Совмещение должностей в 1С ЗУП 8.3: доплата, приказ и расчёт

Совмещение в 1С ЗУП 3.1 оформляют отдельным документом Зарплата → Совмещение должностей: в нём указывают совмещаемую должность, срок и размер доплаты по соглашению сторон (ст. 151 ТК РФ). Новая ставка в штатном расписании при этом не появляется — сотрудник выполняет дополнительную работу в своё обычное рабочее время, а программа добавляет к его начислениям доплату за совмещение.

Главное — не перепутать совмещение с внутренним совместительством: это разные статьи ТК и разный порядок оформления в программе. Ниже разберём, когда что выбрать, какую настройку включить перед работой, как провести документ и приказ, как доплата попадает в расчёт и как её прекратить.

Совмещение или совместительство: в чём разница

Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ) — это дополнительная работа по другой должности в течение рабочего дня, без освобождения от основной работы и без отдельного трудового договора. Оформляется дополнительным соглашением и приказом, оплачивается доплатой по соглашению сторон.

Совместительство (гл. 44 ТК РФ) — отдельный трудовой договор на работу в свободное от основного места время, не более 4 часов в день. Это отдельная ставка, отдельный табель и отдельное начисление оклада.

Под совмещение в 1С ЗУП попадают три близкие ситуации из ст. 60.2: совмещение другой должности, расширение зон обслуживания (увеличение объёма работ по своей же должности) и исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Все три оформляются одним и тем же документом с доплатой.

Что включить в настройках перед оформлением

Если в разделе Зарплата нет команды Совмещение должностей, функциональность выключена. Включите её в настройках расчёта зарплаты.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Перейдите в настройку состава начислений и удержаний.
3. В группе прочих начислений отметьте использование доплат за совмещение должностей и расширение зон обслуживания.

Точное название флажка от релиза к релизу немного меняется, но находится оно всегда в настройке состава начислений. Отдельный вид начисления «вручную» заводят только тогда, когда доплата считается по нестандартной формуле (например, фиксированный процент не от оклада совмещаемой должности, а от собственного оклада сотрудника) — тогда в карточке начисления настраивают свою формулу и подключают его к документу.

Как провести документ совмещения

Основной документ — Зарплата → Совмещение должностей. Он одновременно и начисляет доплату, и печатает приказ.

1. В разделе Зарплата откройте список Совмещение должностей и нажмите Создать.
2. Выберите сотрудника. Его основная должность и подразделение подставятся автоматически.
3. Укажите дату начала совмещения и, если срок известен, дату окончания. Для замены отсутствующего коллеги дату окончания обычно оставляют открытой — прекратите позже по факту его выхода.
4. Выберите совмещаемую должность (или вид дополнительной работы: расширение зон, увеличение объёма).
5. Задайте размер доплаты. Варианты в документе:
   • фиксированная сумма за месяц;
   • процент от оклада (тарифа) по совмещаемой должности;
   • произвольная формула — если подключили свой вид начисления.
6. Проведите документ и распечатайте приказ по кнопке печати.

Основанием для приказа служит дополнительное соглашение к трудовому договору. Его в ЗУП нет как отдельного документа — соглашение готовят в текстовом виде, а в программу заносят уже параметры доплаты. Проверьте, что в соглашении и в документе совпадают срок и сумма: именно сумма из документа попадёт в расчёт.

Совмещаемую должность выбирают из справочника должностей, поэтому она должна быть заведена заранее. Если доплата считается процентом, у этой должности (или у позиции штатного расписания, если оно ведётся) должен быть указан оклад или тариф — иначе процент не от чего считать. Подразделение по умолчанию берётся основное, но при совмещении в другом подразделении его можно поменять в документе.

Размер доплаты закон не ограничивает ни сверху, ни снизу — он определяется соглашением сторон. На практике чаще ставят процент от оклада по совмещаемой должности или фиксированную сумму; ориентировочно это 20–50% ставки отсутствующего работника, но конкретика — вопрос договорённости, а не нормы.

Как доплата попадает в расчёт зарплаты

После проведения документа доплата за совмещение начисляется автоматически каждый месяц в пределах указанного периода. Отдельно вводить её в документ Начисление зарплаты и взносов не нужно — она появится там строкой вместе с окладом.

Если период совмещения начался или закончился в середине месяца, программа посчитает доплату пропорционально отработанным дням этого периода. Фиксированную сумму разделит на норму дней месяца и умножит на дни совмещения.

