Командировка сотрудника в 1С Бухгалтерии 3.0: от аванса до закрытия подотчёта

Командировочные в 1С Бухгалтерии 3.0 оформляют тремя документами. Аванс выдают через Банк и касса → Касса → Кассовые документы (выдача, вид операции «Выдача подотчетному лицу», Дт 71.01 Кт 50.01) или банковской выпиской на карту. После возвращения сотрудник отчитывается, и бухгалтер вводит Банк и касса → Касса → Авансовые отчеты: расходы уходят в Дт 26 (20, 44) Кт 71.01. Остаток аванса принимают в кассу, перерасход доплачивают.

Типичная картина: менеджер вернулся из Казани, принёс пачку билетов, счёт гостиницы и чек такси, а суточные в приказе указаны по 1 000 рублей. Сразу возникают три вопроса. Куда в 1С вносить каждый документ. Что делать с суточными сверх 700 рублей. Можно ли взять НДС к вычету по билету.

1. Подготовка: приказ, срок и размер суточных

До того как что-то вводить в 1С, у командировки должна быть бумажная основа. Без неё расходы трудно защитить при проверке.

📌 Что нужно до выезда:

• Положение о командировках или раздел в коллективном договоре. Там закрепляют размер суточных, порядок аванса и срок отчёта. Без локального акта суточные сверх нуля нечем обосновать.
• Приказ о направлении в командировку. Унифицированные формы Т-9 и Т-9а с 2013 года не обязательны, но многие продолжают ими пользоваться. Подойдёт и своя форма: ФИО, должность, место, срок, цель, источник финансирования.
• Служебное задание и командировочное удостоверение с 2015 года не обязательны. Срок пребывания подтверждают проездные документы. Если сотрудник едет на личной машине — служебная записка и документы, подтверждающие поездку (чеки АЗС и т. п.).
• Смета аванса: проезд, жильё, суточные. Из неё берётся сумма выдачи.

Срок командировки считают в календарных днях, включая день выезда и день приезда. Поезд отправляется 3 марта в 23:40 — днём выезда считается 3 марта, даже если в пути сотрудник провёл почти весь следующий день.

Где создать приказ в 1С

Путь зависит от того, в какой программе вы ведёте кадры.

В ЗУП документ «Командировка» нужен прежде всего ради оплаты: за дни поездки сотруднику сохраняют средний заработок (ст. 167 ТК РФ), а не начисляют оклад. Начисление попадает в расчёт зарплаты за месяц и в проводки Дт 26 Кт 70.

2. Как выдать командировочные под отчёт в 1С

Аванс выдают до отъезда. Новый аванс наличными по кассовым правилам выдают только тогда, когда сотрудник полностью отчитался по прежнему (Указание ЦБ № 3210-У).

Выдача из кассы

1. Откройте Банк и касса → Касса → Кассовые документы.
2. Нажмите Выдача — создаётся расходный кассовый ордер .
3. Вид операции — «Выдача подотчетному лицу».
4. Выберите получателя из справочника «Физические лица», укажите сумму.
5. В поле основания напишите «Аванс на командировку, приказ № … от …».
6. Проведите, распечатайте РКО и дайте сотруднику расписаться.

Проводка: Дт 71.01 Кт 50.01.

Перечисление на карту

Если аванс переводят на зарплатную или личную карту:

1. Создайте платёжное поручение: Банк и касса → Банк → Платежные поручения, вид операции «Перечисление подотчетному лицу».
2. После списания денег банк присылает выписку. При загрузке выписки создаётся «Списание с расчетного счета» с тем же видом операции.
3. Проводка: Дт 71.01 Кт 51.

В назначении платежа обязательно пишите «Под отчёт на командировочные расходы». Иначе банк и налоговая могут принять перевод за доход сотрудника, а при загрузке выписки 1С может предложить другой вид операции.

3. Суточные, проезд и жильё: что входит в командировочные расходы

По ст. 168 ТК РФ работодатель возмещает:

• 🚆 проезд туда и обратно, включая сборы, постельное бельё в поезде и доставку до вокзала, если это закреплено в положении;
• 🏨 наём жилья: гостиница, квартира посуточно;
• 🍽 суточные — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне дома;
• 📎 иные расходы, согласованные с работодателем: связь, визы, такси, если положение их предусматривает.

Суточные: нормы и однодневные поездки

Суточные платят за каждый день командировки, включая выходные и время в пути. Размер компания устанавливает сама. Ограничение одно — налоговое:

Однодневная командировка по России — суточные по закону не выплачиваются. Компания может возместить сотруднику «иные расходы» за такой день. Чтобы не спорить о налогах, держите сумму в тех же лимитах.

Жильё без документов

Сотрудник потерял счёт гостиницы или жил у знакомых — компенсация за жильё без подтверждающих документов освобождена от НДФЛ и взносов в пределах тех же 700 и 2 500 рублей в сутки. Всё сверх — облагаемый доход. В расходы по налогу на прибыль такая компенсация без документов не идёт.

Посчитать необлагаемую часть суточных и налоги с превышения можно здесь:

4. Авансовый отчёт по командировке в 1С пошагово

Отчитаться сотрудник должен в течение трёх рабочих дней после возвращения (п. 26 Положения, ПП РФ № 749). Он сдаёт отчёт и оригиналы документов, бухгалтер вводит их в 1С.

Пример

Сотрудник Петров был в командировке в Казани 5 дней (с 3 по 7 марта). Аванс — 30 000 руб.

