Оформление совместителя в 1С:ЗУП и Бухгалтерии — от приёма до увольнения

Совместителя оформляют документом Прием на работу (в 1С:ЗУП 3.1 — раздел Кадры → Приемы, переводы, увольнения), где в поле «Вид занятости» выбирают «Внешнее совместительство» или «Внутреннее совместительство», а в поле «Количество ставок» ставят, как правило, 0,5. Дальше — отдельный график на неполное время, оклад считается пропорционально отработанным часам, отпуск даётся вместе с отпуском по основной работе.

Главное отличие от основного места: по закону совместитель трудится не более половины месячной нормы рабочего времени (ст. 284 ТК РФ), поэтому в 1С под него заводят собственный график и долю ставки. Ниже — как сделать это без ошибок в начислениях и в отчётности по страховым взносам.

Внешнее и внутреннее совместительство: что выбрать в карточке

Вид занятости задаётся один раз при приёме и дальше управляет тем, как программа считает НДФЛ, стаж и как показывает сотрудника в отчётах.

• 🧍 Внешнее совместительство — человек уже работает в другой организации, а у вас это дополнительная работа. В 1С заводится отдельный элемент справочника «Сотрудники», привязанный к тому же или новому физлицу.
• 🔁 Внутреннее совместительство — сотрудник уже оформлен у вас на основном месте и берёт вторую должность в свободное от неё время. Физлицо одно, а сотрудников — два.
• 🧩 Совмещение — это не совместительство. Совмещение оформляют не приёмом, а доплатой в рамках той же должности и того же рабочего времени. В 1С это документ Совмещение должностей (зон обслуживания), а не второй приём.

Приём внешнего совместителя: пошагово

Для внешнего совместителя трудовая книжка и воинский учёт ведутся по основному месту работы. У вас хранится только его экземпляр трудового договора.

1. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения и создайте документ Прием на работу.
2. В поле «Сотрудник» создайте новый элемент. Если физлица ещё нет в базе — программа заведёт и его. Проверьте по ИНН и СНИЛС, что не создаёте дубль физлица — иначе доходы разъедутся по двум карточкам.
3. Укажите подразделение и должность из штатного расписания.
4. В поле «Вид занятости» выберите «Внешнее совместительство».
5. В поле «Количество ставок» поставьте долю — обычно 0,5. Это ограничит норму времени и пропорционально уменьшит оклад.
6. На вкладке «Главное» выберите или создайте график работы на неполное время (см. раздел ниже).
7. На вкладке «Оплата труда» задайте полный оклад по должности — программа сама пересчитает его на долю ставки и график.
8. Проведите документ.

После проведения оклад в плановых начислениях отображается полной суммой, но в расчётном листке начисляется пропорционально. Это нормально: доля ставки и график применяются при расчёте, а не хранят «половинный» оклад в карточке.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 с подключённым расчётом зарплаты порядок тот же, но путь другой: Зарплата и кадры → Приемы на работу. Поле «Вид занятости» и доля ставки доступны, если в Администрирование → Параметры учета → Настройки зарплаты выбран полный кадровый учёт, а не «во внешней программе». Если учёт зарплаты ведётся в отдельной 1С:ЗУП, приём совместителя делают там, а в Бухгалтерию данные приходят синхронизацией — дублировать приём в двух базах не нужно.

Внутренний совместитель: второй «Сотрудник» на то же физлицо

Внутреннего совместителя оформляют так же, но элемент «Сотрудник» привязывают к уже существующему физлицу.

• В документе Прием на работу в поле «Сотрудник» начните вводить фамилию — программа предложит создать нового сотрудника. При создании выберите «физлицо уже есть в базе» и укажите того же человека.
• Вид занятости — «Внутреннее совместительство».
• Должность по совместительству должна отличаться от основной либо относиться к другому подразделению: нельзя быть совместителем на той же должности, которую уже занимаешь как основную.
• Рабочее время по совместительству не должно пересекаться с графиком основной работы в одни и те же часы. Проще всего поставить совместителю график на вечерние часы или на долю ставки.

График работы и норма часов для совместителя

Норма для совместителя — не больше половины нормы по производственному календарю (ст. 284 ТК РФ) и не более 4 часов в день в дни, когда он занят на основной работе. В 1С это закрывается отдельным графиком.

