Выдача, проценты и возврат займа работнику в 1С:Бухгалтерии 3.0

Займ сотруднику в 1С:Бухгалтерии 8.3 отражается на счёте 73.01 «Расчёты по предоставленным займам», аналитика — по работнику. Выдача из кассы — проводка Дт 73.01 Кт 50.01, с расчётного счёта — Дт 73.01 Кт 51, возврат — обратными проводками, проценты — Дт 73.01 Кт 91.01.

Отдельного «мастера займов» в Бухгалтерии нет: выдачу и возврат проводят кассовыми и банковскими документами, проценты и удержания из зарплаты — ручными операциями. Если зарплату считают в ЗУП 3.1, там есть полноценный учёт договоров займа с расчётом матвыгоды, и тогда в Бухгалтерию приходят уже готовые суммы.

Что подготовить до выдачи займа

Начните с бумаг, а не с программы. Без подписанного договора займа выдача превращается в непонятную дебиторку, и при проверке её сложно объяснить.

Договор займа

В договоре зафиксируйте:

• 📄 сумму и срок возврата (одним платежом или по графику);
• 💰 процентную ставку или прямую фразу «займ беспроцентный»;
• 🗓 порядок уплаты процентов: ежемесячно, вместе с телом займа, в конце срока;
• ✍️ способ возврата — наличными, переводом или удержанием из зарплаты.

Если работник согласен гасить займ из зарплаты, сразу возьмите с него письменное заявление на удержание. Без него удерживать долг из зарплаты нельзя: статья 137 ТК РФ даёт закрытый список случаев, когда работодатель удерживает сам.

Сотрудник в справочнике

Контрагента для сотрудника заводить не нужно. Аналитика счёта 73.01 — это субконто «Работники», то есть элемент справочника Физические лица. Если человек уже получает зарплату в этой базе, он там есть.

Проверьте карточку физлица: ИНН, паспортные данные, адрес. Они понадобятся для справки о доходах, если возникнет материальная выгода.

Частая ошибка — создать контрагента «Иванов И. И.» и выдать займ на счёт 76 или 58.03. Технически проводки пройдут, но расчёты с этим человеком разъедутся по двум справочникам.

На каком счёте отражается займ сотруднику в 1С

Базовый счёт один — 73.01. Он используется и для краткосрочных, и для долгосрочных займов работникам. Срок займа влияет на строки бухгалтерского баланса, но не на выбор счёта в 1С.

Сводка по операциям:

💡 Некоторые организации учитывают процентные займы работникам как финансовые вложения на 58.03. Это допустимый вариант учётной политики, но типовые операции 1С для работников «заточены» под 73.01. Если выбираете 58.03, закрепите это в учётной политике и ведите аналитику по физлицам вручную.

Займ — не расход и не доход. Выдача на налог на прибыль и УСН не влияет. Проценты по займу освобождены от НДС по подпункту 15 пункта 3 статьи 149 НК РФ, счёт-фактуру на них не выставляют.

Выдача займа сотруднику: касса и расчётный счёт

Наличными из кассы

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы.
2. Нажмите Выдача — создастся документ «Выдача наличных».
3. В поле «Вид операции» выберите «Выдача займа работнику».
4. Укажите работника, сумму и счёт дебета — должен подставиться 73.01.
5. В строке «Основание» впишите номер и дату договора займа.
6. Проведите документ и распечатайте расходный кассовый ордер на подпись.

Проводка: Дт 73.01 Кт 50.01. Посмотреть её можно кнопкой ДтКт в форме документа.

Перечислением на карту

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки и создайте документ списания.
2. Подберите вид операции для выдачи займа работнику. Если в вашем релизе такого вида нет, выберите «Прочее списание» и вручную укажите счёт 73.01 и работника в субконто.
3. Получатель — физлицо, сумма, назначение платежа: «Выдача займа по договору № … от …. НДС не облагается».
4. Проведите документ после того, как деньги реально ушли по выписке.

Проценты по займу и материальная выгода

Здесь два разных вопроса: доход организации (проценты) и доход работника (материальная выгода). В 1С они отражаются разными операциями.

Начисление процентов

Если займ процентный, проценты начисляют по условиям договора — чаще ежемесячно, на последнее число месяца.

Пример расчёта. Займ 300 000 ₽ под 6% годовых, в октябре 31 день:

300 000 × 6% × 31 / 365 = 1 528,77 ₽

Проводку делают ручной операцией:

1. Операции → Операции, введённые вручную → кнопка Создать → Операция.
2. Дебет 73.01, субконто — работник.
3. Кредит 91.01, субконто — статья прочих доходов «Проценты к получению» (создайте её, если нет; вид статьи — «Проценты к получению (уплате)»).
4. Сумма — 1 528,77 ₽, содержание — «Проценты по договору займа № … за октябрь».

