Универсальный передаточный документ в 1С:Бухгалтерии 3.0 и УТ 11: от реализации до печати

Чтобы оформить УПД в 1С:Бухгалтерии 3.0, создайте документ Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) с видом «Товары (накладная, УПД)», проведите его, внизу формы нажмите «Выписать счёт-фактуру» и выберите Печать → УПД. В 1С:Управление торговлей 11 путь похож: документ «Реализация товаров и услуг» в разделе «Продажи», затем счёт-фактура и та же команда печати.

Вариантов два, и выбирают их не в настройках, а по налоговому режиму. Плательщик НДС печатает УПД со статусом 1 — он заменяет и накладную, и счёт-фактуру. Организация без НДС (УСН, освобождение по ст. 145 НК РФ) печатает статус 2 — это только первичный документ.

Статус 1 или статус 2: что выбрать для УПД

Статус стоит в левом верхнем углу формы. Это цифра, которая говорит покупателю и налоговой, чем является документ.

Статус в 1С вручную не проставляют. Программа выводит его сама:

• 🧾 есть зарегистрированный счёт-фактура к реализации → статус 1;
• 📄 счёт-фактуры нет или организация не платит НДС по учётной политике → статус 2.

Для услуг и работ УПД тоже подходит — он заменяет акт. Для товаров — накладную ТОРГ-12. Печатать ТОРГ-12 и счёт-фактуру в дополнение к УПД со статусом 1 не нужно, иначе у покупателя окажется два комплекта на одну отгрузку.

Перед оформлением УПД: что заполнить в справочниках

Половина проблем с печатью — не в документе, а в карточках. Проверьте их один раз, и УПД будет выходить заполненным.

Организация

Откройте Главное → Организации и карточку своей фирмы. Нужны полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес. Для ИП — ОГРНИП: он печатается в строке подписи вместо главного бухгалтера.

В карточке организации заполните подписантов: руководителя и главного бухгалтера. В актуальных релизах они собраны в блоке «Подписи» (ответственные лица). Даты начала полномочий важны: программа берёт того подписанта, который действовал на дату документа.

Учётная политика

Главное → Учётная политика — проверьте систему налогообложения. От неё зависит, будет ли в реализации НДС и предложит ли программа выписать счёт-фактуру. Организация на УСН без НДС получит УПД со статусом 2 автоматически.

Контрагент и номенклатура

• 🏢 В карточке покупателя: ИНН, КПП, юридический адрес. Пустой КПП у юрлица — частая причина претензий к счёту-фактуре.
• 📦 В номенклатуре: единица измерения из классификатора ОКЕИ (с кодом), ставка НДС.
• 🌍 Для импортных товаров — страна происхождения и номер декларации. Учёт по номерам ГТД включается в Администрирование → Функциональность на вкладке «Запасы».
• 🔎 Для прослеживаемых товаров — регистрационный номер партии (РНПТ). Без него УПД по такому товару оформлен неполно.

Оформление УПД при реализации в 1С:Бухгалтерии 3.0

Шаг 1. Создайте реализацию

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите «Реализация» и выберите вид: «Товары (накладная, УПД)», «Услуги (акт, УПД)» или «Товары, услуги, комиссия», если в одной отгрузке и то и другое.
3. Заполните организацию, покупателя, договор и склад.
4. На вкладке «Товары» (или «Услуги») добавьте позиции: количество, цена, ставка НДС.

Если покупатель заранее получил счёт, удобнее создать реализацию на его основании: Создать на основании → Реализация (акты, накладные, УПД). Позиции, цены и договор перенесутся из счёта.

Шаг 2. Проверьте дополнительные реквизиты

Грузоотправитель, грузополучатель, основание передачи (договор), данные доверенности — всё это в дополнительных реквизитах документа, на отдельной вкладке формы. По умолчанию грузоотправитель — ваша организация, грузополучатель — покупатель.

Если товар едет на другой адрес или получатель другое юрлицо, укажите его здесь. Иначе в строке «Грузополучатель и его адрес» окажется офис покупателя, а не склад.

Шаг 3. Проведите документ и выпишите счёт-фактуру

Нажмите «Провести». Внизу формы появится ссылка «Выписать счёт-фактуру». Нажмите её — программа создаст документ «Счёт-фактура выданный» с той же датой и суммами. Номер счёта-фактуры совпадёт с нумерацией выданных счетов-фактур организации.

Дата счёта-фактуры должна совпадать с датой отгрузки или быть не позже 5 календарных дней после неё (п. 3 ст. 168 НК РФ). При оформлении УПД со статусом 1 дата у документа одна, поэтому выписывайте счёт-фактуру тем же днём.

