Учредитель в штате: приём, зарплата и взносы в 1С 8.3

Учредителя оформляют в 1С так же, как любого сотрудника: карточка физлица, документ «Прием на работу», затем ежемесячное начисление зарплаты. В ЗУП 3.1 это Кадры → Приемы, переводы, увольнения, в Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Кадровый учет → Приемы на работу. Особый случай один: учредитель — единственный участник и сам себе директор. Тогда меняется пакет документов и порядок расчёта взносов.

Главная ловушка — нулевая зарплата директора-собственника. С 2025 года взносы с его выплат считают с базы не ниже МРОТ за каждый месяц. Если не учесть это в 1С, расчёт по взносам уйдёт с недоимкой.

Учредитель и организация: работник или только собственник

Сам по себе статус участника ООО не делает человека работником. Учредитель получает дивиденды и голосует на собрании. Зарплату он получает, только если работает в компании по трудовому договору или по решению о назначении директором.

Возможны три ситуации:

• 👤 Учредитель — рядовой работник (бухгалтер, менеджер, инженер). Оформляется по общим правилам: трудовой договор, приказ, табель.
• 👔 Учредитель — директор, участников несколько. Директора назначает общее собрание. Трудовой договор от имени общества подписывает председатель собрания или уполномоченный участник.
• 🧍 Учредитель — единственный участник и директор. Подписать договор с самим собой нельзя: стороны совпадают. Статья 273 ТК РФ прямо говорит, что глава 43 о труде руководителя на такого директора не распространяется.

Для третьего случая позиции ведомств годами расходились. Практика сложилась такая: оформляют решение единственного участника и приказ о вступлении в должность, трудовой договор не подписывают. Часть компаний всё же оформляет договор, подписывая его дважды — от общества и от себя. Для учёта в 1С разницы нет: сотрудника принимают одним и тем же документом.

Если учредитель не работает в компании и только получает дивиденды, принимать его на работу не нужно. Его заводят как физлицо-контрагента для расчётов по уставному капиталу и дивидендам.

Какие документы собрать до ввода в программу

1С не проверяет юридическую сторону приёма. Но реквизиты документов попадут в печатные формы и отчётность, поэтому соберите их заранее.

Отдельно решите, сколько платить. Закон не запрещает директору-единственному участнику работать без зарплаты. Но на взносы это уже не влияет: база всё равно не меньше МРОТ. А трудовая инспекция и налоговая обращают внимание на оклад ниже МРОТ у работника на полной ставке.

Приём учредителя на работу в 1С:ЗУП 3.1

Порядок в ЗУП одинаков для всех трёх случаев. Различаются только реквизиты основания.

Шаг 1. Создайте физлицо и сотрудника

1. Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите Создать.
2. Заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспорт, адрес.
3. Если физлицо уже есть в базе (например, заведено раньше для дивидендов), программа предложит выбрать существующее. Выберите его, а не создавайте дубль.
4. Запишите карточку.

Шаг 2. Оформите документ приёма

1. Перейдите в Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Прием на работу.
2. Укажите организацию, подразделение, должность «Генеральный директор» или другую по штатному расписанию.
3. Дата приёма — из приказа.
4. Вид занятости — «Основное место работы». Если учредитель работает в другой компании по основному месту, выберите внешнее совместительство.
5. На вкладке с оплатой труда задайте оклад и ставку.
6. В реквизитах трудового договора укажите номер и дату договора. Если договора нет, многие вписывают реквизиты решения единственного участника — печатная форма приказа тогда ссылается на него.
7. Проведите документ.

Шаг 3. Назначьте ответственным лицом

Открыть карточку организации можно через Настройка → Организации. Укажите нового сотрудника руководителем на дату вступления в должность. Тогда его ФИО встанет в подписи приказов, расчётных листков и отчётов.

Шаг 4. Проверьте первый месяц

Если приём пришёлся на середину месяца, оклад за первый месяц программа рассчитает пропорционально отработанным дням. Откройте документ начисления и сверьте три вещи:

1. Количество дней в строке начисления совпадает с табелем с даты приёма.
2. В строке взносов база не меньше той, что требует закон для вашего случая.
3. НДФЛ рассчитан с учётом вычетов, если учредитель подал заявление на детей.

Сразу после проведения сформируйте расчётный листок. Это быстрее, чем искать расхождение после закрытия квартала.

