Товарно-транспортная накладная в 1С 8.3: от документа отгрузки до печати

ТТН в 1С 8.3 не оформляют отдельным документом: это печатная форма документа отгрузки. В 1С:Бухгалтерии 3.0 создайте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), заполните товары и данные о доставке, проведите и выберите в меню Печать «Товарно-транспортная накладная (1-Т)» или «Транспортная накладная».

Типичная ситуация: склад грузит машину в 16:00, водитель ждёт, а в распечатке пустые графы «Автомобиль» и «Масса брутто». Ниже по шагам: что заполнить в документе заранее, чтобы оформить ТТН в 1С без правок от руки, и что делать, если форма всё равно вышла неполной.

Какую накладную печатать: 1-Т, транспортная или электронная

Под словом «ТТН» сейчас понимают три разные бумаги. От выбора зависит, какую печатную форму открывать в 1С.

📌 Коротко о различиях:

• 📄 1-Т состоит из товарного и транспортного разделов. Её обычно печатают в четырёх экземплярах.
• 🚚 Транспортная накладная по Правилам перевозок составляется на каждую перевозку. Стандартно — в трёх экземплярах: грузоотправителю, перевозчику, грузополучателю.
• 💻 ЭТрН подписывают электронными подписями все участники: грузоотправитель, перевозчик, водитель и грузополучатель.

Шаг 1. Создаём документ отгрузки, из которого печатается ТТН

ТТН берёт данные из документа реализации. Поэтому сначала создают его.

В 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите вид Товары (накладная, УПД).
3. Заполните шапку: дата отгрузки, организация, контрагент, договор, склад.
4. Если отгрузка идёт на основании счёта, создайте реализацию из счёта командой Создать на основании — товары и цены перенесутся сами.

В 1С:Управление торговлей 11:

1. Откройте Продажи → Документы продажи.
2. Создайте реализацию товаров и услуг или введите её на основании заказа клиента.
3. Данные о доставке заполняются на вкладке Доставка документа.

Шаг 2. Товары, количество и складские остатки

Табличная часть «Товары» — это товарный раздел будущей ТТН. Ошибка здесь перейдёт в накладную один к одному.

✅ Что проверить в каждой строке:

• 🏷️ Номенклатура — та, что реально грузится, с правильной единицей измерения. «Упаковка» вместо «шт» даст расхождение при приёмке.
• 🔢 Количество — по факту загрузки, а не по заказу. Если на складе не хватило 3 коробок, исправьте количество до печати.
• 💰 Цена и ставка НДС — попадут в графу стоимости груза.
• ⚖️ Вес — масса брутто в ТТН считается по весу номенклатуры. Если вес в карточке товара не задан, графа будет пустой.

Как быстро проверить остатки до проведения. В БП 3.0 сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 с отбором по складу и разворотом по номенклатуре. В УТ 11 подойдёт отчёт по остаткам товаров на складах из раздела «Склад и доставка».

Шаг 3. Грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик и водитель

Эта часть превращает обычную накладную в транспортную. Чаще всего проблемы именно тут.

Грузоотправитель и грузополучатель

По умолчанию 1С подставляет: грузоотправитель — ваша организация, грузополучатель — покупатель. Если груз едет не на юридический адрес покупателя, а на его склад или к третьему лицу, измените грузополучателя в документе реализации.

Пример: покупатель — ООО «Альфа» в Москве, а машина везёт груз на склад ООО «Бета» в Подольске по поручению «Альфы». Тогда в графе грузополучателя нужно «Бета» с адресом разгрузки.

Перевозчик, водитель и автомобиль

• 🚛 Своя машина. Перевозчик — ваша организация. Водитель — сотрудник, автомобиль — ваш, с госномером.
• 🤝 Наёмный перевозчик. Перевозчик — транспортная компания, водитель — её сотрудник. Данные берите из заявки на перевозку.
• 🧾 Экспедитор. Если груз сдаёт экспедитор, он может указываться отдельно от перевозчика. В ТН под ПП № 2200 у него свои графы.

В УТ 11 перевозчика и способ доставки выбирают на вкладке Доставка реализации, а машину и водителя — в задании на перевозку. В БП 3.0 подробных справочников по транспорту нет: номер автомобиля, ФИО водителя и номер водительского удостоверения вносят в саму печатную форму перед печатью (см. шаг 5).

Шаг 4. Проведение реализации и какие движения она делает

Сама ТТН движений не делает: она лишь печатное отражение отгрузки. Все записи в учёте формирует проведённая реализация.

