Списание товаров, материалов и ОС в 1С:Бухгалтерии

Склад завалило просрочкой, инвентаризация показала недостачу по трём позициям, а провести это нужно так, чтобы и в учёте сошлось, и перед проверкой не было стыдно. Чтобы оформить списание в 1С, под каждый вид имущества используется свой документ — ошибка на этом шаге тянет за собой неверные проводки.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 материалы списывают документом «Требование-накладная», товары — «Списанием товаров», основные средства — «Списанием ОС», НМА — «Списанием НМА». Каждый документ сам формирует проводки: вручную в бухгалтерской справке ничего набивать не нужно. Ниже — как заполнить каждый из них, какие счета задействуются и где чаще всего ошибаются.

С чего начать: инвентаризация и подготовка остатков

Списывать можно только то, что числится на счёте. Если по данным учёта позиции уже нет, документ выдаст отрицательный остаток и спишет «в минус» — это и есть источник большинства проблем.

Поэтому порядок такой:

• 📋 Провести инвентаризацию . В 1С:Бухгалтерии — Склад → Инвентаризация товаров. Документ подтянет учётные остатки на складе, фактические вы вносите вручную по результатам пересчёта.
• 🔍 Сверить расхождения. В колонке «Отклонение» видно, где недостача, а где излишки.
• 🧾 Оформить первичку. Из проведённой инвентаризации по кнопке «Создать на основании» формируются «Списание товаров» (на недостачу) и «Оприходование товаров » (на излишки).

Причину недостачи определяют сразу: спишется она в пределах норм естественной убыли (усушка, утруска, бой), на виновное лицо или в прочие расходы. От этого зависит, какую проводку делать со счёта 94 и примет ли расход налоговая. Нормы убыли утверждаются по отраслям отдельными приказами — то, что превышает норму, без виновного в расходы по прибыли не идёт.

Перед массовым списанием сделайте архивную копию базы . Отменить проведение одного документа легко, а вот откатить десятки — долго.

Как списать материалы в производство и на расходы

Материалы со счёта 10 уходят документом «Требование-накладная»: Производство → Требования-накладные (он же доступен в разделе Склад).

Порядок заполнения:

1. Укажите склад, с которого уходят материалы.
2. На вкладке «Материалы» подберите номенклатуру и количество.
3. На вкладке «Счёт затрат» задайте, куда относить стоимость: счёт 20, 23, 25, 26 или 44 и аналитику (подразделение, статья затрат, номенклатурная группа).

Проводка стандартная: Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 10. Сумма берётся по способу оценки запасов из учётной политики — по средней себестоимости или ФИФО. Если на дату документа приход ещё не закрыт и себестоимость не рассчитана, 1С спишет количество, но сумма может оказаться нулевой: тогда она «дотянется» при закрытии месяца, когда программа рассчитает среднюю.

Отдельный частый сценарий — спецодежда и инвентарь. При передаче в эксплуатацию их стоимость списывают на затраты, а сам предмет учитывают на забалансовом счёте МЦ.04. Документ для этого — «Передача материалов в эксплуатацию» (Склад). Физическое выбытие такого предмета позже оформляют «Списанием материалов из эксплуатации» — оно убирает объект с забаланса.

Если материалы уходят не в производство, а, например, списываются как испорченные, экономически обоснованного места в затратах у них нет — тогда их проводят через недостачи (счёт 94), как товары в следующем разделе.

Списание товаров: недостача, порча и собственные нужды

Товары со счёта 41 списывают документом Склад → Списание товаров. Он нужен, когда товар физически выбыл не по продаже: порча, бой, просрочка, недостача по инвентаризации.

Документ делает первую проводку — Дт 94 Кт 41.01, то есть переносит стоимость на счёт недостач и потерь. А вот дальнейшая судьба суммы со счёта 94 зависит от причины, и это уже отдельная операция (бухгалтерская справка или закрытие месяца ):

Для розницы товар со счёта 41.11 / 41.12 (в НТТ по продажным ценам) списывается тем же документом, но дополнительно сторнируется торговая наценка со счёта 42 — программа делает это автоматически, если наценка велась.

В 1С:Управление торговлей регламентированных проводок нет, но операционное выбытие недостач оформляется документом «Списание недостач товаров» в разделе складских операций. Он уменьшает остаток на складе и фиксирует причину; суммы для бухучёта потом переносятся в учётную программу через обмен или синхронизацию.

Выбытие основных средств и нематериальных активов

ОС при полном износе, поломке или моральном устаревании списывают документом ОС и НМА → Выбытие основных средств → Списание ОС.

Что сделать до проведения:

• Если списываете в середине месяца, амортизацию за месяц выбытия документ начислит сам при проведении.
• В шапке укажите статью прочих расходов — на неё уйдёт остаточная стоимость.

