Весь цикл расчёта зарплаты в 1С ЗУП 3.1: от табеля до проводок

Полный цикл зарплаты в 1С ЗУП 3.1 — это пять последовательных шагов: ввести отсутствия (отпуска, больничные, прогулы), начислить документом Начисление зарплаты и взносов, удержать НДФЛ и исполнительные листы, выплатить ведомостью и передать проводки в бухгалтерию. Аванс и окончательный расчёт считаются по той же схеме, разница — в периоде и наборе начислений.

Ниже — порядок действий по каждому шагу, с разделами меню «Такси», удержаниями по закону и проводками, которые сформируются в бухгалтерской базе. Расчёт зарплаты за первую половину месяца и за месяц разобран отдельно, потому что НДФЛ теперь удерживается при каждой выплате.

С чего начинается расчёт: настройки и сведения о сотрудниках

До первого начисления база должна знать, что и по каким правилам считать. Проверьте три блока.

• ⚙️ Учётная политика по зарплате. Раздел Настройка → Организации, вкладка Учётная политика и другие настройки. Здесь задаются тариф страховых взносов (обычный, пониженный для МСП, IT и т. д.) и порядок начисления аванса.
• 👥 Кадровые документы. У каждого сотрудника должен быть проведён Приём на работу с окладом (или тарифной ставкой) и графиком. Без этого начисление покажет нулевую сумму.
• 📅 Производственный календарь и графики. Раздел Настройка → Производственные календари. Норма времени берётся отсюда, поэтому календарь на текущий год должен быть заполнен.

Ввод отсутствий: отпуска, больничные, неявки

Отсутствия вводят до начисления зарплаты, иначе дни и суммы посчитаются как отработанные. Каждому виду отсутствия — свой документ.

Больничный лист в ЗУП подтягивается из СФР (бывший ФСС — фонд объединён, но суть расчёта пособия та же): по номеру ЭЛН программа запрашивает данные, рассчитывает средний заработок за два предыдущих года и делит пособие на часть работодателя (первые дни) и часть фонда.

Проверьте, что все отсутствия за месяц проведены, прежде чем нажимать «Начислить». Забытый больничный — самая частая причина пересчёта и сторно.

Для сотрудников с почасовой оплатой или суммированным учётом отработанное время берётся из документа Табель. При стандартном графике отдельный табель вводить не нужно — время считается по графику минус отсутствия.

Начисление зарплаты и взносов за месяц

Основной документ — Начисление зарплаты и взносов, раздел Зарплата. Создаёте его последним числом месяца, выбираете организацию и месяц, нажимаете Заполнить.

Что программа посчитает в одном документе:

1. Оклад и надбавки — по дням, с учётом введённых отсутствий.
2. НДФЛ — по вкладке НДФЛ, с учётом стандартных вычетов на детей.
3. Удержания — алименты и другие исполнительные листы (вкладка Удержания).
4. Страховые взносы — по единому тарифу (вкладка Взносы).

На вкладке Начисления видно построчно: оклад, премии, районный коэффициент. Если сумма по сотруднику выглядит странно, откройте расшифровку двойным щелчком — ЗУП покажет, по скольким дням и какой ставке посчитано.

Страховые взносы на вкладке Взносы считаются по единому тарифу. До предельной базы (её значение индексируется каждый год) применяется основной тариф 30%, с суммы превышения — пониженный 15,1%. Для малого и среднего бизнеса из реестра МСП часть выплаты сверх МРОТ облагается по ставке 15% — ЗУП применяет это сам, если в учётной политике выбран соответствующий вид тарифа. Отдельной строкой идут взносы на травматизм в СФР по тарифу вашего класса профриска.

Для аванса (зарплаты за первую половину месяца) используется документ Начисление за первую половину месяца. С 2023 года он тоже облагается НДФЛ, поэтому налог удерживается и с аванса, и с окончательного расчёта — двумя суммами.

Аванс и окончательный расчёт различаются набором начислений. В аванс обычно входят оклад и постоянные надбавки за первую половину месяца; разовые премии, доплаты за переработки и пособия начисляют по итогам полного месяца. Способ расчёта аванса (процент от оклада, фиксированная сумма или расчёт за фактически отработанное время) задаётся в учётной политике и в карточке сотрудника — от него зависит, что попадёт в первый документ месяца.

Как в 1С удерживается НДФЛ и считаются вычеты

НДФЛ рассчитывается автоматически на вкладке НДФЛ документа начисления. Ставка — 13% с дохода в пределах годового лимита и 15% с превышения (прогрессивная шкала применяется нарастающим итогом с начала года).

Стандартные вычеты на детей программа применяет сама, если в карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники, ссылка Налог на доходы) введено заявление на вычет. Проверьте два момента:

• 👶 количество и возраст детей — вычет на третьего и последующих больше, чем на первого;
• 💰 предельный доход — вычеты перестают применяться с месяца, когда доход с начала года превысил установленный лимит.