После проведения в БП 3.0 реализация товаров даёт стандартный набор проводок:

• Дт 90.02.1 Кт 41.01 — списание себестоимости товаров;
• Дт 62.01 Кт 90.01.1 — выручка;
• Дт 90.03 Кт 68.02 — начисление НДС.

Проверить их можно кнопкой Показать проводки и другие движения документа (значок «Дт/Кт» на панели документа).

Если проведение не проходит. Типичная причина — товара на складе меньше, чем в документе. 1С выдаёт сообщение о нехватке остатков с указанием позиции и количества. Варианты:

1. Проверьте, проведено ли поступление этого товара и на тот ли склад.
2. Проверьте дату: поступление могло быть позже реализации по времени.
3. Если это действительно пересорт или ошибка учёта — исправляйте поступление, а не обходите контроль.

Печатать ТТН можно и из непроведённого документа, но такая накладная не подтверждена учётом. Сначала проводите, потом печатайте.

Шаг 5. Печать ТТН и что дописать в форме вручную

1. Откройте проведённую реализацию.
2. Нажмите Печать на командной панели.
3. Выберите нужную форму: «Товарно-транспортная накладная (1-Т)» или «Транспортная накладная».
4. В открывшемся окне проверьте все графы.

Печатная форма в 1С — табличный документ. Пустые графы можно заполнить прямо в нём: включите режим редактирования кнопкой с карандашом на панели формы печати, впишите данные и печатайте.

📝 Что чаще всего приходится дописывать:

• 🚗 марка и госномер автомобиля, прицеп;
• 👤 ФИО водителя и номер его удостоверения;
• 📍 пункт погрузки и пункт разгрузки, если они отличаются от адресов организаций;
• 📦 количество мест и вид упаковки;
• ⏰ дата и время подачи машины под погрузку.

Сколько экземпляров печатать. Для 1-Т — четыре: один остаётся у грузоотправителя, три уезжают с водителем (покупателю, перевозчику и для расчётов с перевозчиком). Для ТН по ПП № 2200 — три: отправителю, перевозчику, получателю. Количество копий можно задать в окне печати.

Работа с экспедитором и перевозчиком

Если груз везёт транспортная компания, договоритесь заранее, кто заполняет транспортную часть. Обычно схема такая:

1. Вы печатаете накладную с товарным разделом и своими данными.
2. Перевозчик вписывает или присылает данные машины и водителя — их вносят в форму до печати.
3. Водитель расписывается в приёмке груза, после доставки — получатель.

Подписанный экземпляр с отметкой получателя возвращается к вам: это подтверждение доставки и основание для оплаты услуг перевозчика.

Электронная транспортная накладная в 1С

Если вы и ваш перевозчик работаете через оператора ЭДО, ТН можно не печатать, а отправить электронно. В 1С для этого используется модуль 1С-ЭДО: документ электронной транспортной накладной создаётся по данным отгрузки и уходит участникам перевозки на подпись.

Что потребуется:

• 🔐 квалифицированные электронные подписи у грузоотправителя и перевозчика;
• 📱 у водителя — возможность подписать накладную, как правило через мобильное приложение оператора;
• 🔗 подключение всех сторон к операторам ЭДО, которые передают данные в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Как контролировать отгрузки и находить потерянные ТТН

Через месяц всплывает вопрос: по каким отгрузкам вернулись подписанные накладные, а по каким нет. Без контроля это выясняется только при сверке с покупателем.

🔍 Что использовать в 1С:

• 📋 Список реализаций с отбором. Отберите документы по контрагенту и периоду, добавьте колонку склада. Так видно, что отгружено и когда.
• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 — сколько товара ушло со склада за период.
• 💳 Карточка счёта 62 по покупателю — какие отгрузки ещё не оплачены.
• 📦 УТ 11: статусы заданий на перевозку и отчёты по доставке в разделе Склад и доставка.

Простой способ отмечать возврат ТТН. Договоритесь в отделе о единой пометке. Когда водитель привёз подписанную накладную, впишите в поле Комментарий реализации, например, «ТТН получена». Потом в списке документов настройте отбор по комментарию и посмотрите, у каких отгрузок пометки нет. Это и есть ваш список «потерянных» накладных.

Делайте такую сверку раз в неделю, а не в конце квартала. Через неделю водитель ещё помнит, кому отдал бумаги, через три месяца — уже нет. Если накладная так и не нашлась, запросите у покупателя копию с его отметкой о приёмке.

Типичные ошибки при оформлении ТТН и как их исправить

Ещё одна ошибка — исправлять количество в бумажной ТТН ручкой после печати. Если при погрузке что-то не влезло, исправьте реализацию, проведите её и распечатайте накладную заново. Иначе бумага и учёт разойдутся, и при сверке с покупателем акт не сойдётся.

Частые вопросы