Оформление заявок клиентов в 1С: от создания до печати

Отдельного документа с названием «Заявка» в типовых конфигурациях 1С обычно нет — за этим словом почти всегда стоит Заказ клиента . Так его называют в 1С:Управление торговлей (УТ 11), Комплексной автоматизации и ERP. В 1С:УНФ похожий документ называется Заказ покупателя. Если вы ищете, как «оформить заявку на товар от клиента», вам нужен именно он.

Этот документ фиксирует, что и в каком количестве хочет купить клиент, резервирует под него товар на складе и служит основанием для отгрузки и счёта. Ниже — как включить заказы в базе, настроить права, создать и провести заявку, зарезервировать товар и распечатать документ для покупателя.

В какой конфигурации оформляется заявка и где её включить

Прежде чем создавать первую заявку, функциональность заказов должна быть включена в настройках. По умолчанию в некоторых базах она выключена, и раздела с заказами вы просто не увидите.

В 1С:Управление торговлей путь такой: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи. В группе «Оптовые продажи» найдите флажок использования заказов клиентов. Рядом выбирается вариант работы заказа:

• 📄 заказ как счёт — только для печати счёта, без контроля отгрузки и резерва;
• 📦 заказ со склада — резерв и отгрузка строго из наличия;
• 🚚 заказ со склада и под заказ — можно заказывать то, чего пока нет, с последующей закупкой.

Для полноценной работы с резервом и обеспечением выбирайте третий вариант. После сохранения настройки в разделе Продажи появится пункт со списком заказов клиентов.

Соответствие по конфигурациям:

Кто может создавать заявки: настройка прав доступа

Чтобы менеджер видел заказы и мог их проводить, у него должен быть подходящий профиль групп доступа. Права настраиваются в разделе НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа.

В типовой поставке за продажи отвечает профиль с ролью менеджера по продажам — он даёт право создавать, редактировать и проводить заказы клиентов. Привязка пользователя к профилю выполняется в карточке пользователя через группы доступа.

Частая ситуация: менеджер видит список заказов, но не может провести документ или закрыть заказ. Обычно дело в том, что у его профиля нет прав на изменение статуса или на складскую операцию. Не раздавайте всем профиль с полными правами — ограничивайте доступ по складам и организациям через настройки RLS в группе доступа. Иначе менеджер одного филиала увидит и сможет менять заявки всех остальных.

Если в компании несколько организаций или складов, имеет смысл завести отдельные группы доступа с ограничением по этим реквизитам. Тогда каждый видит только свои заявки.

Как создать заявку клиента: порядок действий

Когда заказы включены и права розданы, оформление самой заявки занимает пару минут.

1. Откройте Продажи → Заказы клиентов и нажмите Создать.
2. В поле клиента выберите покупателя из справочника. Если его там нет — создайте карточку прямо из поля подбора.
3. Укажите соглашение с клиентом (из него подтянутся условия: тип цен, порядок оплаты, склад). Если индивидуальных соглашений нет, подставится типовое.
4. Проверьте организацию и склад — они влияют на доступные остатки и на то, от чьего лица пойдёт продажа.
5. Перейдите к табличной части и внесите товары (об этом — ниже).
6. На закладке с условиями при необходимости задайте дату оплаты и дату отгрузки.
7. Запишите документ кнопкой Записать, затем Провести.

Если в базе включены статусы заказов, новый документ получит начальный статус (например, «К обеспечению» или «К выполнению» — зависит от настройки). Статус управляет тем, что с заявкой можно делать дальше: резервировать, отгружать, закрывать. Пока статус не переведён в рабочий, отгрузку по заявке программа не даст оформить — это защита от отгрузки несогласованного заказа.

Статусы можно и не использовать — тогда заявка сразу готова к работе после проведения. Для маленькой торговли без согласований так проще; для продаж с предоплатой и согласованием заказов статусы удобнее, потому что видно, на каком этапе каждая заявка.

Заполнение товаров: номенклатура, количество и цены

Табличная часть «Товары» — сердце заявки. Сюда вносят всё, что заказал клиент.

Добавлять позиции можно тремя способами:

• по строкам — кнопка «Добавить», затем выбор номенклатуры в каждой строке;
• через подбор — команда подбора открывает форму со списком товаров, остатками и ценами, удобно набирать корзину сразу;
• копированием — перенести строки из прошлого заказа этого же клиента.

