Сотрудница вернулась из отпуска по уходу за ребёнком: что провести в ЗУП, чтобы зарплата и отчёты сошлись

Возврат из отпуска по уходу за ребёнком в 1С ЗУП 3.1 оформляют отдельным документом «Возврат из отпуска по уходу за ребенком». Его вводят на основании исходного документа «Отпуск по уходу за ребенком» и указывают дату, с которой сотрудница снова работает. С этой даты программа возобновляет плановые начисления, а в табеле вместо ОЖ появляются рабочие дни.

Частая ошибка — просто поправить дату окончания в старом документе отпуска. Так делать не стоит: исходный документ уже участвовал в расчётах и отчётах для СФР, а правка задним числом сбивает историю. Отдельный документ возврата оставляет след: видно, когда сотрудница вышла и было ли это досрочно.

Что проверить до того, как вводить возврат из отпуска по уходу

Выход из декрета начинается с бумаг, а не с программы. До ввода документа в 1С соберите четыре вещи.

• 📄 Заявление сотрудницы о выходе на работу с конкретной даты. При досрочном выходе это единственное основание: работодатель не вправе отказать.
• 🕒 Режим работы после выхода. Полный день, неполный день или работа на дому. Если неполный — нужно заявление и дополнительное соглашение к трудовому договору.
• 💰 Актуальный оклад. Пока сотрудница была в отпуске, в компании могли пройти индексация или пересмотр окладов. В карточке остались условия трёхлетней давности.
• 👥 Замещающий сотрудник. Если на её место брали работника по срочному договору «на время отсутствия основного работника», такой договор прекращается с её выходом (ст. 79 ТК РФ).

Затем откройте карточку сотрудницы в ЗУП и посмотрите, какие документы отсутствия на ней проведены. Обычно цепочка такая: больничный по беременности и родам, отпуск по уходу до полутора лет, иногда продолжение отпуска до трёх лет. Возврат вводят на основании последнего действующего документа.

Документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком»: порядок заполнения в ЗУП 3.1

Документ заполняется за пару минут. Главное — правильно выбрать дату и решить вопрос с пособием.

Шаг 1. Создайте документ на основании отпуска

1. Откройте проведённый документ «Отпуск по уходу за ребенком» этой сотрудницы.
2. В командной панели нажмите Создать на основании и выберите «Возврат из отпуска по уходу за ребенком».
3. Программа сама подставит организацию, сотрудницу и ссылку на исходный отпуск.

Если документ отпуска не находится в журнале, проверьте отбор по организации: в группе компаний сотрудница могла числиться в другом юрлице.

Шаг 2. Укажите дату возврата

В поле даты возврата ставят первый рабочий день сотрудницы, а не последний день отпуска. Пример: отпуск до полутора лет заканчивается 14 марта, сотрудница выходит 15 марта — в документе ставят 15.03.

Если ребёнку исполнилось полтора года и сотрудница сразу выходит, отдельный документ возврата не всегда нужен: отпуск закрывается по дате окончания в исходном документе. Возврат обязателен, когда выход происходит раньше даты, указанной в отпуске.

Шаг 3. Решите, сохраняется ли пособие

В документе есть настройка, которая отвечает за прекращение выплаты пособия. Логика простая:

• сотрудница выходит после полутора лет ребёнка — пособия уже нет, вопрос не стоит;
• выходит раньше и хочет сохранить пособие до полутора лет — выплату не прекращают;
• выходит раньше и отказывается от пособия (например, оформляет его второй родитель) — выплату прекращают.

С 2024 года право на пособие до полутора лет сохраняется и при работе на полный день, и на неполный (Федеральный закон № 81-ФЗ в действующей редакции). Поэтому сам факт выхода на работу больше не означает автоматического прекращения пособия.

Шаг 4. Проведите документ и проверьте результат

После проведения откройте карточку сотрудницы и вкладку с начислениями. Оклад и другие плановые начисления снова должны действовать с даты возврата.

Если до ухода в декрет у сотрудницы были надбавки, которые больше не положены (например, за совмещение), их нужно отменить отдельным кадровым документом. Документ возврата сам этого не сделает.

Неполный рабочий день после декрета: график и кадровый перевод

Родитель ребёнка до 14 лет вправе потребовать неполный день или неполную неделю, и работодатель обязан согласиться (ст. 93 ТК РФ). В ЗУП это два действия: новый график и кадровый перевод.

Создайте график неполного рабочего времени

1. Откройте Настройка → Графики работы сотрудников.
2. Создайте новый график, например «Пятидневка 4 часа».
3. Задайте часы по дням: 4 часа с понедельника по пятницу.
4. Отметьте, что это график неполного рабочего времени, и выберите в качестве нормы полный график организации (обычно «Пятидневка 40 часов»).

Последний пункт — ключевой. Если норму не связать с полным графиком, программа решит, что 4 часа в день — это и есть норма, и начислит полный оклад за половину времени.

