Как оформить в 1С повышение оклада одному сотруднику или всему штату

Повышение зарплаты одному сотруднику в 1С ЗУП 3.1 оформляют документом «Изменение оплаты труда» (раздел Кадры), а нескольким сразу — документом «Изменение плановых начислений» или «Кадровый перевод списком». В документе указывают дату, с которой действует новый оклад, и программа сама разобьёт месяц на два периода при расчёте.

Типичная боль кадровика: оклад подняли с 15-го числа, а в расчётном листке вся сумма по-старому, или повышение задним числом не попало в перерасчёт. Ниже — по шагам, как оформить повышение оклада так, чтобы зарплата, НДФЛ, взносы и средний заработок посчитались верно.

Подготовка: документы и настройки перед повышением оклада

Программа фиксирует только то, что уже решено на бумаге. Сначала оформите юридическую часть, потом садитесь за 1С.

📄 Что нужно до ввода в программу:

• Дополнительное соглашение к трудовому договору. Размер оклада — обязательное условие договора (ст. 57 ТК РФ), а менять его можно только письменным соглашением сторон (ст. 72 ТК РФ).
• Приказ о повышении. Унифицированная форма не обязательна, подойдёт приказ в свободной форме, утверждённый у вас.
• Дата вступления в силу. Именно её вы поставите в документ 1С. Не путайте с датой подписания приказа.
• Решение по штатному расписанию: меняется ли оклад по должности для всех или только для конкретного человека.

⚙️ Что проверить в настройках ЗУП:

1. Настройка → Кадровый учёт — ведётся ли штатное расписание и хранится ли история его изменений. От этого зависит, нужно ли менять штатку до кадровых документов.
2. Настройка → Расчёт зарплаты — включена ли индексация заработка сотрудников. Нужна, если повышение общее для подразделения или организации и должно учитываться в среднем заработке.
3. Откройте карточку сотрудника и посмотрите текущие плановые начисления: вид оклада, размер, показатели. Повышение меняет именно их.

Как выбрать дату повышения

От даты зависит весь расчёт, поэтому её стоит согласовать с бухгалтерией заранее.

• 📅 С 1-го числа — самый чистый вариант. В месяце одна строка оклада, аванс и окончательный расчёт считаются по одному размеру.
• ✂️ С середины месяца — допустимо, но в расчётном листке будет две строки, и сотрудник может задать вопрос, почему сумма «не круглая».
• ⏪ Задним числом — приказ подписан позже даты повышения. Программа доначислит разницу, но придётся проверить отпускные и больничные за этот период.
• ⏩ Будущей датой — документ можно провести заранее. Новый оклад включится в расчёт только с указанного дня, текущий месяц не изменится.

Индивидуальное повышение зарплаты сотруднику через «Изменение оплаты труда»

Этот документ меняет только начисления. Должность, подразделение и график остаются прежними. Если вместе с окладом меняется должность — используйте «Кадровый перевод» с флажком изменения начислений.

Пошагово

1. Откройте Кадры → Изменения оплаты труда и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника.
3. В поле даты изменения укажите день, с которого действует новый оклад. Например, 16.10.
4. В табличной части начислений найдите строку оклада и впишите новый размер.
5. Если у сотрудника есть надбавки в процентах от оклада, проверьте их: часть из них пересчитается автоматически от нового значения, фиксированные суммы — нет.
6. Проверьте поле «Основание» — укажите приказ и дополнительное соглашение.
7. Нажмите Провести и закрыть.

После проведения новые плановые начисления действуют с указанной даты. Старые значения сохраняются в истории — программа будет использовать их для периода до повышения.

Какой документ выбрать

Массовое повышение и изменение штатного расписания

Когда оклад повышают целому отделу или всей организации, порядок такой: сначала штатное расписание, потом начисления сотрудников.

Шаг 1. Изменить штатное расписание

1. Перейдите в Кадры → Штатное расписание.
2. Если история штатки хранится, создайте документ «Изменение штатного расписания». Если нет — правьте позиции напрямую в справочнике.
3. В документе укажите дату изменения — ту же, что в приказе.
4. Добавьте позиции, по которым меняется оклад, и впишите новые размеры.
5. Проведите документ.

Изменение штатного расписания само по себе не меняет зарплату сотрудников. Оно задаёт новую вилку по должности. Начисления людей нужно изменить отдельным документом.

