Сотрудник получил лишнее: сторно, возврат денег и НДФЛ в ЗУП 3.1

Возврат излишне выплаченной зарплаты в 1С 8.3 оформляют в два хода. Сначала в ЗУП 3.1 исправляют ошибочное начисление (сторно или перерасчёт), и у сотрудника появляется долг. Затем долг закрывают одним из трёх способов: сотрудник вносит деньги в кассу (Дт 50.01 Кт 70), переводит на расчётный счёт (Дт 51 Кт 70) или соглашается на удержание из следующей зарплаты.

Выбор способа зависит не от программы, а от причины переплаты и согласия работника. Удержать без согласия можно только в узких случаях из ст. 137 ТК РФ. Во всех остальных возврат сотрудником излишне выданной зарплаты — добровольный, и программа должна это отразить, иначе ЗУП удержит ту же сумму второй раз.

1. Откуда переплата и какой способ подходит

Сначала выясните, что именно пошло не так: завышено начисление или начисление верное, а деньги ушли дважды. От этого зависит, нужно ли трогать расчёт зарплаты.

• 🧮 Завышено начисление. Ошиблись в окладе, лишняя премия, неверный табель. Нужен перерасчёт: изменятся НДФЛ, взносы, расчётный листок.
• 🏦 Двойная выплата. Ведомость отправили в банк дважды или выдали аванс сверх расчёта. Начисление верное, переплата только в выплатах.
• 📅 Неотработанный отпуск или аванс при увольнении. Отдельный случай удержания, его ТК РФ тоже допускает.

Какие бумаги подготовить до работы в 1С

Программа проведёт любые суммы, но при проверке спросят основание. Соберите комплект заранее:

1. Бухгалтерскую справку с расчётом: что начислено, что должно быть, разница, НДФЛ и сумма на руки.
2. Письменное уведомление сотруднику с суммой переплаты и предложением вернуть её или согласиться на удержание.
3. Заявление сотрудника: «верну в кассу», «переведу на счёт» или «прошу удержать из зарплаты за октябрь и ноябрь».
4. Приказ об удержании, если удерживаете без согласия при счётной ошибке.

Укажите в уведомлении срок возврата: от него потом отсчитывают месяц, в течение которого допустимо удержание без согласия.

Если сотрудник отказался возвращать и удерживать нельзя, оставьте начисление как есть. Сторно в такой ситуации создаст долг, который никогда не погасится.

2. Сторно ошибочного начисления в 1С ЗУП 3.1

Документ, который нужно исправить, находится в разделе Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Порядок зависит от того, закрыт ли месяц.

Месяц ещё не закрыт

Если зарплату за месяц выплатили, но расчёт следующего месяца ещё не делали:

1. Откройте документ начисления за месяц с ошибкой.
2. Исправьте сумму на вкладке «Начисления» или поправьте исходный документ (премию, табель, кадровый перевод).
3. Перезаполните документ начисления или пересчитайте строку сотрудника, проведите.

Программа уменьшит начисление, НДФЛ и взносы в том же месяце. Выплата по ведомости останется прежней, поэтому у сотрудника образуется долг.

Месяц закрыт, расчёт следующего уже есть

Здесь два варианта.

Исправление. В проведённом документе прошлого месяца есть команда «Исправить». Программа создаст исправляющий документ, где вы указываете верные суммы. Начисление поправится в периоде ошибки.

Перерасчёт в текущем месяце. Исправьте исходный документ (например, «Премия» за прошлый месяц). ЗУП зарегистрирует перерасчёт. При заполнении начисления текущего месяца появится вкладка «Перерасчеты», где разница отразится сторнирующей строкой с минусом.

Пример с числами

Сотруднику ошибочно начислили премию 10 000 ₽ вместо 1 000 ₽. Лишнее начисление — 9 000 ₽.

• НДФЛ 13% с лишней суммы: 9 000 × 13% = 1 170 ₽.
• Сотрудник получил на руки лишние 9 000 − 1 170 = 7 830 ₽.
• Взносы по общему тарифу 30%: 9 000 × 30% = 2 700 ₽.

После сторно в бухучёт уйдут проводки с минусом:

Дебетовое сальдо по счёту 70 по сотруднику — 7 830 ₽. Это и есть его долг, который он должен вернуть.

3. Возврат в кассу излишне выплаченной зарплаты: проводки в 1С 8.3

Касса ведётся в 1С:Бухгалтерии 3.0, а не в ЗУП. Поступление денег от сотрудника оформляют приходным кассовым ордером.