Дата получения дохода в виде зарплаты теперь равна дате выплаты, а не последнему дню месяца. Поэтому НДФЛ фиксируется в учёте в момент, когда вы проводите ведомость на выплату, — это важно для корректного 6-НДФЛ.

Исполнительные листы и алименты в ЗУП

Алименты и другие взыскания удерживают после НДФЛ — с суммы, оставшейся за вычетом налога. Это прямое требование закона.

Порядок настройки:

1. Введите документ Исполнительный лист (раздел Зарплата) на сотрудника.
2. Укажите способ расчёта: доля дохода (например, 1/4 на одного ребёнка, 1/3 на двух, 1/2 на трёх и более), фиксированная сумма или процент.
3. Задайте получателя и реквизиты для перечисления.

После этого удержание попадает в Начисление зарплаты и взносов на вкладку Удержания автоматически каждый месяц, пока лист действует.

Закон ограничивает общий размер удержаний: по общему правилу — не более 50% заработка после НДФЛ, а по алиментам на несовершеннолетних детей, возмещению вреда и ряду других взысканий — до 70%. ЗУП контролирует этот лимит: если удержаний несколько, программа распределит их в пределах максимума и покажет остаток к удержанию в следующем месяце.

Выплата зарплаты: ведомости в банк и в кассу

Выплата оформляется ведомостью. Документы — в разделе Выплаты.

Ведомость заполняется кнопкой Заполнить — программа подтянет сумму к выплате (начислено минус НДФЛ минус удержания). Для зарплатного проекта из ведомости формируется файл для банка: кнопка Выгрузить создаёт реестр в нужном формате.

Сроки выплаты регулирует статья 136 ТК РФ: зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, а конкретные даты (например, аванс и окончательный расчёт) закрепляются в локальном акте или трудовом договоре. Окончательный расчёт за месяц должен быть выплачен не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который он начислен. Если дата выплаты приходится на выходной или праздник, перечислить деньги нужно накануне.

Ведомость можно сформировать сразу на всех сотрудников или на отдельную группу — например, отдельно по подразделению. Если часть сотрудников получает на карты, а часть наличными, создайте две ведомости разных видов за один период: суммы к выплате не пересекутся, потому что каждый сотрудник привязан к своему способу выплаты в карточке.

В момент проведения ведомости ЗУП фиксирует удержанный НДФЛ. Срок его перечисления в бюджет зависит от периода выплаты — ориентируйтесь на действующие сроки по единому налоговому платежу и подавайте уведомление об исчисленных суммах в установленный день.

Отражение зарплаты в бухгалтерском учёте и проводки

ЗУП сам проводок не делает — он формирует данные, которые передаются в бухгалтерскую базу. Механизм — документ Отражение зарплаты в бухучёте (раздел Зарплата) плюс синхронизация с 1С:Бухгалтерией (Администрирование → Синхронизация данных).

Чтобы проводки встали на нужные счета, у подразделений и видов начислений должны быть заданы Способы отражения зарплаты в бухучёте (счёт затрат и аналитика). После этого картина в бухгалтерской базе выглядит так:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, где занят сотрудник: рабочие основного производства — 20, администрация — 26, торговля — 44. Этот выбор и задаётся способом отражения.

Перед закрытием месяца сверьте итоги отчётами из раздела Зарплата → Отчёты по зарплате. Отчёт Полный свод начислений, удержаний и выплат показывает, сошлась ли сумма «начислено минус удержано» с выплаченным. Отдельно проверяют Анализ НДФЛ — он должен совпадать с удержанным налогом и с данными для 6-НДФЛ. Расхождение здесь проще поймать до сдачи отчётности, чем после.

Статья 136 ТК РФ обязывает извещать работника о составных частях зарплаты письменно. В ЗУП для этого служит документ-отчёт Расчётные листки — его формируют за месяц и выдают сотрудникам одновременно с окончательным расчётом.

Типичные ошибки при начислении зарплаты

Ошибки почти всегда связаны с порядком действий, а не с самой программой.

• 🔴 Начислили до ввода отсутствий. Больничный или отпуск провели после Начисления зарплаты — суммы задвоились. Решение: перепровести начисление, оно пересчитается.
• 🔴 Не заполнен производственный календарь. Норма времени нулевая, оклад считается неверно. Проверьте календарь на год.
• 🔴 Вычеты на детей не применяются. Нет заявления в карточке сотрудника либо доход превысил лимит. Откройте Налог на доходы в карточке.
• 🔴 НДФЛ не сходится с ведомостью. Ведомость заполнена до пересчёта начисления. Перезаполните ведомость кнопкой Заполнить.

Частые вопросы