Учёт услуги доставки в 1С:Предприятие 8.3

Доставку в 1С оформляют по-разному — всё зависит от того, кто везёт товар и кто за это платит. Покупатель оплачивает доставку отдельной суммой — её проводят услугой в документе реализации. Везёт сторонний перевозчик, а его стоимость уходит в цену товара — через документ Поступление доп. расходов. Свой транспорт — это расходы на ГСМ, зарплату водителя и амортизацию машины на счёте учёта расходов на продажу.

Прежде чем открывать документ, определитесь, в какой из четырёх ситуаций вы находитесь: от этого зависят и счета, и набор операций. Дерево решений поможет выбрать, а дальше — разбор каждого случая с настройками, документами и проводками. Пути приведены для 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управления торговлей 11.

Что настроить перед первой доставкой

Доставка — это услуга, поэтому в справочнике номенклатуры заводят отдельную позицию, например «Доставка товара». В карточке в поле Вид номенклатуры выбирают значение с типом «Услуга»: тогда программа не требует склад и количество на остатках.

Для услуги задают счета учёта. В 1С:Бухгалтерии это делают в регистре Счета учёта номенклатуры: доходы — счёт 90.01.1, расходы, НДС с реализации — 90.03. Если доставку вы покупаете у перевозчика, пригодится и статья затрат с видом расхода «Транспортные расходы».

Отдельно заведите контрагента-перевозчика и договор с ним, если возите не сами. Для собственного транспорта понадобятся карточки автомобилей (как основных средств) и номенклатура ГСМ с видом «Материалы».

Доставка покупателям своим транспортом

Если товар возит ваш водитель на вашей машине, выручки от доставки обычно нет — есть только затраты. Их собирают на счёте 44.01 «Издержки обращения» в течение месяца, а в конце периода списывают на себестоимость продаж.

Из чего складываются расходы на свой транспорт:

• ⛽ ГСМ — бензин или дизель. Топливо приходуют как материал на счёт 10.03, а по итогам поездок списывают в расходы.
• 👤 Зарплата водителя и страховые взносы с неё.
• 🚚 Амортизация автомобиля, если он учтён как основное средство.
• 🔧 Запчасти, ремонт, ОСАГО, транспортный налог.

Путевой лист — это первичный документ, который подтверждает маршрут и расход топлива. В типовой 1С:Бухгалтерии отдельного документа «Путевой лист» нет, поэтому списание ГСМ отражают документом списания материалов, а норму расхода считают по данным путевых листов вне программы или в специализированном решении.

Количество топлива к списанию определяют по норме расхода на 100 км и фактическому пробегу из путевых листов. Организация вправе использовать базовые нормы из распоряжения Минтранса № АМ-23-р или утвердить собственные нормы приказом. Сверхнормативный расход в налоговых расходах лучше не учитывать — его придётся обосновывать.

Если автомобиль используется и для доставки, и для прочих нужд, расходы всё равно собираются на счёте 44, но при желании разнести их по направлениям заводят отдельные статьи затрат — например «Доставка покупателям» и «Прочие транспортные».

Доставку выполняет сторонний перевозчик

Когда везёт транспортная компания, вы получаете от неё акт и счёт-фактуру. Поступление услуги перевозки оформляют документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги». В табличной части указывают услугу перевозки, счёт затрат 44.01 и статью «Транспортные расходы».

В проводках стоимость перевозки встанет в дебет 44.01, а входной НДС — на счёт 19.04. После регистрации счёта-фактуры НДС можно принять к вычету, если перевозка связана с облагаемой деятельностью.

Основанием для учёта служит акт об оказании услуг и транспортная накладная . Транспортная накладная подтверждает сам факт перевозки и её стоимость — без неё инспекторы могут снять расходы и вычет НДС. Проверьте, что в акте указаны маршрут, вес или объём груза и сумма: обезличенная формулировка «транспортные услуги» вызывает вопросы.

Дальше возможны два пути:

1. Перевозчик везёт товар покупателю. Тогда расходы остаются на счёте 44 и уменьшают прибыль от продаж.
2. Перевозчик везёт закупленный товар к вам на склад. Такую доставку логичнее включить в стоимость товара — об этом следующий раздел.

Если вы перевыставляете доставку покупателю (берёте с него ту же сумму, что заплатили перевозчику), её проводят как обычную услугу в реализации. Разница между тем, что получили от клиента, и тем, что отдали перевозчику, и будет вашим доходом от доставки.

