Удержания в 1С:ЗУП: настройка видов, исполнительные листы и расчёт

Большинство удержаний в 1С:ЗУП 3.1 не вводятся суммой «в лоб» в расчётном документе — под каждый тип есть свой объект: исполнительный лист, договор займа, документ прочего удержания. Если удержать алименты разовой строкой, они не попадут в очередь исполнительных документов и расчёт лимита по доходу собьётся.

Отсюда и порядок работы: сначала включаем нужные виды удержаний в настройках расчёта зарплаты, затем вводим документ-основание, а программа сама удерживает суммы при начислении зарплаты. Ниже — как это делается для исполнительных листов, подотчёта, материального ущерба и займов, и сколько вообще можно удержать по закону.

Какие удержания бывают и где их включить

Удержания в 1С:ЗУП делятся на три группы, и порядок их применения жёстко задан статьёй 138 ТК РФ:

• 🧾 Обязательные — по исполнительным документам: алименты, долги по решению суда, штрафы. Удерживаются в первую очередь.
• 🏢 По инициативе работодателя — невозвращённый подотчёт, неотработанный аванс, материальный ущерб. Только при наличии основания и с соблюдением сроков.
• ✍️ По заявлению работника — погашение займа, профвзносы, добровольные перечисления. Формально ограничением по ТК не связаны, но удобнее вести их тоже документами.

Отдельно стоят два частых случая из группы «по инициативе работодателя»: неотработанный аванс (выданы деньги в счёт зарплаты, а месяц отработан не полностью) и удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении (сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется раньше, чем заработал его). Оба тоже удерживаются документами, а не суммой вручную, и подчиняются общим лимитам ст. 138 ТК РФ.

Чтобы нужные документы вообще появились в интерфейсе, откройте Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний и перейдите на закладку Удержания. Здесь включаются флажки:

• «Удерживаются алименты и прочие удержания по исполнительным документам»;
• «Регистрируются удержания в счёт расчётов по прочим операциям»;
• «Выдаются займы сотрудникам».

После установки флажков в разделе Зарплата появятся соответствующие журналы документов.

Исполнительный лист и алименты

Для алиментов и любых взысканий по суду в ЗУП предусмотрен отдельный документ. Найдите его в разделе Зарплата → Алименты и постоянные удержания → Исполнительные листы (в части релизов журнал называется «Исполнительные листы и постоянные удержания»).

В документе Исполнительный лист заполните:

1. Сотрудника и реквизиты самого листа (номер, дата, кем выдан).
2. Период удержания — с какой даты начинать и когда прекратить (для алиментов на ребёнка это, как правило, его совершеннолетие).
3. Способ расчёта: доля (например, 1/4 дохода), процент или фиксированная сумма с индексацией.
4. Получателя — физлицо или организацию; реквизиты счёта или адрес для перевода.
5. Расходы на перевод — комиссию банка или почтовый сбор, которые по закону несёт должник. ЗУП добавит их к удержанию.

Размер алиментов на несовершеннолетних детей задаёт статья 81 СК РФ: на одного ребёнка — четверть дохода, на двоих — треть, на троих и более — половина. В поле способа расчёта ставят долю 1/4, 1/3 или 1/2.

Простой расчёт: оклад 50 000 ₽, НДФЛ 13% — это 6 500 ₽, база для удержания — 43 500 ₽. Алименты на двоих детей (1/3) составят 43 500 ÷ 3 = 14 500 ₽. Именно эту сумму ЗУП удержит и покажет в расчётном листке, плюс добавит комиссию за перевод, если она указана в документе.

Если на одного сотрудника приходит несколько исполнительных листов (например, алименты на детей от разных браков), каждый вводится своим документом. Складывать их в один нельзя: у взысканий разные получатели и, возможно, разная очерёдность.

После проведения документа удержание будет рассчитываться автоматически при каждом начислении зарплаты, пока не закончится период или не будет погашена вся сумма долга.

Удержание невозвращённого подотчёта

Если сотрудник не отчитался по авансу и не вернул остаток в срок, работодатель вправе удержать его из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Но есть условия:

• решение об удержании принимается не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для возврата;
• сотрудник не оспаривает ни сам факт, ни сумму долга;
• на удержание оформляется приказ (распоряжение) руководителя.

В 1С сумма сначала появляется как задолженность работника в бухгалтерской программе (счёт 71), а в ЗУП удержание оформляется документом Удержание по прочим операциям (журнал в разделе Зарплата). В нём указывают сотрудника, вид удержания «в счёт расчётов по прочим операциям» и сумму.

Если месячный срок пропущен или работник возражает против суммы, удержать в одностороннем порядке уже нельзя — придётся договариваться письменно либо взыскивать через суд.

Точно так же оформляется возврат неотработанного аванса — когда зарплату за первую половину месяца выдали, а отработаны не все дни (болезнь, отпуск за свой счёт, увольнение в середине месяца). Сумма переплаты удерживается тем же документом прочего удержания, с теми же месячным сроком и требованием не оспаривать размер.

