит» только договор и назначение платежа, поэтому следите, чтобы покупатель указывал в платёжке номер счёта.
«Выгрузка в банк» — это про платёжные поручения, которые вы отправляете сами. Счёт на оплату покупателю в банк не выгружается: вы его выставляете, а деньги по нему приходят вам.
Отгрузка. Если по счёту потом идёт продажа, на основании того же документа создают «Реализацию (акт, накладная)» — номенклатура и суммы перенесутся без повторного ввода.
Повторный счёт и копирование документа
Если вы регулярно выставляете одному покупателю похожие счета, не создавайте каждый с нуля. В списке Счета покупателям выделите нужный документ и нажмите «Создать на основании → Счёт покупателю» либо команду «Скопировать» (клавиша F9 или кнопка на панели). Программа сделает новый счёт с теми же реквизитами и позициями — останется поправить дату, количество и записать.
Копировать счёт безопасно: он не делает движений по регистрам, поэтому задвоения в учёте не будет. Это отличает его от документов отгрузки или оплаты, копии которых нужно сразу перепроводить или удалять.
Для совсем типовых счетов (аренда, абонентская плата) пригодится ручная корректировка только суммы и периода в назначении. Текст назначения платежа и примечание тоже переносятся из исходного документа, так что покупатель получит привычный бланк.
Ещё один приём — выставить счёт сразу на основании заказа покупателя или коммерческого предложения, если вы ведёте их в базе. Тогда состав позиций и условия подтянутся из заказа, а счёт останется только распечатать и отправить.
Чем счёт на оплату отличается от счёта-фактуры
Эти документы часто путают, хотя у них разное назначение.
| Признак | Счёт на оплату | Счёт-фактура |
|---|---|---|
| Зачем | Основание для перечисления денег | Документ для вычета НДС |
| Когда выставляют | До оплаты и отгрузки | При отгрузке или на аванс |
| Проводки | Не формирует | Фиксирует НДС в книге продаж |
| Обязателен | Нет, по договорённости | Да, для плательщиков НДС |
Проще говоря, счёт на оплату говорит покупателю «сколько и куда заплатить», а счёт-фактура нужен бухгалтерии для налога. В 1С это два разных документа, и один не заменяет другой.
Частые ошибки при выставлении счёта
Разберём то, что чаще всего приводит к переделке документа.
🔸 Неверный расчётный счёт в шапке. Покупатель переводит деньги по реквизитам из бланка. Если подставился не тот счёт организации, платёж уйдёт не туда. Проверяйте банковский счёт до печати.
🔸 Путаница с НДС «в сумме» и «сверху». Переключив признак после заполнения цен, вы меняете итог. Если цена в договоре указана с НДС, а в счёте стоит «сверху» — сумма окажется завышенной на 20%.
🔸 Счёт от неплательщика НДС с выделенным налогом. На УСН в колонке ставки должно быть «Без НДС». Выделенный в счёте НДС обязывает уплатить налог в бюджет, даже если вы на спецрежиме.
🔸 Пустые подписи в бланке. Если в карточке организации не заполнены ответственные лица и не загружено факсимиле, счёт выйдет без подписей. Для электронной отправки это особенно заметно.
🔸 Отсутствие договора. Без договора с видом «С покупателем» корректно не подтянутся валюта и ставка НДС, а оплату будет сложнее привязать к счёту.