Если договор даёт право гасить проценты только в конце срока, начисление всё равно делают помесячно. Деньги придут позже, а доход признаётся по периодам.

Когда появляется материальная выгода

По статье 212 НК РФ у работника возникает доход в виде экономии на процентах, если ставка по займу ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ. Беспроцентный займ — частный случай: выгода считается от всей 2/3 ключевой ставки.

Ключевые параметры:

Пример. Беспроцентный займ 300 000 ₽, ключевая ставка на конец месяца — 18%, 2/3 от неё — 12%. За октябрь:

300 000 × 12% × 31 / 365 = 3 057,53 ₽ — материальная выгода
3 057,53 × 35% = 1 070 ₽ — НДФЛ (округляется до рубля)

💡 Выгоды нет, если займ выдан на покупку или строительство жилья и у работника есть право на имущественный вычет (подпункт 1 пункта 1 статьи 212 НК РФ). Чтобы применить освобождение, нужно подтверждение права на вычет — уведомление из налоговой либо данные, полученные работодателем от ФНС. Для займов 2021–2023 годов действовало общее временное освобождение матвыгоды, на текущие периоды оно не распространяется.

Как отразить матвыгоду в Бухгалтерии без ЗУП

В Бухгалтерии нет автоматического расчёта матвыгоды по займам. Порядок такой:

1. Считаете выгоду за месяц вручную или в таблице по формуле выше.
2. Регистрируете доход работника с кодом 2610 и исчисленный налог документом «Операция учёта НДФЛ» — он находится в разделе Зарплата и кадры среди документов по НДФЛ.
3. Удерживаете налог при ближайшей выплате зарплаты: ручная проводка Дт 70 Кт 68.01.

Удержать можно не больше 50% суммы выплаты (пункт 4 статьи 226 НК РФ). Если зарплаты не хватает, остаток удерживают в следующих месяцах. Не удалось удержать до конца года — сообщите об этом в налоговую и работнику до 25 февраля следующего года.

Если зарплату ведут в ЗУП 3.1, договор займа заводят там. Программа сама считает выгоду, НДФЛ и удержания, а Бухгалтерия получает проводки при синхронизации. Дублировать начисления в Бухгалтерии в этом случае не нужно.

Возврат займа сотрудником

Способ возврата выбирают по договору. В 1С у каждого свой документ.

Возврат через кассу и банк

1. Банк и касса → Кассовые документы → Поступление.
2. Вид операции «Возврат займа работником», работник, сумма.
3. Если работник платит одновременно тело займа и проценты, всю сумму можно провести одной строкой на 73.01 — проценты уже начислены на этот же счёт.

Для банковского поступления выберите вид операции возврата займа работником, а при его отсутствии — «Прочее поступление» со счётом 73.01 и работником в субконто.

Удержание из зарплаты

1. Проверьте, что в деле есть заявление работника на удержание.
2. После начисления зарплаты за месяц создайте ручную операцию: Дт 70 Кт 73.01, субконто — работник на обоих счетах.
3. Выплатите зарплату за минусом удержанной суммы.

Прощение займа

Если организация прощает долг, это доход работника. НДФЛ удерживают по общей шкале для резидентов, код дохода — 4800. По позиции контролирующих органов с прощённой суммы работнику начисляются и страховые взносы, так как прощение связано с трудовыми отношениями.

Матвыгода за период, пока займ числился, при этом всё равно считается — её никто не отменяет задним числом.

Где смотреть остатки по займам работникам

Займы проверяют теми же отчётами, что и любые расчёты.

• 📊 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту — выберите 73.01, в настройках включите детализацию по работникам. Сальдо по дебету на конец периода — долг каждого сотрудника.
• 🧾 Отчёты → Карточка счёта по 73.01 с отбором по работнику — полная история: выдача, проценты, возвраты.
• 🔍 Отчёты → Анализ субконто по виду «Работники» — покажет, на каких ещё счетах висят расчёты с этим человеком (70, 71, 73).

Если работнику выдано несколько займов, субконто «Работники» их не разделит: на счёте будет общий долг. Пропишите номер договора в поле «Содержание» каждой проводки или ведите график по договорам в отдельной таблице.

Перед увольнением сотрудника обязательно сверьте сальдо по 73.01. Если долг остаётся, договор продолжает действовать: увольнение не обязывает вернуть займ досрочно, если это не записано в договоре.

Ошибки при учёте займов работникам и как их исправить

Частые вопросы