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы.
2. Создайте «Поступление» (приходный кассовый ордер ).
3. Вид операции — «Прочий приход».
4. Счёт расчётов — 70, в аналитике выберите сотрудника.
5. Сумма — 7 830 ₽, в основании укажите «Возврат излишне выплаченной заработной платы за сентябрь».
6. Проведите и распечатайте ПКО, квитанцию отдайте сотруднику.

Проводка: Дт 50.01 Кт 70 — 7 830 ₽.

4. Возврат заработной платы на расчётный счёт: проводки

Если сотрудник переводит деньги со своей карты, оформите банковскую выписку.

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки.
2. Загрузите выписку из клиент-банка или создайте «Поступление» вручную.
3. Вид операции — «Прочее поступление».
4. Счёт расчётов — 70 (или 73.03, если долг перенесли), аналитика — сотрудник.
5. Проверьте назначение платежа и проведите.

Проводка: Дт 51 Кт 70 — 7 830 ₽.

При автоматической загрузке выписки программа может принять платёж от физлица как оплату от покупателя. Перед проведением всегда проверяйте вид операции и счёт.

5. Как закрыть долг в ЗУП после возврата денег

Это шаг, о котором забывают чаще всего. ЗУП ведёт свои взаиморасчёты с сотрудниками и не знает, что деньги вернули в кассу Бухгалтерии.

Долг 7 830 ₽ в ЗУП останется. При заполнении следующей ведомости программа уменьшит сумму к выплате на этот долг. Сотрудник вернёт деньги дважды: один раз сам, второй — через удержание.

Как этого избежать:

• 🔎 Проверьте долг в отчёте Выплаты → Отчеты по выплатам → Анализ взаиморасчетов с сотрудниками.
• ✍️ Отразите возврат в ЗУП документом «Перенос данных» (Администрирование → Перенос данных): в регистре взаиморасчётов с сотрудниками уменьшите долг на сумму возврата.
• 🔁 Если ЗУП синхронизирован с БП, убедитесь, что этот документ не выгружается в бухучёт: проводка возврата уже есть в Бухгалтерии.

После этого в расчётном листке сотрудника долг на конец месяца станет нулевым.

6. НДФЛ и страховые взносы после исправления

НДФЛ

После сторно налог с лишней суммы оказывается удержан излишне. В примере — 1 170 ₽. Деньги уже ушли в бюджет единым налоговым платежом, поэтому есть два пути.

• Зачёт. ЗУП уменьшит налог к удержанию при следующих выплатах этому сотруднику. Ничего дополнительно делать не нужно.
• Возврат. По ст. 231 НК РФ налоговый агент возвращает излишне удержанный налог по письменному заявлению сотрудника. В ЗУП для этого есть документ «Возврат НДФЛ» в разделе Налоги и взносы. Сумма возврата попадёт в 6-НДФЛ.

При двойной выплате по ведомости начисление верное, и НДФЛ не меняется. Сотрудник возвращает ровно излишне перечисленную сумму.

Страховые взносы

Взносы считаются с начислений, а не с выплат. Значит:

• при сторно начисления база уменьшается, взносы пересчитываются в том же документе (в примере −2 700 ₽);
• при «Исправить» в прошлом периоде меняется база того месяца; если РСВ за квартал сдан, нужна уточнёнка;
• при двойной выплате база не меняется, взносы трогать не нужно.

Переплата по взносам остаётся на едином налоговом счёте и зачитывается в счёт следующих платежей.

7. Удержание из следующей зарплаты с согласия сотрудника

Если сотрудник не хочет вносить деньги, но согласен на удержание, это самый простой путь в 1С. Сторно уже создало долг, и ЗУП сам погасит его из ближайшей выплаты.

Правила, которые нужно соблюсти:

1. Возьмите письменное заявление сотрудника с суммой и сроком удержания.
2. Без согласия удерживайте только при счётной ошибке, не позднее месяца после окончания срока возврата и если работник не оспаривает сумму (ст. 137 ТК РФ).
3. Удержание не должно превышать 20% выплаты (ст. 138 ТК РФ), если нет иного основания.

ЗУП гасит долг из ближайшей выплаты целиком. Если долг больше 20% выплаты, а согласия на полное погашение нет, ограничьте сумму вручную. Откройте ведомость в Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу), откройте строку сотрудника двойным щелчком и уменьшите сумму погашения долга. Остаток перейдёт на следующий месяц.

Проводок в бухучёте отдельных нет: долг по счёту 70 закрывается тем, что выплата меньше начисления.

8. Ошибки при возврате зарплаты и как их исправить

Частые вопросы