Шаг 2. Изменить начисления сотрудников списком

1. Откройте Зарплата → Изменения плановых начислений и создайте документ.
2. Укажите дату и начисление, которое меняется, — например, оклад по дням.
3. Заполните список сотрудников: подбором вручную или по подразделению.
4. Задайте новые значения. Для одинакового процента повышения удобнее выгрузить список в табличный документ, пересчитать и сверить, чем править 40 строк руками.
5. Проведите документ.

Индексация или просто повышение

Это разные вещи с точки зрения среднего заработка.

• 📈 Индексация (ст. 134 ТК РФ) — общее повышение для всей организации, филиала или подразделения. Средний заработок для отпускных и командировочных умножают на коэффициент повышения (п. 16 Положения, утверждённого Постановлением № 922).
• 👤 Индивидуальное повышение — оклад подняли одному-двум людям. Коэффициент к среднему не применяют.

Если повышение общее, включите в настройках расчёта зарплаты индексацию заработка. Тогда в документах изменения оплаты появится признак индексации, и коэффициент подтянется в расчёт отпускных автоматически.

Расчёт зарплаты, когда оклад повысили в середине месяца

Отдельных действий не нужно. Документ «Начисление зарплаты и взносов» сам разделит оклад на две строки: до даты повышения и после.

Пример с цифрами

Оклад был 60 000 ₽, с 16-го числа стал 72 000 ₽. В месяце 22 рабочих дня по графику пятидневки: 10 дней до повышения и 12 после.

В документе начисления вы увидите две строки оклада с разными периодами. Если строка одна и сумма считается целиком по новому окладу — дата в документе изменения оплаты стоит раньше, чем нужно.

Что ещё пересчитается

• 💰 Надбавки в процентах от оклада — тоже разделятся на два периода.
• 🏖 Аванс. Если аванс считается процентом от оклада и уже выплачен за первую половину месяца, он останется прежним. Разница попадёт в окончательный расчёт.
• 🩺 Больничные и отпуска внутри месяца — оклад за эти дни не начисляется ни по старому, ни по новому размеру, программа исключит их из обеих строк.

Повышение задним числом: перерасчёт зарплаты и налогов

Бывает, что приказ подписали в ноябре, а повышение действует с октября. Октябрь уже закрыт и выплачен.

Как это работает в ЗУП

1. Оформите «Изменение оплаты труда» с датой из приказа — 01.10.
2. Программа зарегистрирует необходимость перерасчёта за октябрь.
3. При расчёте зарплаты за ноябрь документ «Начисление зарплаты и взносов» подтянет перерасчёт: появится строка оклада за прошлый период с суммой разницы.
4. Проверьте, что начисления за октябрь в самом октябрьском документе не изменились: доначисление проходит текущим месяцем.

Посмотреть, какие перерасчёты ожидают расчёта, можно в документе начисления до его проведения: строки с периодом, отличным от текущего, — это и есть доначисление.

НДФЛ и страховые взносы с доначисления

Если после старого оклада уже были рассчитаны отпускные или больничные, они не пересчитываются сами. Откройте эти документы и пересчитайте их, иначе сотрудник недополучит разницу.

Если доначисление не появилось

• Проверьте, что дата в документе изменения оплаты действительно раньше закрытого месяца.
• Убедитесь, что документ проведён, а не просто записан.
• Перезаполните документ начисления зарплаты за текущий месяц: кнопка заполнения пересоберёт и начисления, и перерасчёты.

Как проверить, что повышение оклада учтено правильно

После проведения документов сверьте результат по трём точкам.

Отчёты

• 📊 Расчётный листок — видны две строки оклада в месяце повышения и сумма перерасчёта за прошлые периоды.
• 📋 Анализ начислений и удержаний — удобно сверить группу сотрудников после массового повышения: отберите подразделение и сравните суммы оклада за два месяца.
• 🗂 Отчёты по штатному расписанию — показывают действующие оклады по позициям на дату. Сравните с приказом.

Карточка сотрудника

В карточке сотрудника откройте историю кадровых документов и начислений. Последний документ должен быть «Изменение оплаты труда» с нужной датой и суммой. Если там два документа на одну дату — один лишний, программа возьмёт последний по времени.

Ошибки, из-за которых новый оклад не попадает в расчёт

Частые вопросы