Договор подряда закончился: что провести в 1С 8.3, чтобы закрыть расчёты и отчётность

Документ «Увольнение» для исполнителя по договору ГПХ в 1С 8.3 Бухгалтерия не проводят: он нужен только для трудового договора. Чтобы «уволить» исполнителя, достаточно четырёх действий: принять работу актом, начислить и выплатить вознаграждение с НДФЛ, проверить дату окончания в договоре и сдать ЕФС-1 о прекращении договора.

Бухгалтер ищет кнопку «Уволить» в карточке подрядчика, не находит её и начинает изобретать обходные пути. Ниже порядок, при котором договор закрыт, а 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1 сходятся без ручных правок.

1. Чем завершение договора ГПХ отличается от увольнения

Исполнитель по договору подряда или оказания услуг не работник. Трудовой кодекс на него не распространяется, поэтому нет приказа об увольнении, записи в трудовой книжке и окончательного расчёта по ТК.

Договор заканчивается одним из трёх способов:

• ✅ истёк срок — работа сдана, акт подписан, дата окончания наступила;
• ✂️ досрочно по соглашению сторон — подписывают соглашение о расторжении и акт на фактически выполненный объём;
• ⛔ односторонний отказ — заказчик или исполнитель отказывается от договора по правилам ГК РФ, с оплатой выполненной части.

Чего при окончании ГПХ не бывает:

Где договоры ГПХ лежат в 1С

Если в Бухгалтерии раздела с договорами нет, проверьте настройку: Администрирование → Настройки программы → Функциональность, вкладка Зарплата и кадры. Учёт зарплаты должен вестись в этой программе, а не во внешней ЗУП.

2. Проверяем договор перед закрытием

Откройте документ договора ГПХ и сверьте его с бумажным оригиналом. Ошибка здесь потянется во все отчёты.

Что проверить:

1. 📅 Даты начала и окончания. Именно по ним 1С определяет период действия договора и данные для ЕФС-1.
2. 💰 Сумма и порядок оплаты. Разовая оплата в конце срока или поэтапно по актам — от этого зависит, сколько актов вы проведёте.
3. 🧾 Признак взносов «от несчастных случаев». Взносы на травматизм по ГПХ платят, только если это прямо указано в договоре.
4. 👤 Данные физлица: СНИЛС, ИНН, паспорт, гражданство и статус налогового резидента. Без СНИЛС ЕФС-1 не примут.
5. 🏢 Способ отражения в учёте. Он задаёт счёт затрат: 20, 25, 26 или 44.

Если договор расторгают досрочно

Измените дату окончания в документе договора на дату расторжения из соглашения. В комментарии укажите номер и дату соглашения — через год это сэкономит поиск по папкам.

Не создавайте второй договор с новыми датами, а первый не удаляйте: в базе появятся два периода работы, и ЕФС-1 уйдёт с ошибкой.

3. Принимаем работу: акт выполненных работ в 1С

Акт приёмки — главный документ закрытия. Без него нет основания для оплаты, а дата начисления дохода плывёт.

Как провести акт:

1. Откройте договор ГПХ в списке.
2. Нажмите Создать на основании и выберите акт приёмки выполненных работ.
3. Укажите дату подписания акта сторонами. Именно эта дата станет датой начисления дохода.
4. Проверьте сумму. При поэтапной оплате — только за этап, при досрочном расторжении — за фактически выполненный объём.
5. Проведите документ и распечатайте форму для подписи.

💡 При поэтапной оплате последний акт закрывает остаток суммы договора. Сложите все акты и сравните с ценой договора: расхождение на копейки часто возникает из-за округления и потом висит в оборотке.

Если исполнитель не сдал работу полностью

Акт составляют на принятый объём. Сумму снижают по согласованию сторон, а причину фиксируют в соглашении о расторжении. Задним числом «дорисовывать» акт на полную сумму нельзя: это доход, которого исполнитель не получал, и НДФЛ с него неверный.

4. Начисление, НДФЛ и взносы по договору ГПХ

После проведения акта вознаграждение начисляется в 1С. В Бухгалтерии оно попадает в документ Начисление зарплаты за месяц акта или отражается самим актом — это зависит от порядка оплаты в договоре. В ЗУП начисление по акту попадает в межрасчётный или месячный расчёт.