Документ формирует три проводки через субсчёт выбытия 01.09:

• Дт 01.09 Кт 01.01 — переносится первоначальная стоимость;
• Дт 02.01 Кт 01.09 — списывается накопленная амортизация;
• Дт 91.02 Кт 01.09 — остаточная стоимость в прочие расходы.

Если ОС самортизировано полностью, остаточная стоимость нулевая, и третьей проводки не будет — только закрытие первоначальной стоимости амортизацией. В документе есть и печатные формы акта о списании — их можно распечатать прямо отсюда, настраивать отдельно ничего не нужно.

Отдельно обратите внимание на малоценные ОС, которые по ФСБУ 6/2020 вы признали несущественными и сразу отнесли на расходы при вводе в эксплуатацию. Они на счёте 01 не числятся, поэтому документ «Списание ОС» для них не применяется — их выбытие в бухучёте уже отражено, остаётся только снять с оперативного учёта.

Нематериальные активы списывают по той же логике документом «Списание НМА»: амортизация со счёта 05 закрывает стоимость на счёте 04, остаток уходит в Дт 91.02. По ФСБУ 14/2022 порядок аналогичен ОС.

Списание продукции, полуфабрикатов и брака в производстве

В производстве списание возникает в двух случаях.

Полуфабрикаты и материалы в переработку. Передача в следующий передел оформляется той же «Требованием-накладной» либо документом «Производство» (отчёт производства за смену), который одновременно и списывает сырьё, и приходует готовую продукцию.

Производственный брак. Неисправимый брак собирают на счёте 28 «Брак в производстве»:

• Дт 28 Кт 10 (70, 69, 25) — затраты на забракованную продукцию и её исправление;
• Дт 73.02 Кт 28 — удержание с виновного работника, если он установлен;
• Дт 20 Кт 28 — невозмещаемые потери включены в себестоимость основного производства.

В типовой 1С:Бухгалтерии отдельного документа «Брак» нет — счёт 28 закрывают через «Требование-накладную» и ручные операции в Операции → Операции, введённые вручную. Готовую продукцию, которая просрочилась уже на складе, списывают как товар — через счёт 94.

Массовое и автоматическое списание

Когда позиций много, по одной их заводить незачем.

• 📦 Подбор по остаткам. В «Требовании-накладной» и «Списании товаров» кнопка «Подбор» открывает список с остатками — отмечаете галочками сразу десятки строк.
• 📄 Заполнение из инвентаризации. «Создать на основании» → «Списание товаров» переносит в документ все позиции с недостачей одним действием, с количеством и суммой.
• 📁 Загрузка из файла. В «Требование-накладную» номенклатуру можно загрузить из Excel через «Загрузить» — удобно, когда список готовит кладовщик.
• 🔁 Закрытие месяца. Регламентная операция Операции → Закрытие месяца сама распределяет суммы со счёта 94, закрывает счета 20, 25, 26, 28 и доводит оценку запасов до фактической. Отдельно эти проводки делать не нужно.

Какими отчётами проверить результат

После проведения стоит убедиться, что всё закрылось правильно.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 94 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). После закрытия месяца сальдо по счёту 94 должно быть нулевым — вся сумма разнесена на расходы или виновных.
• ОСВ по счёту 10 и 41 — покажет, не ушёл ли остаток в минус (красные суммы в колонке сальдо).
• ОСВ по счёту 01 и 02 — после списания ОС первоначальная стоимость и амортизация по объекту должны обнулиться.
• Анализ счёта 91 — проверка, что прочие расходы от списания попали в нужную статью и корректно учтены для налога на прибыль.

Если после закрытия месяца на счёте 94 висит остаток — причина не определена: не проведена справка о списании сверх норм или не указан виновный.

Типичные ошибки и как их избежать

Повторяться с шагами не буду — соберу то, что реально ломает учёт.

• ❌ Списание «в минус». Проводят товар, которого на дату документа нет на складе. Лечится инвентаризацией и контролем отрицательных остатков (Администрирование → Проведение документов → запрет отрицательных остатков).
• ❌ Сумма 0 в проводке. Если себестоимость не рассчитана (не закрыт месяц, нет данных о приходе), документ спишет количество без суммы. Проверяйте перед закрытием месяца.
• ❌ Неверная причина на счёте 94. Всё валят в 91.02, хотя есть виновный или норма убыли. Это завышает принимаемые расходы и создаёт налоговый риск.
• ❌ Списание ОС без начисления амортизации за месяц выбытия. Приводит к завышенной остаточной стоимости. В типовом «Списании ОС» это делается автоматически — не отключайте настройку.
• ❌ Забытое оприходование материалов от разборки ОС. Металлолом и запчасти — это внереализационный доход, его пропуск занижает налоговую базу.