Сотрудник не вышел на работу: от акта об отсутствии до расчётного листка

В 1С 8.3 Бухгалтерия отдельного документа для прогула нет: прогул проводят через начисление зарплаты, уменьшая сотруднику отработанные дни или часы в документе Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты. В 1С:ЗУП 3.1 для этого есть документ «Прогул, неявка» — он ставит в табель код ПР и сам уменьшает оплату.

Типичная ситуация: менеджер не пришёл в понедельник, на звонки не отвечает, во вторник появился без справки. Кадровик пишет акт, а бухгалтер в конце месяца думает, как поставить прогул сотрудника так, чтобы оклад пересчитался, а налоги сошлись. Порядок одинаковый для любой программы: сначала бумаги, потом табель, потом зарплата.

Какие бумаги собрать до того, как ставить прогул в 1С

Программа фиксирует факт, но не доказывает его. Если работник оспорит взыскание, суд будет смотреть на документы, а не на табель. Поэтому до внесения данных в 1С соберите комплект.

Прогулом по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ считается отсутствие без уважительных причин весь рабочий день (смену) или больше четырёх часов подряд в течение дня. Опоздание на два часа — не прогул, это нарушение дисциплины другого рода.

Что нужно на руках:

1. 📝 Акт об отсутствии на рабочем месте. Форма свободная. Указывают дату, время начала и конца отсутствия, кто составил, подписи двух-трёх свидетелей. Если отсутствие длится несколько дней, акт составляют на каждый день.
2. 📨 Требование дать письменное объяснение. Вручают под роспись или отправляют почтой с описью, если работник не появляется.
3. ✍️ Объяснительная или акт об отказе. На объяснение у работника два рабочих дня (статья 193 ТК РФ). Не дал — на третий день составьте акт.
4. 📄 Приказ о взыскании. Унифицированной формы нет, пишут в свободной. Объявляют под роспись в течение трёх рабочих дней со дня издания.

Уважительная причина меняет всё. Больничный, задержка зарплаты больше 15 дней с письменным уведомлением о приостановке работы (статья 142 ТК РФ), вызов в суд или военкомат — это не прогул, и оформлять его так нельзя.

Как в 1С Бухгалтерия 8.3 провести прогулы сотрудника

В Бухгалтерии 3.0 кадровый учёт упрощённый. Кодов неявок и документа с видом времени «Прогул» в ней нет. Задача сводится к одному: не начислить оклад за пропущенные дни.

Порядок действий:

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления.
2. Создайте документ «Начисление зарплаты» за нужный месяц и нажмите «Заполнить».
3. Найдите строку сотрудника и откройте её двойным щелчком. В расшифровке видны вид начисления, отработанные дни и часы, результат.
4. Уменьшите количество отработанных дней на число дней прогула. Если прогул был частью дня (больше четырёх часов подряд), уменьшите часы.
5. Программа пересчитает сумму оклада пропорционально отработанному времени, а за ней — НДФЛ и страховые взносы.
6. Проведите документ.

Пример. Оклад 66 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня, сотрудник прогулял один день. Дневная ставка — 66 000 / 22 = 3 000 ₽. К начислению: 3 000 × 21 = 63 000 ₽. НДФЛ 13 % — 8 190 ₽, на руки — 54 810 ₽.

Если зарплату считают в ЗУП, а Бухгалтерия получает только итоги через синхронизацию, прогул в БП не трогают. Его вносят в ЗУП, а в Бухгалтерию приходят уже уменьшенные суммы.

Табель Т-13 с кодами ПР и НН в этом случае заполняют вне программы по унифицированной форме или ведут учёт времени в ЗУП. Для небольшой компании на БП часто хватает бумажного табеля, подписанного руководителем, плюс правки дней в начислении.

Прогул в ЗУП 3.1: документ «Прогул, неявка» и табель

В ЗУП 3.1 прогул оформляют отдельным документом. Проще всего найти его через строку поиска по интерфейсу: введите слово «прогул», и программа покажет список документов «Прогул, неявка».

Заполнение:

1. Создайте документ, выберите организацию и сотрудника.
2. Укажите вид неявки: прогул или неявка по невыясненным причинам.
3. Задайте период — даты начала и окончания отсутствия.
4. Если работник отсутствовал часть смены, отметьте отсутствие по часам и укажите их количество.
5. Проведите документ.

После проведения в табеле за эти дни появится код ПР (или НН), а оклад за них не начислится. Документ «Начисление зарплаты и взносов» в конце месяца учтёт отсутствие сам — править дни вручную не нужно.

Второй способ — документ «Табель», если в организации время вводят не отклонениями, а сплошным табелем. В ячейке нужного дня выберите вид времени «Прогул». Этот путь удобен, когда отсутствий в месяце много и проще пройтись по сетке.

Что прогул меняет в зарплате, отпуске и удержаниях

Время прогула не оплачивается: работник не выполнял трудовую функцию. Это единственное прямое денежное последствие, которое разрешает закон.

Чего делать нельзя:

• ❌ Штрафовать. Статья 192 ТК РФ знает только замечание, выговор и увольнение. Удержание «за прогул» из зарплаты — нарушение.
• ❌ Удерживать «за моральный ущерб» или «за срыв работы». Таких оснований в ТК РФ нет.