Шаг 4. Распечатайте УПД

В форме реализации нажмите Печать → Универсальный передаточный документ (УПД). Откроется печатная форма. Проверьте:

• статус (1 или 2) в левом верхнем углу;
• строку «Документ об отгрузке» — номер и дату реализации;
• блок подписей и даты отгрузки;
• итоговую сумму — она должна совпадать с документом.

Для печати двух экземпляров откройте настройку количества копий в той же форме печати. Один экземпляр остаётся у вас, второй уходит покупателю.

Как сделать УПД в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 логика та же, а названия и место команд немного другие.

1. Откройте раздел «Продажи» и журнал документов продажи.
2. Создайте документ «Реализация товаров и услуг» — вручную или на основании заказа клиента.
3. Заполните клиента, соглашение (если используются), договор, склад и товары.
4. Проведите документ.
5. Оформите счёт-фактуру — по ссылке в подвале формы реализации или через Создать на основании.
6. Нажмите «Печать» и выберите УПД.

Если торговля ведётся в УТ, а учёт в БП с обменом, печатайте УПД в той базе, где оформляли счёт-фактуру. Обычно это УТ: именно там менеджер отдаёт документы клиенту. В БП после обмена окажутся те же реализация и счёт-фактура.

Реквизиты и подписи в УПД: что проверить

Перед тем как отдавать бумагу покупателю, проверьте обязательные поля. Для статуса 1 к ним добавляются реквизиты счёта-фактуры по ст. 169 НК РФ, для статуса 2 хватает реквизитов первичного документа по ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Верхняя часть (данные счёта-фактуры)

• 🔢 номер и дата;
• 🏢 продавец и покупатель: наименование, адрес, ИНН/КПП;
• 🚚 грузоотправитель и грузополучатель (для работ и услуг ставится прочерк);
• 💳 к платёжно-расчётному документу — номер и дата платёжки, если была предоплата;
• 📑 документ об отгрузке — номер позиции и реквизиты документа;
• 💱 валюта с кодом;
• 🏛 идентификатор госконтракта, если он есть.

Табличная часть

Код и наименование товара, единица измерения с кодом по ОКЕИ, количество, цена, стоимость без налога, акциз, ставка и сумма НДС, стоимость с налогом. Для импорта — страна происхождения и номер декларации. Для прослеживаемых товаров — РНПТ, количественная единица прослеживаемости.

Нижняя часть (данные передаточного документа)

Подписей в бумажном УПД несколько. При статусе 1 обязательно подписывают руководитель и главный бухгалтер — это подписи под счётом-фактурой. Их можно заменить подписями лиц, уполномоченных приказом или доверенностью. Подписи в нижней части — это подписи сотрудника, который фактически отпустил товар.

Электронный УПД в 1С-ЭДО формируется по утверждённому формату ФНС. Как счёт-фактура (статус 1) он подписывается только квалифицированной электронной подписью. Для подписи сотрудника, а не руководителя, нужна машиночитаемая доверенность.

Корректировочный и исправленный УПД

Здесь часто путают два разных случая. Решающий вопрос — была ли в исходном документе ошибка.

Как оформить корректировку в 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте исходную реализацию.
2. Нажмите Создать на основании → Корректировка реализации.
3. Выберите вид операции из таблицы выше.
4. В табличной части укажите новые значения — колонки «до изменения» программа заполнит из реализации.
5. Проведите документ и выпишите счёт-фактуру — корректировочный или исправленный, в зависимости от вида операции.
6. Распечатайте УКД (для корректировки) или исправленный УПД (для исправления) через «Печать».

Исправленный УПД сохраняет номер и дату исходного документа. Добавляется только номер и дата исправления. Не создавайте новую реализацию с новым номером — у покупателя получится вторая отгрузка.

В УТ 11 корректировку тоже создают на основании реализации: документ «Корректировка реализации» с выбором, это исправление ошибки или изменение по согласованию сторон. Печатная форма — УКД или исправленный УПД.

Ошибки при печати УПД и как их исправить

Ещё две ситуации стоит разобрать отдельно — они не про пустые поля.

Две реализации на одну отгрузку. Бывает, когда менеджер в УТ создал документ по заказу, а бухгалтер в БП — ещё один вручную. После обмена в БП две выручки и два счёта-фактуры. Найдите дубль по номеру и сумме в журнале реализаций, снимите с проведения и пометьте на удаление. Счёт-фактуру к дублю тоже пометьте на удаление.

Нумерация УПД с пропусками. УПД берёт номер счёта-фактуры, а тот нумеруется по порядку. Удалённый или перенумерованный счёт-фактура оставляет дыру. Сам пропуск не нарушение, но в книге продаж его потом будут искать. Удаляйте документы до выдачи покупателю, а после выдачи — исправляйте через корректировку.

Частые вопросы