Оформите кадровый перевод

Документ «Кадровый перевод» датируйте днём возврата. В нём:

• выберите новый график работы;
• при ведении штатного расписания уменьшите количество ставок (0,5 вместо 1);
• поменяйте оклад, если он пересматривался за время отпуска.

Пример расчёта. Оклад 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня по 8 часов, то есть 176 часов по норме. Сотрудница работает по 4 часа — 88 часов. К начислению: 60 000 × 88 / 176 = 30 000 ₽.

Зарплата и пособие после возвращения из отпуска по уходу за ребёнком

Пособие по уходу до полутора лет работодатель не начисляет и не платит: с 2021 года его выплачивает напрямую Социальный фонд России (СФР, до 2023 года — ФСС). Работодатель только передаёт сведения. Поэтому в документе «Начисление зарплаты» пособия не будет, и это нормально.

Что начислит программа в первом месяце

Зарплату ЗУП посчитает с даты возврата по графику. Если сотрудница вышла 15-го числа, оклад будет пропорционален отработанным дням или часам во второй половине месяца.

Проверьте результат в расчётном листке. Там должны быть:

• оклад за дни после возврата;
• плановые надбавки и премии, если они действуют;
• НДФЛ и вычеты на детей. Вычет на ребёнка применяется с месяца рождения, но в месяцы без дохода его просто нечем зачесть.

Детские вычеты по НДФЛ

Это то, о чём часто забывают. Пока сотрудница была в отпуске, дохода не было, вычеты не применялись. Если ребёнок новый, а заявление на вычет ещё не подано, попросите его сразу при выходе и введите в ЗУП. Иначе первая зарплата пройдёт без вычета.

Отпускные и средний заработок после декрета

Период отпуска по уходу исключается из расчётного периода для среднего заработка (Положение, утв. постановлением Правительства № 922). Если за 12 месяцев до отпуска фактического заработка нет, средний считают по предыдущим 12 месяцам. ЗУП делает это сам, если документы отсутствия проведены корректно.

Досрочный выход из декрета: варианты и что меняется в учёте

Отпуск по уходу можно прервать в любой момент — целиком или с последующим продолжением (ст. 256 ТК РФ). Варианты оформления различаются.

Прерывание и повторный уход

Бывает, сотрудница выходит на месяц, а потом снова уходит в отпуск по уходу. Это разрешено. В ЗУП вводят возврат, а через месяц — новый документ «Отпуск по уходу за ребенком» с датой начала после рабочего периода. Новый отпуск не должен пересекаться с рабочими днями, за которые уже начислена зарплата.

Если зарплата за месяц уже посчитана

Возврат провели после закрытия месяца? ЗУП зарегистрирует перерасчёт. В следующем документе «Начисление зарплаты» откройте вкладку перерасчётов: там появится оклад за дни, которые сотрудница уже отработала. Отдельный документ вручную создавать не нужно.

Табель, стаж и отчёты в СФР после выхода сотрудницы

Возврат меняет несколько отчётов. Большинство из них ЗУП заполнит сам, но проверить стоит.

Табель учёта рабочего времени

Дни до возврата отражаются кодом ОЖ (отпуск по уходу за ребёнком). С даты возврата — Я или другой код по графику. Сформируйте табель за месяц выхода и убедитесь, что граница проходит точно по дате возврата.

ЕФС-1: стаж

В подразделе о страховом стаже периоды отпуска по уходу отмечаются кодами:

• ДЕТИ — уход за ребёнком до полутора лет;
• ДЛОТПУСК — отпуск по уходу от полутора до трёх лет.

После возврата стаж идёт без кода. Если документ возврата не проведён, ЗУП продолжит ставить код отпуска до конца исходного периода — и сведения о стаже в СФР окажутся неверными.

Сведения для СФР по пособию

Если сотрудница отказалась от пособия, СФР должен узнать о прекращении выплаты. Сведения формируют в рабочем месте обмена с СФР по пособиям в разделе Отчетность, справки. Срок передачи сведений короткий, поэтому не откладывайте отправку на конец месяца.

Если пособие сохраняется, отдельно сообщать о выходе на работу не требуется — выплата продолжается до полутора лет.

Ежегодный отпуск после декрета

Ещё один момент, который всплывает почти сразу. По ст. 260 ТК РФ по окончании отпуска по уходу женщина вправе взять ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа у работодателя.

Время отпуска по уходу до трёх лет не включается в стаж для ежегодного отпуска (ст. 121 ТК РФ), а декретный отпуск по беременности и родам — включается. ЗУП сдвинет рабочий год автоматически. Проверить остаток дней можно в отчёте об остатках отпусков в разделе Кадры.

Ошибки при оформлении выхода из декрета и как их не допустить

Отдельно о замещающем работнике. Если временного сотрудника не уволить вовремя, при контроле штатного расписания ЗУП может не дать провести кадровый перевод: на одной позиции окажутся два человека. Увольнение временного работника проводите вместе с возвратом основной сотрудницы.

Частые вопросы о возврате из отпуска по уходу за ребёнком в 1С ЗУП 3.1