Обороткабаза знаний по 1С 8.3

Как в 1С ЗУП 8.3 сделать вызов из отпуска: документ, перерасчёт отпускных, табель и ошибки

· 13 мин

Содержание

Отдельного документа «Отзыв из отпуска» в 1С ЗУП 3.1 нет. Вызов из отпуска в 1С ЗУП 8.3 оформляют исправлением уже проведённого документа Отпуск: открываете его, жмёте Исправить, ставите фактическую дату окончания — программа сама сторнирует отпускные за неотгулянные дни и вернёт их в остаток.

Самый частый вопрос — что делать, если отпускные уже выплачены. Ничего страшного: сумма переплаты не «теряется», а уходит в минус по сотруднику и автоматически зачитывается при расчёте зарплаты за месяц. Главное — не создавать новый документ отпуска и не править проведённый руками.

Ниже — как отозвать из отпуска работника в 1С 8.3 ЗУП пошагово: каким документом, что проверить по ТК до нажатия кнопок, как считается перерасчёт на конкретных числах, какие проводки сформируются, как отдать остаток дней позже и какими отчётами всё проверить.

Каким документом в 1С ЗУП сделать отзыв из отпуска

Чаще всего ищут именно так: «каким документом». Ответ зависит от того, рассчитан ли отпуск и закрыт ли месяц.

СитуацияЧто делать в ЗУП 3.1Отпускные
Отпуск оформлен, но ещё не рассчитан/не выплачен, месяц открытОткрыть документ Отпуск, изменить дату окончания, перепровестиПересчитаются сразу
Отпускные рассчитаны и выплаченыДокумент Отпуск → кнопка Исправить → документ-исправлениеСторно, зачёт в следующем расчёте
Отпуск был в закрытом месяце (зарплата рассчитана)Только Исправить; месяц перерасчёта — текущийСторно попадёт в текущий месяц
Отпуск ещё не началсяЭто не отзыв, а перенос: правка графика отпусков + отмена/правка документаСторно полностью
Отпуск без сохранения зарплатыОтпуск без оплаты → Исправить, меняем датыРасчёта нет

Кнопка Исправить есть во всех «расчётных» кадровых документах ЗУП 3.1. Она создаёт связанную копию, а исходный документ помечается как исправленный и остаётся в базе для истории. Это и есть штатный механизм отзыва.

Где лежит документ «Отпуск»

  • Кадры → Все отсутствия сотрудников — общий журнал, удобно искать по сотруднику.
  • Зарплата → Отпуска — тот же список с расчётными суммами.
  • Зарплата → Все начисления — если не помните тип документа.

Другие конфигурации

  • 1С:ЗУП 3.1 (базовая, ПРОФ, КОРП) — механизм одинаковый.
  • 1С:ERP 2 и «Комплексная автоматизация 2» — подсистема зарплаты та же, путь Зарплата → Отпуска или Кадры → Все отсутствия сотрудников.
  • 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0 — документ Отпуск есть (Зарплата и кадры → Все начисления), но кнопки Исправить там нет. Отзыв оформляют так: помечают неверный Отпуск на удаление или правят даты и заново рассчитывают Начисление зарплаты за месяц. Сторно придётся контролировать вручную.
  • 1С:УТ 11 — кадрового и расчётного блока отпусков нет, задача решается в ЗУП или в Бухгалтерии.
  • 1С:ЗУП 2.5 — старая редакция, там использовали документ Сторнирование начислений вместе с правкой приказа на отпуск.

Что проверить до того, как отозвать сотрудника из отпуска

Программа не контролирует нормы ТК — она посчитает что угодно. Поэтому сначала кадровая часть.

  • 📝 Письменное согласие работника. Отзыв без согласия незаконен, отказ вернуться не считается нарушением дисциплины (ст. 125 ТК РФ).
  • 🚫 Нельзя отзывать беременных женщин, работников до 18 лет и занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.
  • 📄 Приказ об отзыве — произвольной формы, унифицированной нет. Основание: согласие работника.
  • 📅 Судьба неиспользованных дней. Работник выбирает: догулять в удобное время в текущем рабочем году или присоединить к отпуску за следующий год.
  • 💰 Переплата отпускных. Решите заранее: зачёт в счёт будущей зарплаты, внесение денег в кассу или удержание в пределах лимита.

Самовольное удержание всей переплаты из ближайшей зарплаты — нарушение. Статья 138 ТК РФ ограничивает удержание 20% начисленной суммы за вычетом НДФЛ. Зачёт переплаты отпускных оформляют с письменного согласия работника — тогда речь не об удержании, а о перерасчёте.