Возмещение материального ущерба

Материальная ответственность работника регулируется главой 39 ТК РФ. Порядок удержания зависит от размера ущерба:

Сумму ущерба нужно подтвердить: инвентаризацией, актом, объяснительной работника. Нельзя удержать «на глаз» — потребуется документальное обоснование размера.

В ЗУП возмещение проводят тем же документом Удержание по прочим операциям, но с отдельным видом удержания — чтобы в отчётах отличать ущерб от подотчёта и займов. Если ущерб гасится несколькими платежами, удобно задать удержание как постоянное, с ежемесячной суммой: тогда программа будет удерживать его каждый месяц, пока вся сумма не будет погашена, с учётом общего лимита по доходу.

Погашение займов сотрудников

Заём работнику ведётся отдельным блоком. Включите флажок «Выдаются займы сотрудникам» в настройках расчёта зарплаты — появится журнал Зарплата → Займы сотрудникам.

Схема работы такая:

1. Договор займа сотруднику — фиксирует сумму, срок, ставку процентов и порядок погашения (ежемесячно равными долями, в конце срока и т. д.).
2. Выдача займа — отражает фактическую передачу денег (чаще в бухгалтерской базе).
3. Погашение — при способе «удержание из зарплаты» ЗУП сам удерживает платёж по графику каждый месяц.

Отдельно программа рассчитывает материальную выгоду от экономии на процентах. Она возникает, если ставка по займу ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ (или заём беспроцентный), и облагается НДФЛ по ставке 35%. ЗУП начисляет этот НДФЛ автоматически на основании договора — отдельный документ заводить не нужно.

Удержание в счёт займа идёт по заявлению работника, поэтому в 20-процентный лимит по инициативе работодателя оно не входит. Но если параллельно удерживаются алименты, ЗУП всё равно следит, чтобы на руки осталась положенная работнику часть дохода — при нехватке денег обязательные удержания идут первыми, а платёж по займу уменьшается.

Сколько можно удержать: лимиты по ТК РФ

Это самое частое место ошибок. Даже если оснований несколько, общая сумма удержаний ограничена статьёй 138 ТК РФ. Лимит считается от зарплаты после вычета НДФЛ:

ЗУП контролирует эти пределы сам: если удержаний набирается больше лимита, программа распределит доступную сумму по очерёдности и перенесёт недоудержанный остаток на следующий месяц. Поэтому и важно вводить алименты именно исполнительным листом — иначе механизм очередности не сработает.

Разберём на числах. База после НДФЛ — 43 500 ₽. По исполнительному листу удерживаются алименты 1/3 = 14 500 ₽ (это 33% базы, в пределах 70%). Вдобавок работодатель хочет удержать невозвращённый подотчёт 20 000 ₽. Но удержания по его инициативе отдельно ограничены 20%: 43 500 × 20% = 8 700 ₽. Значит, в этом месяце из подотчёта удержат только 8 700 ₽, а остаток 20 000 − 8 700 = 11 300 ₽ перейдёт на следующий период. Общая сумма удержаний — 14 500 + 8 700 = 23 200 ₽, то есть 53% базы, лимит в 70% не нарушен.

Удержания по заявлению самого работника (например, добровольное перечисление в счёт займа или на карту родственнику) в этот 20–50-процентный лимит не входят: работник распоряжается уже своими деньгами. Но если из зарплаты одновременно идут и обязательные удержания, следите, чтобы на руки оставалась сумма, которую не запрещает трогать закон.

Проверка и контроль удержаний

После расчёта зарплаты удержания стоит сверить, пока документ ещё не закрыт выплатой.

• Расчётный листок (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок) показывает по каждому сотруднику все удержания с расшифровкой — самый быстрый способ увидеть, что именно удержалось.
• Анализ удержаний и Удержания в том же разделе отчётов дают свод по видам удержаний за период — удобно для проверки перед выплатой и для отчёта получателям алиментов.
• Для исполнительных листов полезно отслеживать остаток долга: когда сумма взыскана полностью, удержание должно прекратиться автоматически. Если оно продолжается — проверьте, указана ли в документе общая сумма взыскания.

Сверяйте удержанные суммы с перечисленными: по алиментам работодатель обязан перевести деньги получателю в трёхдневный срок со дня выплаты зарплаты. Задержка перечисления — это уже ответственность организации, а не работника.

Ещё один момент для сверки с бухгалтерией. Удержание не уменьшает налоговую базу: НДФЛ считается от всего начисленного дохода, а удержания применяются уже к сумме «на руки». Поэтому любое удержание — алименты, заём, подотчёт — на цифры в 6-НДФЛ не влияет и не отражается в отчётности как расход сотрудника. При синхронизации с бухгалтерской программой удержания переносятся отдельными проводками по счёту 70 и соответствующим счётам расчётов.

Частые вопросы