Создать график: Настройка → Графики работы сотрудников, кнопка Создать. Варианты для совместителя:

При включённом «Неполном рабочем времени» 1С сама считает норму часов по этому графику и сравнивает её с полной нормой месяца. Если вы задали и долю ставки, и неполный график, норма берётся по графику — долю ставки в этом случае ставьте 1, чтобы не урезать оклад дважды.

Расчёт зарплаты и отпускных совместителю

Оплата труда совместителя — пропорционально отработанному времени (ст. 285 ТК РФ). В 1С это происходит автоматически, если корректно заданы ставка и график.

• 💰 Оклад. При доле 0,5 и полном окладе 60 000 ₽ совместителю за полностью отработанный месяц начислится 30 000 ₽. Программа берёт полный оклад из карточки и умножает на долю отработанного времени.
• 📈 Премии и надбавки в процентах от оклада считаются уже от начисленной (уменьшенной) суммы — отдельно делить их на ставку не нужно.
• 🧮 Районный коэффициент и северные надбавки начисляются совместителю на общих основаниях, если место работы в соответствующей местности.
• 🧾 НДФЛ и страховые взносы. Доходы совместителя облагаются как обычная зарплата. По внутреннему совместителю доходы по обоим местам суммируются по физлицу для расчёта предельной базы по взносам и для вычетов.

Зарплата начисляется общим документом Начисление зарплаты и взносов вместе с остальными сотрудниками — отдельного документа для совместителя не нужно. В расчётном листке совместителя удобно сразу видеть отработанное время: если в колонке «Отработано» стоит половина нормы месяца, а оклад начислен полный — значит, доля ставки не применилась, и расчёт надо пересчитать.

Разберём на числах. Полный оклад по должности — 50 000 ₽, совместитель принят на 0,5 ставки, месяц отработан полностью. Начисление: 50 000 × 0,5 = 25 000 ₽. НДФЛ 13 %: 25 000 × 0,13 = 3 250 ₽, на руки — 21 750 ₽. Если тот же совместитель отработал только 10 рабочих дней из 20 по своему графику, оклад делится ещё и на долю отработанных дней: 25 000 × 10 / 20 = 12 500 ₽.

Отпускные. Средний заработок для отпуска совместителя считается по его доходам у вас, как и у любого сотрудника. Так как база меньше (половина ставки), и сумма отпускных будет меньше — это не ошибка расчёта, а следствие неполной занятости. Отпуск оформляется документом Отпуск в обычном порядке.

Отпуск, больничный и увольнение совместителя

Три события, где у совместителя есть свои правила.

Отпуск. Совместителю ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Если на совместительстве он отработал меньше полугода, отпуск всё равно даётся авансом. В 1С это обычный документ Отпуск; дату подгоняют под основной отпуск вручную, программа сама её не синхронизирует между организациями.

Больничный. С 2022 года листки нетрудоспособности электронные и приходят в 1С из СФР (бывший ФСС; переименован с 2023 года) автоматически. Для внешнего совместителя пособие рассчитывают с учётом заработка у всех работодателей за расчётный период — сведения о заработке подтягиваются через проактивный механизм СФР. В 1С больничный заводят документом Больничный лист, в котором указывают, учитывать ли заработок у других страхователей.

Увольнение. Оформляется документом Увольнение (раздел Кадры → Приемы, переводы, увольнения). Особенности:

• При увольнении совместителя считают компенсацию за неиспользованный отпуск — пропорционально отработанному времени у вас. В документе Увольнение на вкладке с компенсацией 1С рассчитает её по накопленным дням отпуска.
• Если увольняется внутренний совместитель, а основное место остаётся — увольняется только элемент «Сотрудник» по совместительству. Основного сотрудника это не затрагивает.
• Запись в трудовую книжку о работе по совместительству вносится по желанию работника и только по основному месту работы — то есть у вас, если вы для него основной работодатель; для внешнего совместителя вы такую запись не делаете.
• По уволенному совместителю так же, как и по любому сотруднику, нужно подать сведения в составе ЕФС-1 (подраздел по кадровому мероприятию) в срок не позднее рабочего дня, следующего за днём увольнения. В 1С этот отчёт формируется из журнала регламентированной отчётности, а кадровое мероприятие подтягивается из документа Увольнение автоматически.

Типичные ошибки при оформлении совместителя

Ошибки, которые чаще всего всплывают именно на совместителях, а не на обычном приёме.

Частые вопросы