Перед тем как делать отзыв в программе
Выполнено: 0 / 6

Как оформить вызов из отпуска в 1С 8.3 ЗУП пошагово

Разбор для случая, который встречается в 9 из 10 раз: отпуск рассчитан, отпускные перечислены, сотрудника вызвали в середине отпуска.

Пошаговый помощник
Найдите исходный документ отпуска
Кадры → Все отсутствия сотрудников. Отфильтруйте список по сотруднику, откройте нужный Отпуск. Если документ ещё не проведён — просто поправьте даты и проведите заново, исправление не нужно.

Если зарплата за месяц уже рассчитана до исправления отпуска — перерасчёт не подхватится сам. В ЗУП 3.1 нужные пересчёты видны в разделе Зарплата → Сервис → Перерасчёты. Список непустой — значит документ зарплаты надо открыть и пересчитать.

Отзыв из отпуска в 1С 8.3 ЗУП пошагово после выплаты отпускных: что пересчитает программа

Разберём на числах. Сотрудник Петров, административный персонал, оклад 60 000 ₽. За 12 месяцев расчётного периода начислено 720 000 ₽, средний дневной заработок — 720 000 / 12 / 29,3 = 2 047,78 ₽.

Отпуск 14 календарных дней с 6 по 19 июля. Отпускные выплачены. С 13 июля сотрудника вызвали на работу — отгулял 7 дней.

ПоказательБыло (14 дней)Стало (7 дней)Разница
Отпускные начислено28 668,9214 334,46−14 334,46
НДФЛ 13%3 7271 863−1 864
Выплачено на руки24 941,9212 471,46переплата 12 470,46
Дней отпуска использовано147+7 в остаток

Дальше программа начисляет оклад за отработанные дни. В июле 23 рабочих дня, сотрудник отработал 13: 60 000 / 23 × 13 = 33 913,04 ₽.

Итог по месяцу: начислено 14 334,46 + 33 913,04 = 48 247,50 ₽. НДФЛ за месяц — 6 272 ₽, из них 3 727 ₽ уже удержано с отпускных, доудержать 2 545 ₽. К выплате за июль: 33 913,04 − 2 545 − 12 470,46 = 18 897,58 ₽.

Если переплата больше, чем начислено за месяц (отозвали в самом конце отпуска, а сотрудник потом ушёл на больничный), остаток повиснет долгом за работником. Смотрите отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Задолженность по зарплате. Такой долг либо закрывается следующей зарплатой, либо работник вносит деньги в кассу.

Калькулятор перерасчёта при отзыве из отпуска
Сторнируется за — неотгулянных дн.: —
Эта сумма зачтётся при ближайшем начислении зарплаты. Расчёт ориентировочный, без учёта НДФЛ и округлений программы.

Проводки: что сформируется в учёте

Сторно отпускных и взносов проводится месяцем перерасчёта. Отрицательные суммы в бухгалтерской справке — это не ошибка, а штатное сторнирование.

Проводки по операции

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) берётся из способа отражения зарплаты в учёте — он задан в начислении или в подразделении. Если организация формирует оценочное обязательство по отпускам, сторно пойдёт по счёту 96.01, и отчёт Резервы отпусков тоже изменится.

По НДФЛ уточнёнка обычно не нужна: излишне удержанный налог зачитывается в счёт НДФЛ с последующих выплат этого же года. Со взносами так же — перерасчёт из-за отзыва не является ошибкой прошлого периода, сумма отражается в текущем. Проверить разложение налога удобно отчётом Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам → Подробный анализ НДФЛ по сотруднику.

Как в 1С сделать отзыв из отпуска с последующим предоставлением оставшихся дней

Неиспользованные дни не сгорают. После исправления документа они автоматически возвращаются в остаток — и дальше работник выбирает, когда их отгулять.

Вариант 1. Догулять в текущем рабочем году

Оформляется новым документом Отпуск на нужные даты. Создавать его сразу после отзыва не обязательно — только когда появились конкретные даты.

Не копируйте старый документ и не правьте исправление «задним числом». Для новой части отпуска расчётный период другой — 12 месяцев перед месяцем её начала. Средний дневной заработок пересчитается, и сумма за день почти наверняка будет отличаться от первоначальной.

Вариант 2. Присоединить к отпуску за следующий рабочий год

Дни остаются в остатках и попадают в следующий отпуск. В графике отпусков (Кадры → Графики отпусков) при планировании на следующий год эти дни учитываются автоматически из остатка.

Вариант 3. Разбить остаток на части

Остаток можно использовать несколькими документами Отпуск — по 2–3 дня. Ограничение одно: хотя бы одна часть основного отпуска в рабочем году должна быть не меньше 14 календарных дней. Если первая часть до отзыва была короче — следите, чтобы правило выполнилось по итогу года.