Что считает программа:

• 🧮 НДФЛ — 13% для резидентов при доходах до 2,4 млн ₽ за год, сверх этого прогрессивная ставка. Удерживается в день выплаты.
• 🏦 Страховые взносы по единому тарифу — начисляются в месяце, на который приходится дата акта.
• 🦺 Взносы на травматизм — только если они предусмотрены договором.

Пример. Договор на 50 000 ₽, акт подписан 30 сентября, исполнитель — резидент, организация на общем тарифе 30% в пределах базы:

Стандартные вычеты по НДФЛ на детей по ГПХ предоставляют так же, как работникам, если есть заявление. Профессиональный вычет исполнитель может получить по заявлению с документами о расходах.

Проводки при закрытии договора ГПХ

Счёт расчётов — 70 или 76.10 — выбирают в учётной политике и задают в способе отражения начисления. Главное, чтобы все документы по одному договору шли через один счёт, иначе сальдо не закроется.

5. Выплачиваем вознаграждение и закрываем взаиморасчёты

Выплата делается той же ведомостью, что и зарплата: Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета (для перечисления на карту). Выберите вид выплаты по договорам, а не «Зарплата за месяц», иначе исполнитель не попадёт в список.

Порядок:

1. Создайте ведомость, заполните её по исполнителю.
2. Проверьте сумму к выплате и удержанный НДФЛ.
3. После перечисления введите Списание с расчётного счёта с видом операции перечисления по ведомости.
4. Перечислите НДФЛ в составе единого налогового платежа в общий срок для удержанного налога.

Если исполнитель получил аванс, итоговая выплата уменьшается на него. Проверьте, что аванс отражён через тот же счёт расчётов, что и вознаграждение.

Проверяем проводки: сальдо по исполнителю нулевое

Договор считается закрытым в учёте, когда по физлицу нет остатков ни на счёте расчётов, ни по НДФЛ.

Что сформировать:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 (76.10) с разворотом по сотрудникам. Сальдо по исполнителю на дату выплаты — ноль.
• 📑 Анализ субконто по физлицу — видно все начисления и выплаты по договору за весь период.
• 🔍 Анализ НДФЛ по месяцам или регистр налогового учёта по НДФЛ — удержанный налог совпадает с перечисленным.
• 🧾 Анализ взносов — взносы по исполнителю начислены в месяце подписания акта.

Типичный остаток: кредитовое сальдо 0,01–1 ₽ из-за округления НДФЛ при нескольких актах. Его закрывают корректировкой последней выплаты, а не ручной проводкой на 91 счёт.

6. Отчётность после окончания договора ГПХ

ЕФС-1 о прекращении договора

По исполнителю ГПХ в СФР подают сведения о заключении и о прекращении договора. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём прекращения. Если договор закончился 30 сентября, сведения нужно сдать до 1 октября включительно (если это рабочий день).

В 1С сведения формируются из данных договора: программа берёт даты начала и окончания. Поэтому дата в договоре должна быть верной до формирования отчёта.

Остальные отчёты

Справку о доходах и суммах налога (по форме приложения к 6-НДФЛ) исполнитель может попросить в любой момент. Её формируют в 1С из раздела отчётов по НДФЛ.

7. Хранение документов и данных исполнителя в базе

Бумажный комплект по договору ГПХ: договор, акты, соглашение о расторжении (если было), платёжные документы, заявления на вычеты. Налоговые документы хранят не менее пяти лет; конкретный срок по каждому виду сверяйте с перечнем архивных документов.

В самой базе 1С:

• 🚫 Не удаляйте физлицо и договор и не ставьте на них пометку удаления. На них ссылаются начисления, ведомости и отчёты; удаление сломает пересчёт 6-НДФЛ и РСВ за прошлые периоды.
• 📎 Прикрепите сканы подписанного договора и актов к документу через присоединённые файлы — так их найдёт любой бухгалтер после вас.
• 🗂 Чистите списки фильтром, а не удалением: в журнале договоров отберите действующие по дате окончания.

Если с исполнителем снова заключают договор, создайте новый документ договора на того же физлица. Новое физлицо-дубль заводить нельзя: у одного СНИЛС окажутся два набора доходов.

8. Ошибки, из-за которых договор ГПХ «не закрывается»

Ещё две ошибки, которые всплывают уже на проверке:

• ❌ Компенсация за отпуск по ГПХ. Начислив её «по привычке», вы даёте инспектору довод о трудовых отношениях.
• ❌ Дата акта позже даты выплаты. Деньги ушли раньше, чем работа принята: выплата становится авансом, а взносы и НДФЛ попадают не в тот месяц.

Частые вопросы