Зарплата и взносы директора-учредителя

Зарплату учредителя-работника считают документом Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. НДФЛ и взносы рассчитываются так же, как у остальных.

Минимальная база для единственного участника

С 2025 года действует правило: если руководитель — единственный участник (учредитель), база по взносам за каждый месяц не может быть ниже МРОТ. Это норма главы 34 НК РФ. Правило не трогает НДФЛ: налог удерживают только с фактически выплаченного дохода.

Что это значит на практике:

• 💰 Оклад выше МРОТ — ничего особенного, взносы с фактической суммы.
• 📉 Оклад ниже МРОТ — взносы доначисляют до суммы с МРОТ.
• 🚫 Зарплаты нет вовсе — взносы всё равно считают с МРОТ. ФНС разъясняла, что правило действует и без выплат.

Проверяйте базу по взносам директора в каждом месяце, даже если оклад кажется достаточным: отпуск без сохранения или неполный месяц легко опускают начисления ниже МРОТ.

В актуальных релизах ЗУП и Бухгалтерии доначисление до МРОТ сделано штатно. Программе нужно знать, что руководитель — единственный участник: отметка ставится в настройках организации или сотрудника, найти её проще всего поиском по слову «учредитель» в форме. После установки обновитесь до свежего релиза — в старых версиях правила нет.

Пример расчёта

ООО на льготном тарифе МСП, МРОТ — 22 440 ₽ (значение 2025 года). Порог 1,5 МРОТ — 33 660 ₽.

В первой строке база не дотягивает до 1,5 МРОТ, поэтому весь оклад облагается по 30%. Пониженный тариф 15% применяется к части выплат свыше 33 660 ₽. Для своих цифр воспользуйтесь калькулятором:

Дивиденды — не замена зарплате

Иногда директору-собственнику не платят оклад, а выводят деньги дивидендами. С дивидендов не начисляют взносы, НДФЛ по ставке 13% до 2,4 млн ₽ в год и 15% сверх. Но после 2025 года схема «без зарплаты» больше не обнуляет взносы: минимум с МРОТ придётся заплатить в любом случае.

Учредитель в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0

В Бухгалтерии сначала проверьте режим кадрового учёта: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты. При полном кадровом учёте доступны документы приёма, переводов и увольнений. При упрощённом сотрудника принимают прямо в его карточке.

Приём на работу

1. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники → Создать.
2. Заполните личные данные. Если физлицо уже есть (как участник для расчётов по уставному капиталу), выберите его.
3. При полном учёте оформите документ в Зарплата и кадры → Кадровый учет → Приемы на работу: дата, должность, оклад.
4. В карточке организации (Главное → Организации) укажите его руководителем в ответственных лицах.

Зарплату начисляют документом «Начисление зарплаты» в Зарплата и кадры → Все начисления.

Проводки, которые сформирует программа

Учредитель как участник: уставный капитал

Если учредитель ещё не отражён как участник, заведите его в Справочники → Контрагенты с видом «Физическое лицо». Расчёты с ним ведут на счёте 75 через Операции → Операции, введенные вручную:

• 🏦 Дт 75.01 Кт 80.09 — задолженность участника по вкладу в уставный капитал ООО.
• 💵 Дт 51 Кт 75.01 или Дт 50 Кт 75.01 — участник внёс вклад деньгами.
• 📦 Дт 08 (01, 10) Кт 75.01 — вклад имуществом по оценке из решения.

Сотрудник в зарплатном модуле и контрагент в справочнике — разные объекты, но с одним физлицом за ними. Это нормально: зарплата идёт через 70, дивиденды и вклады — через 75.

Когда учредитель работает где-то ещё

Частый вариант: учредитель числится в своей компании директором, а основное место работы у него в другой организации. Тогда в документе приёма выберите внешнее совместительство.

• ⏱ Продолжительность работы совместителя — не больше половины нормы. В ЗУП задайте ставку 0,5 или меньше.
• 🧾 Право на стандартные вычеты по НДФЛ дают в одном месте — по заявлению работника.
• 💡 Минимальная база по взносам для единственного участника от совместительства не зависит: МРОТ за месяц всё равно.

Если учредитель — директор в нескольких своих ООО, каждая организация принимает его отдельно и считает взносы отдельно. Предельная база тоже копится у каждого страхователя своя.

Ошибки при оформлении учредителя и как их исправить

Частые вопросы