Какая у вас ситуация с отпуском сотрудника?

Табель и отчёты для проверки

После исправления обязательно сверьтесь с отчётами — так ловятся почти все ошибки.

ОтчётГде лежитЧто смотреть
Табель Т-13Кадры → Кадровые отчёты → Табель учёта рабочего времениДни после отзыва — явка Я, а не ОТ
Остатки отпусковКадры → Кадровые отчёты → Остатки отпусковНеиспользованные дни вернулись в остаток
Расчётный листокЗарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листокВидно сторно отпускных отдельной строкой с минусом
Анализ зарплаты по сотрудникамЗарплата → Отчёты по зарплатеИтог по месяцу совпадает с ручным расчётом
Подробный анализ НДФЛНалоги и взносы → Отчёты по налогам и взносамИзлишне удержанный налог зачтён, а не «потерян»
Задолженность по зарплатеЗарплата → Отчёты по зарплатеНет непонятного долга за работником

В табеле дни после отзыва заполняются по графику работы сотрудника. Если график в базе не тот (например, сменный вместо пятидневки), явки встанут неправильно, и оклад за отработанные дни посчитается с ошибкой. Проверяйте график до пересчёта зарплаты.

Когда отзыв оформлять не нужно

Половина проблем в базе возникает из-за того, что отзывом называют совсем другую ситуацию.

  • 🔸 Отпуск ещё не наступил. Сотрудник не пошёл в отпуск вообще — это перенос. Отзывать не из чего.
  • 🔸 Болезнь в отпуске. Отпуск продлевается или переносится по больничному, документ Больничный лист всё сделает сам.
  • 🔸 Сотрудник вышел на пару часов «помочь». Если рабочий день не оформляется и не оплачивается, формально он в отпуске. Либо оформляйте отзыв с оплатой, либо не фиксируйте выход.
  • 🔸 Сотрудник увольняется в отпуске. Здесь нужен Увольнение с перерасчётом отпускных, а не отзыв.
  • 🔸 Ошиблись в датах при вводе отпуска. Это исправление ошибки ввода: правьте документ или делайте исправление, но согласие работника и приказ об отзыве не требуются.

Типичные ошибки при отзыве из отпуска в 1С ЗУП

Диагностика: выберите симптом

Частые вопросы

Есть ли в 1С ЗУП 3.1 отдельный документ «Отзыв из отпуска»?
Нет. Отзыв оформляется исправлением проведённого документа Отпуск (кнопка Исправить) с указанием фактической даты окончания. Отдельного вида документа и отдельной печатной формы приказа об отзыве в программе нет.
Как вернуть сотруднику неиспользованные дни отпуска?
Они возвращаются в остаток автоматически после проведения исправления. Проверьте отчётом Остатки отпусков. Догулять их можно новым документом Отпуск в текущем рабочем году или присоединить к отпуску за следующий год — выбирает работник.
Что делать с переплатой, если отпускные уже перечислены?
Итог документа-исправления будет отрицательным и зачтётся при расчёте зарплаты за месяц — ставьте выплату С зарплатой. Единовременно удержать больше 20% начисленной суммы нельзя, поэтому крупную переплату либо распределяют на несколько месяцев с письменного согласия, либо работник вносит деньги в кассу.
Нужно ли пересчитывать средний заработок для оставшейся части отпуска?
Да, программа сделает это сама при вводе нового документа Отпуск. Расчётный период — 12 месяцев перед месяцем начала новой части, поэтому средний дневной заработок будет отличаться от первоначального.
Надо ли сдавать уточнённые 6-НДФЛ и РСВ после отзыва?
По общему правилу нет. Перерасчёт отпускных из-за отзыва — не ошибка прошлого периода: сторно и новые суммы отражаются в месяце перерасчёта, излишне удержанный НДФЛ зачитывается в счёт налога с последующих выплат года.
Можно ли отозвать из отпуска в 1С Бухгалтерии 8.3?
Можно, но кнопки Исправить там нет. Документ Отпуск в разделе Зарплата и кадры → Все начисления правят по датам (или помечают на удаление), затем заново рассчитывают Начисление зарплаты за месяц и контролируют сторно вручную. При регулярных отзывах удобнее вести расчёт в ЗУП 3.1.

Источники

  • ТК РФ, ст. 125 — отзыв работника из отпуска, запреты и судьба неиспользованных дней
  • ТК РФ, ст. 137 — случаи удержаний из заработной платы
  • ТК РФ, ст. 138 — ограничение размера удержаний из заработной платы
  • Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 — расчёт среднего заработка для отпускных