Как оприходовать поступление товаров и услуг в 1С

Поступление товаров и услуг оформляют одним документом — в 1С:Бухгалтерии 3.0 он лежит в разделе Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), в 1С:Управлении торговлей 11 — в Закупки → Документы закупки (все). Документ принимает ценности к учёту, формирует задолженность перед поставщиком и регистрирует входной НДС к вычету.

Выбор вида документа зависит от того, что именно пришло: товары на перепродажу, материалы, услуга или оборудование под основное средство. От этого меняются счета учёта и проводки, поэтому разберём заполнение по шагам и на числах.

Какой вид документа выбрать под приход

Когда вы нажимаете кнопку Поступление, 1С предлагает список видов. Для каждого заранее подставлены свои счета, так что выбирать нужно осознанно.

• 🧾 Товары (накладная, УПД) — товары на счёт 41, самый частый случай в торговле.
• 🧰 Материалы — сырьё и материалы на счёт 10.
• 🛠️ Услуги (акт, УПД) — работы и услуги, которые списываются на затраты (20, 25, 26, 44).
• 🏭 Оборудование — объекты под будущие основные средства , счёт 08.04.
• 📦 Товары, услуги, комиссия — универсальный вид, когда в одной накладной и товар, и услуга, и комиссионный товар сразу.

В 1С:Управлении торговлей отдельных видов меньше: приход оформляют документом Приобретение товаров и услуг, а разделение на товары и услуги идёт по закладкам внутри самого документа.

Как создать документ поступления по шагам

Порядок одинаков для товаров и материалов, разница только в счёте учёта, который подставится автоматически.

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление, выберите нужный вид.
2. В поле Контрагент выберите поставщика. Если его ещё нет в базе — создайте карточку, по ИНН реквизиты подтянутся из сервиса проверки контрагентов.
3. Проверьте Договор. Для закупки у поставщика вид договора должен быть «С поставщиком». Если договора нет, 1С создаст его автоматически при первом сохранении.
4. Укажите Склад, на который приходуется товар. Если склад в базе один и учёт по складам выключен, поле не показывается.
5. В табличной части по кнопке Добавить (или Подбор) внесите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС.
6. Заполните номер и дату входящего документа поставщика — это реквизиты в шапке (Накладная № или Акт №), они нужны для корректной первички.
7. Внизу формы зарегистрируйте счёт-фактуру: впишите её номер и дату в поля Счёт-фактура № и нажмите Зарегистрировать.
8. Нажмите Провести.

Сумма «Всего» и выделенный НДС считаются автоматически. Если цены в накладной указаны с НДС, поставьте переключатель НДС сверху / НДС в сумме в режим «в сумме» — иначе итог задвоится на величину налога.

Если на складе включена ордерная схема

В 1С:Управлении торговлей и в сложных схемах учёта товар сначала принимает кладовщик документом Приходный ордер на товары (Склад и доставка), а бухгалтер потом оформляет финансовое поступление. Фактический приход на склад и отражение в учёте разнесены по времени и по ответственным. В 1С:Бухгалтерии ордерная схема по умолчанию выключена, и приход оформляется одним документом.

Какие проводки формирует поступление

Это бухгалтерская тема, поэтому движения по счетам стоит проверять сразу после проведения — кнопка Дт/Кт (показать проводки).

НДС попадает на вычет только после регистрации счёта-фактуры — документ делает запись в регистр «НДС предъявленный». Сам вычет закрывается регламентной операцией Формирование записей книги покупок в конце квартала, а не в момент поступления.

Пример. Пришло 100 единиц товара по 1 200 ₽ с НДС 20 %. Цена без налога — 1 000 ₽, НДС — 200 ₽. Проводки: Дт 41.01 Кт 60.01 = 100 000 ₽, Дт 19.03 Кт 60.01 = 20 000 ₽, задолженность перед поставщиком — 120 000 ₽.

Если поставщику заранее перечисляли аванс, при проведении добавится проводка зачёта Дт 60.01 Кт 60.02 на сумму аванса. Счёт 60.02 «Расчёты по авансам выданным» закрывается автоматически — вручную его трогать не нужно. На какой счёт встанет цена, 1С берёт из колонки Счёт учёта в строке, а её значение — из настройки Счета учёта номенклатуры (регистр сведений, задаётся по виду номенклатуры и складу).

Поступление в Бухгалтерии и Управлении торговлей: где искать

Путь к документу и его название различаются по конфигурациям. Остальное (контрагент, склад, табличная часть) совпадает.

Серии, характеристики и упаковки в строках документа

Если номенклатура учитывается подробно, в табличной части появляются дополнительные колонки. Их заполнение обязательно, иначе документ не проведётся.

• Характеристики — размер, цвет, модель. Включаются в карточке номенклатуры флажком учёта по характеристикам. В строке поступления выбирается конкретная характеристика.
• Серии — партии, сроки годности, номера. Для товаров с обязательной маркировкой или прослеживаемостью серия подставляется из данных поставщика.
• Упаковки — если товар приходит коробками или паллетами, в колонке Упаковка выбирается единица, а количество пересчитывается в базовую единицу автоматически по коэффициенту из карточки.