Что делать можно:

• ✅ Не выплатить премию, если положение о премировании прямо называет дисциплинарное нарушение причиной лишения. Без такого пункта лишение премии легко оспорить.
• ✅ Пересчитать аванс. Если аванс за первую половину месяца выплачен полностью, а прогул попал в неё, при окончательном расчёте сумма к выплате просто станет меньше.

Есть и отложенное последствие. По статье 121 ТК РФ время отсутствия без уважительных причин не входит в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Дата, с которой положен очередной отпуск, сдвигается на число дней прогула — проверьте это в карточке сотрудника в ЗУП. В Бухгалтерии такого учёта нет — сдвиг отпускного стажа отслеживают вручную.

Взыскание и увольнение за прогул: как отразить в программе

Взыскание за прогул применяют не позднее месяца со дня обнаружения и не позднее шести месяцев со дня проступка. В месячный срок не входят болезнь работника, его отпуск и время на учёт мнения профсоюза. За один прогул — одно взыскание.

Замечание и выговор в зарплатных программах — это кадровые бумаги, а не учётные операции. Приказ готовят в свободной форме, подписанный скан удобно прикрепить к карточке сотрудника в разделе присоединённых файлов, чтобы он не потерялся.

Увольнение оформляют документом «Увольнение» (в БП — Зарплата и кадры → Кадровые документы, в ЗУП — раздел «Кадры»). В поле основания выберите статью из классификатора: подпункт «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ. Из этого же документа программа заполнит сведения о трудовой деятельности для СФР (бывший ПФР) в форме ЕФС-1.

При увольнении за прогул:

• 💰 компенсацию за неиспользованный отпуск выплачивают полностью — основание увольнения на неё не влияет (статья 127 ТК РФ);
• 💸 за авансом использованный отпуск удержать можно: прогул не входит в перечень оснований, при которых статья 137 ТК РФ такое удержание запрещает;
• 📏 удержание ограничено 20 % от суммы выплаты (статья 138 ТК РФ).

Настройки 1С, которые избавляют от ручной работы

В ЗУП документ «Прогул, неявка» может быть скрыт, если учёт прогулов не включён. Откройте Настройка → Расчет зарплаты, перейдите по ссылке настройки состава начислений и удержаний и на вкладке с учётом отсутствий установите флажок для прогулов и неявок. После этого документ появится в меню.

Ещё три настройки, которые экономят время:

• 📅 Графики работы. Оклад считается пропорционально норме из графика сотрудника. Неверный график (пятидневка вместо сменного) даст неверную дневную ставку, и прогул «стоит» больше или меньше, чем должен.
• 🔒 Дата запрета изменения данных. После сдачи отчётности закройте период. Если прогул всплывёт позже, его придётся вносить с перерасчётом, а не переписывать прошлые месяцы.
• 👥 Права кадровика. Если неявки вводит кадровая служба, а зарплату считает бухгалтерия, дайте кадровику право на документы отсутствий без доступа к начислению. Ответственность разделится, а ошибок станет меньше.

В Бухгалтерии автоматизировать почти нечего: учёт времени там сводится к правке дней в начислении. Если прогулы и неявки случаются регулярно, это повод перенести расчёт зарплаты в ЗУП.

Как проверить, что прогул учтён верно

Перед выплатой сверьте три вещи.

1. Расчётный листок. Есть и в БП, и в ЗУП. В строке оклада должно быть меньше дней, чем норма месяца, ровно на число дней прогула.
2. Табель Т-13 (только ЗУП). Найдите отчёт «Табель учета рабочего времени» в отчётах раздела «Зарплата». В днях прогула — код ПР (числовой код 24), в днях невыясненной неявки — НН (код 30).
3. Бумаги против программы. Даты в акте, приказе и табеле должны совпадать. Расхождение на один день — первое, за что цепляется инспектор или суд.

Если в табеле остался НН, а приказ о взыскании уже подписан, исправьте вид неявки в документе до закрытия месяца. ЗУП сама создаст перерасчёт, если период уже рассчитан.

Ошибки при оформлении прогула и как их избежать

• ⏰ Прогул за опоздание. Отсутствие три с половиной часа — не прогул, даже если оно повторяется. Считайте часы подряд по акту.
• 📆 Пропущенный месячный срок. Акт есть, а приказ издан через полтора месяца. Взыскание незаконно, хотя неоплату дней это не отменяет.
• 🔁 Двойное отражение в ЗУП. Документ «Прогул, неявка» проведён, а бухгалтер ещё и уменьшил дни в начислении. Сотрудник теряет оплату за два дня вместо одного. В ЗУП правьте только документ отсутствия.
• 🗂️ НН навсегда. Неявку по невыясненным причинам так и не переквалифицировали. В табеле остаётся неопределённость, и табель расходится с приказом о взыскании.
• 🧾 Удержание вместо неначисления. Оклад начислен полностью, а потом удержан «штраф за прогул». Это прямое нарушение статьи 192 ТК РФ, и сумма вернётся работнику.

Частые вопросы