Когда доставка входит в стоимость закупленного товара

Расходы на доставку приобретённых товаров до вашего склада по ФСБУ 5/2019 «Запасы» включаются в их фактическую себестоимость. В 1С для этого есть документ Покупки → Поступление доп. расходов.

Как заполнить документ :

1. В шапке укажите поставщика услуги (перевозчика) и сумму доставки.
2. Выберите способ распределения — По сумме или По количеству. По сумме — когда партии разной стоимости, по количеству — когда важнее вес или штуки.
3. На вкладке с товарами подберите поступления, между которыми делим доставку. Программа разнесёт сумму пропорционально выбранному способу.
4. Проведите документ и зарегистрируйте счёт-фактуру перевозчика.

В результате стоимость доставки ляжет в дебет счёта 41.01 — себестоимость каждой единицы товара вырастет на свою долю транспортных расходов. Входной НДС по доставке отразится на счёте 19.04.

Распределяйте доставку тем же документом, которым приходуете товар, или сразу после него — пока партия не продана. Если включить доп. расходы после реализации части товара, себестоимость уже проданных единиц не пересчитается, и в учёте появится расхождение.

Когда покупатель оплачивает доставку отдельно

Это самый частый случай для интернет-магазинов и оптовой торговли: клиент платит и за товар, и за доставку. Доставку добавляют отдельной строкой в документ реализации.

Порядок в 1С:Бухгалтерии:

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и заполните товарную часть как обычно.
2. Перейдите на вкладку Услуги (или добавьте строку с номенклатурой-услугой «Доставка»).
3. Укажите цену доставки, счёт доходов 90.01.1, счёт НДС и ставку. Для отдельной услуги доставки применяется ставка 20% независимо от ставки товара.
4. Проведите документ и выпишите счёт-фактуру — доставка попадёт в неё отдельной строкой.

В 1С:Управлении торговлей услугу доставки так же добавляют строкой в заказ клиента и в реализацию. Если вы ведёте логистику в блоке Склад и доставка, сумма из задания на перевозку может подтягиваться в документ продажи автоматически.

Отдельный вопрос — что указать в реализации, если доставку по факту выполнил сторонний перевозчик, а клиент платит вам. Здесь вы выступаете исполнителем услуги для покупателя: в реализацию ставите свою услугу «Доставка» с вашей ценой, а счёт перевозчика проводите отдельно как свои затраты на счёт 44. Перевыставлять чужой акт «как есть» не нужно — для покупателя услугу оказываете вы.

Выручка от услуги уйдёт в кредит счёта 90.01.1, начисленный НДС — в кредит 68.02, а собранные на счёте 44 затраты на эту доставку спишутся в дебет 90.02 при закрытии месяца. Так доход от доставки и расходы на неё сойдутся в одном финансовом результате.

Проводки по доставке в разных ситуациях

Соберём типовые проводки по всем четырём вариантам. Это ориентир — конкретные счета зависят от вашей учётной политики и системы налогообложения.

Как проверить учёт доставки

После проведения документов стоит свериться с оборотами — так вы поймаете пропущенную услугу или неверный счёт.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 44.01 — покажет все транспортные расходы за период. Разверните по статьям затрат, чтобы отделить доставку от прочих издержек.
• ОСВ по счёту 90.01.1 — здесь видна выручка от услуги доставки, если клиенты платят за неё отдельно.
• Анализ субконто по контрагенту-перевозчику сверит расчёты по счёту 60: нет ли зависших сумм без акта.
• Отчёт по валовой прибыли (в 1С:Управлении торговлей) покажет, окупается ли доставка, которую вы берёте с клиента.

Если доставку включали в стоимость товара, проверьте карточку номенклатуры: себестоимость единицы должна вырасти на долю транспортных расходов. Когда суммы не разнеслись, чаще всего в Поступлении доп. расходов не подобраны нужные поступления товаров.

Полезно сверить и остаток по счёту 44 в конце месяца. У торговой организации после закрытия периода на этом счёте может оставаться сальдо — часть транспортных расходов, приходящаяся на непроданный товар, если по учётной политике доставку считают прямым расходом. Если же вся доставка списывается на расходы периода, счёт 44 должен закрываться в ноль. Несовпадение с ожиданием — повод перепроверить настройку списания в учётной политике и регламентную операцию закрытия месяца.

Частые вопросы