Пара примеров, чтобы было видно логику:

• Процент от оклада совмещаемой должности. Оклад по совмещаемой позиции 40 000 ₽, доплата 30%. За полный месяц доплата составит 40 000 × 30% = 12 000 ₽.
• Фиксированная сумма с середины месяца. Доплата 11 000 ₽/мес, совмещение с 13-го числа. В месяце 22 рабочих дня, на период совмещения приходится 14 из них. Доплата: 11 000 ÷ 22 × 14 = 7 000 ₽.

Выплачивается доплата вместе с зарплатой в обычные сроки, отдельной выплаты заводить не нужно. НДФЛ удерживается при выплате, а в отчётности — в расчёте 6-НДФЛ и в сведениях по взносам — доплата проходит в составе начислений сотрудника, отдельной строкой её выделять не требуется.

Доплата за совмещение — это оплата труда, поэтому:

• 🧾 она облагается НДФЛ в обычном порядке;
• 💰 на неё начисляются страховые взносы;
• 📅 она входит в средний заработок для отпускных, командировок и компенсаций — как часть зарплаты за отработанное время;
• 🏥 она попадает в базу для расчёта больничного (через облагаемую взносами базу прошлых лет).

Отдельная строка в табеле на совмещение не нужна: сотрудник отрабатывает своё обычное время по основному графику, а совмещение — это доплата, а не дополнительные часы. Этим совмещение и отличается в учёте от совместительства, где второй график и второй табель обязательны.

В бухгалтерском учёте доплата отражается там же, где и основной заработок сотрудника, — по способу отражения из его начислений:

Конкретный счёт затрат (20, 26, 44 и т. д.) зависит от способа отражения зарплаты, заданного для сотрудника или подразделения. Доплата наследует этот способ — отдельно настраивать проводки под неё не требуется.

Как прекратить совмещение

Если в документе была указана дата окончания, доплата прекратится автоматически — делать ничего не нужно. Со следующего дня начисление в расчёт не попадёт.

Досрочное прекращение оформляют так:

1. Откройте документ Совмещение должностей по этому сотруднику.
2. Укажите дату окончания (день, по который доплата ещё начисляется).
3. Перепроведите документ.

По закону любая из сторон вправе досрочно отказаться от совмещения, предупредив другую письменно за три рабочих дня (ст. 60.2 ТК РФ). Правило работает в обе стороны: и работник может отказаться от дополнительной работы, и работодатель — отменить поручение. Оформите уведомление и приказ о прекращении, а дату окончания в программе поставьте с учётом этих трёх дней, чтобы доплата за них начислилась.

Если совмещение продлевают на новый срок, удобнее не исправлять старый документ задним числом, а завести новый — с даты, следующей за окончанием предыдущего. Так в учёте останется прозрачная история: по каким периодам и в каком размере начислялась доплата.

Типичные ошибки при оформлении

Ошибки по совмещению почти всегда связаны не с кнопками, а с выбором формы и со сроками. Разберём то, что не очевидно из самой инструкции.

• ❌ Оформили совместительством вместо совмещения. Тогда программа требует отдельную ставку в штатном расписании и второй график, появляется лишний табель, а доплата не считается по ст. 151. Если работа идёт в основное время — это совмещение.
• ❌ Забыли дату окончания при замене отсутствующего. Основной работник вышел, а доплата заместителю продолжает начисляться. Закройте совмещение датой выхода.
• ❌ Дата начала совмещения раньше даты приёма или перевода сотрудника. Документ не даст корректно рассчитать или выдаст предупреждение. Начало совмещения не может быть раньше, чем человек оформлен на основную должность.
• ❌ Поставили доплату процентом, а оклад по совмещаемой должности не задан. Процент не от чего считать — сумма выйдет нулевой. Проверьте, что у совмещаемой позиции есть тариф, либо задайте фиксированную сумму.
• ❌ Провели совмещение, но не оформили доп. соглашение и приказ. В программе доплата есть, а кадрового основания нет — при проверке это нарушение. Документ в ЗУП не заменяет письменное согласие работника.
• ❌ Забыли, что на доплату тоже начисляется районный коэффициент и северные надбавки. В районах, где они применяются, коэффициент считается на весь фактический заработок, включая доплату за совмещение. В типовой ЗУП это происходит автоматически, если коэффициент настроен для организации или подразделения, — но проверить итог стоит.