• ж/д билеты туда и обратно — 8 400 руб., в том числе НДС 20% 1 400 руб.;
• гостиница, 4 ночи по 3 500 руб. — 14 000 руб., без НДС (отель на УСН);
• суточные по положению 1 000 руб. × 5 дней = 5 000 руб.

Итого расходов: 8 400 + 14 000 + 5 000 = 27 400 руб. Остаток к возврату: 30 000 − 27 400 = 2 600 руб.

Заполнение документа

1. Откройте Банк и касса → Касса → Авансовые отчеты, нажмите Создать.
2. В шапке выберите подотчётное лицо — Петрова — и дату отчёта.
3. Вкладка «Авансы». Добавьте строку и выберите документ выдачи (РКО или списание с расчётного счёта). Сумма аванса подтянется: 30 000.
4. Вкладка «Прочее». По строке на каждый документ:
   • билеты: сумма 8 400, НДС 1 400, ставка 20%, счёт затрат 26 (или 44 в торговле), статья затрат «Командировочные расходы»;
   • гостиница: 14 000, без НДС, тот же счёт и статья;
   • суточные: 5 000, без НДС, та же статья.
5. В строке с билетами отметьте признак, что документ содержит выделенный НДС (флажок счёта-фактуры/БСО в табличной части). Тогда 1С отнесёт НДС на счёт 19 и сформирует запись для книги покупок.
6. Заполните подразделение, если ведёте учёт затрат по подразделениям.
7. Проведите отчёт и распечатайте форму АО-1 на подпись сотруднику и руководителю.

Внизу документа 1С показывает «Израсходовано» и остаток. Здесь видно, должен сотрудник компании или компания ему.

Закрытие остатка или перерасхода

• 💰 Остаток 2 600 руб. Сотрудник вносит в кассу: Кассовые документы → Поступление, вид операции «Возврат от подотчетного лица». Проводка Дт 50.01 Кт 71.01.
• ➕ Перерасход. Компания доплачивает: «Выдача подотчетному лицу» в кассе или перечисление на карту. Проводка Дт 71.01 Кт 50.01 (51).
• ✂️ Удержание из зарплаты. Если сотрудник не вернул остаток, удержать его можно, но только с письменного согласия или по распоряжению руководителя не позднее месяца с даты истечения срока возврата (ст. 137 ТК РФ). В БП 3.0 удержание делают через «Начисление зарплаты» и вид удержания с отражением Дт 70 Кт 71.01 (вид удержания и его счёт настраивают в разделе Зарплата и кадры → Настройки зарплаты).

5. Проводки по командировочным расходам

После проведения документов по примеру в учёте будут такие записи:

Сальдо по 71.01 по Петрову после этого — ноль: 30 000 − 7 000 − 1 400 − 14 000 − 5 000 − 2 600 = 0.

Вычет НДС 1С ставит не в момент проведения авансового отчёта, а документом Операции → Регламентные операции НДС → Формирование записей книги покупок в конце квартала. Если этот документ не сформирован, НДС так и будет висеть на 19.04.

Проверить, всё ли закрыто, удобно оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 71 с разбивкой по сотрудникам: Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету. Дебетовое сальдо — сотрудник ещё не отчитался, кредитовое — компания ему должна.

6. НДФЛ, взносы и налог на прибыль с командировочных

НДФЛ и взносы со сверхнормативных суточных

В примере суточные — 1 000 руб. в день при норме 700. Превышение: (1 000 − 700) × 5 = 1 500 руб.

• НДФЛ: 1 500 × 13% = 195 руб.
• Страховые взносы: начисляются на 1 500 руб. по тарифу организации.

Дату получения дохода для НДФЛ считают последним днём месяца, в котором утверждён авансовый отчёт (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Значит, налог удерживают с ближайшей зарплаты.

В БП 3.0 сверхнормативные суточные включают в расчёт зарплаты за этот месяц. Откройте документ Зарплата и кадры → Все начисления (или «Начисление зарплаты») и проверьте, попали ли суточные сверх нормы. Если ваш релиз их не подхватил, заведите вид начисления «Суточные сверх нормы» с кодом дохода НДФЛ 4800 и облагаемым взносами видом дохода, затем внесите 1 500 руб. сотруднику в начисление за март. Сумма к выплате в этом начислении не нужна — деньги сотрудник уже получил в составе аванса, поэтому начисление нужно для налогов, а не для выплаты. В ЗУП 3.1 то же делают разовым начислением на сверхнормативные суточные.

Налог на прибыль

• Суточные принимаются в полном размере, установленном положением (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Лимит 700 руб. здесь не действует.
• Проезд и жильё — при наличии документов: билет, посадочный талон, счёт и кассовый чек гостиницы.
• Компенсация жилья без документов в расходы не берётся.

НДС по билетам и гостинице

Входной НДС по проезду и проживанию принимают к вычету, если сумма налога выделена отдельной строкой в билете или в документе гостиницы. По электронному авиабилету нужен маршрут-квитанция с выделенным НДС и посадочный талон. Если НДС не выделен, выделять его расчётным путём нельзя — вся сумма идёт в расходы.

7. Ошибки при оформлении командировок в 1С и их исправление

Если документы уже в закрытом периоде (сдана отчётность, закрыт месяц), правьте их через дату запрета изменения: администратор временно сдвигает дату запрета в Администрирование → Проведение документов (ссылка «Даты запрета изменения»), вы исправляете отчёт, затем повторяете закрытие месяца.

Частые вопросы