Для прослеживаемых товаров (например, мониторы, холодильники) 1С потребует РНПТ — регистрационный номер партии товара. Он берётся из счёта-фактуры или УПД поставщика и вносится в отдельную колонку табличной части.

Импортные и маркированные товары

Приход импорта и товаров с обязательной маркировкой отличается набором обязательных реквизитов.

• 🌍 Импортные товары. Если товар ввезён из-за рубежа, заполните колонки Страна происхождения и Номер ГТД (номер таможенной декларации). Для импорта из стран ЕАЭС таможенной декларации нет — оформляется заявление о ввозе и уплата НДС отдельным документом, а в поступлении страна указывается, но поле номера ГТД остаётся пустым.
• 🏷️ Маркированные товары (обувь, одежда, табак, вода и др.). Коды маркировки сканируются или загружаются из электронной УПД. При проведении 1С проверяет коды и формирует документ подтверждения в системе маркировки — без корректных кодов приход не примут к продаже.
• 🤝 Комиссионный товар. Для приёма на реализацию выбирается вид Товары, услуги, комиссия или в договоре указывается вид «С комиссионером (принципалом)». Такой товар учитывается за балансом на счёте 004 и не формирует задолженность перед поставщиком до продажи.

При закупке у подотчётного лица (товар куплен за наличные) поступление оформляется так же, но оплата проводится не через счёт 60, а авансовым отчётом — документ поступления остаётся, а взаиморасчёты закрывает Авансовый отчёт.

Автоматизация: заказ поставщику и загрузка из ЭДО

Три способа не вбивать накладную руками по строке.

1. Ввод на основании заказа. Оформите Заказ поставщику, а при приходе создайте поступление по кнопке Создать на основании → Поступление. Номенклатура, количество и цены перенесутся из заказа.
2. Загрузка из электронного документооборота. Если поставщик прислал электронную УПД, входящий документ в разделе ЭДО превращается в поступление автоматически — все строки заполняются из XML. КЭП обязательна только для счёта-фактуры; первичку по соглашению сторон можно подписывать и неквалифицированной подписью.
3. Загрузка из файла. Накладную в формате Excel или CommerceML можно загрузить через Загрузить → Из внешнего файла прямо в табличную часть.

При загрузке из ЭДО сверяйте, что номенклатура поставщика сопоставлена с вашими позициями — несопоставленные строки 1С подсветит и проводить не даст. Сопоставление запоминается: при следующей поставке от того же контрагента те же позиции подтянутся сами.

Ещё один приём для регулярных закупок — ввод поступления копированием предыдущего документа по кнопке Создать копированием. Останется поменять дату, номер накладной и количество, а список номенклатуры и счета учёта сохранятся.

Печать накладной, УПД и проверка прихода

После проведения по кнопке Печать доступны формы: ТОРГ-12, УПД, М-15 (для материалов), а также приходный ордер при ордерной схеме. Если поставщик выставил УПД, в шапке поступления ставят флажок УПД, и тогда одна печатная форма заменяет и накладную, и счёт-фактуру.

Проверить, что всё оприходовано и суммы сошлись, помогают стандартные отчёты:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (10) — остатки и приход в количестве и сумме.
• ОСВ по счёту 60 — задолженность перед поставщиком, выявляет непроведённые оплаты и поступления.
• Отчёт по проводкам — покажет движения конкретного документа.

Если в уже проведённом поступлении нашли ошибку в цене или количестве и период ещё открыт, документ можно просто перепровести. Но когда период закрыт отчётностью или поставщик прислал исправленный счёт-фактуру, редактировать исходный документ нельзя — оформляется отдельная Корректировка поступления (Создать на основании → Корректировка поступления). Она хранит и старые, и новые значения и корректно пересчитывает НДС в нужном квартале.

Типичные ошибки при оприходовании

Ошибки ниже всплывают при закрытии квартала, когда исправлять их уже дорого.

• ❌ Не зарегистрирован счёт-фактура. Товар оприходован, а НДС на вычет не встал — в книге покупок пусто. Проверяйте поле внизу документа до проведения.
• ❌ НДС «сверху» вместо «в сумме». Если цены в накладной уже с НДС, а переключатель стоит на «сверху», итог вырастает на 20 %. Сверяйте «Всего» с бумажной накладной.
• ❌ Проведение задним числом без контроля остатков. Поступление, проведённое раньше более поздних расходов, ломает последовательность — закройте месяц заново через Групповое перепроведение документов.
• ❌ Товар принят на счёт 10 вместо 41 (или наоборот). Материалы для производства и товары на перепродажу путают при выборе вида документа. Счёт виден в колонке Счёт учёта табличной части — проверьте перед проведением.
• ❌ Разные ставки НДС в одной строке и в счёте-фактуре. Если поставщик указал 20 %, а в 1С осталось 10 %, вычет не пройдёт сверку с книгой продаж поставщика.