В каждой строке заполняются номенклатура, количество, цена и ставка НДС. Цена обычно подставляется автоматически по типу цен из соглашения. Если нужно продать по другой цене, её можно поправить вручную — но тогда проверьте, не нарушает ли это установленные скидки и условия соглашения.

Откуда берётся цена, стоит понимать заранее. В соглашении с клиентом указан тип цен (например, оптовый или розничный), а сами значения хранятся в документе установки цен номенклатуры. Если в заявке у позиции цена пустая или нулевая, почти всегда причина в том, что по этому товару цена нужного типа просто не задана. Тогда либо внесите её в прайс, либо проставьте цену в строке вручную.

Несколько рабочих моментов:

• Единица измерения берётся из карточки номенклатуры. Если клиент заказывает упаковками, а учёт ведётся в штуках, следите за пересчётом — ошибка здесь искажает резерв и сумму.
• Колонка с остатком в форме подбора показывает свободный остаток, а не весь товар на складе. То, что уже в резерве под другие заявки, сюда не попадает.
• Сумму документа 1С считает сама; вручную её не правьте — корректируйте количество или цену.

Резерв и обеспечение: как закрепить товар за заявкой

Это та часть, ради которой заказы обычно и включают. Резерв не даёт продать один и тот же товар дважды.

В заявке у каждой строки есть вариант обеспечения — он задаётся командой обеспечения в командной панели таблицы товаров. От выбранного варианта зависит, что произойдёт с товаром:

Проверить, что и чем закрыто, помогает отчёт по обеспечению заказов (ищите его в списке отчётов раздела Продажи или Склад и доставка — название может отличаться по релизу). Он показывает, по каким строкам товар в резерве, что ждёт поступления, а что ещё не обеспечено.

По одной заявке не обязательно отгружать всё сразу. Если на складе есть только часть заказа, можно отгрузить то, что есть, а остаток оставить в заказе — заявка не закроется, пока все строки не будут отгружены или сняты. Так одна заявка обслуживает несколько поставок клиенту, и при этом видно, сколько ещё осталось отгрузить.

Контроль обеспеченности работает так: программа сопоставляет, сколько товара требуется по всем активным заявкам, со свободным остатком и ожидаемыми поступлениями. Если потребность выше, чем есть и ожидается, заявка попадает в разряд необеспеченных — это сигнал оформить закупку или сдвинуть срок отгрузки клиенту. Именно поэтому важно вовремя закрывать заявки, по которым отгрузка уже прошла: закрытый заказ перестаёт держать потребность.

Если склад физически не поделён, а резерв по заявкам «не сходится» с реальным наличием, причина почти всегда в непроведённых или незакрытых заказах, которые продолжают держать товар. Отчёт по обеспечению как раз и показывает такие зависшие строки.

Печать заявки и отправка документа клиенту

После проведения заявку обычно нужно отправить покупателю — как счёт на оплату или как подтверждение заказа.

Печатные формы вызываются кнопкой Печать в самом документе. Для заказа клиента доступны, как минимум:

• Счёт на оплату — чаще всего именно его ждёт клиент для оплаты;
• печатная форма заказа — перечень позиций, количества и суммы для согласования.

Чтобы отправить документ, не распечатывая его на бумаге, из меню печати можно сохранить форму в PDF или отправить по электронной почте прямо из 1С (значок отправки письма рядом с кнопкой печати). Для отправки из программы в базе должна быть настроена учётная запись почты в разделе администрирования.

Счёт на оплату, выставленный из заявки, остаётся связанным с ней: оплата по этому счёту попадёт в заказ, и программа будет видеть, что клиент оплатил. Это удобнее, чем выписывать счёт отдельным документом, не привязанным к заказу, — тогда контроль оплаты по заявке теряется.

Если клиент работает через электронный документооборот, вместо печати формируется электронный документ и уходит оператору ЭДО — но для заказа клиента это скорее исключение; по ЭДО обычно идут уже счёт-фактура и накладная на отгрузку. Отправка по ЭДО требует квалифицированной электронной подписи и настроенного обмена с оператором; простая печать и письмо на почту подписи не требуют.

Частые ошибки при оформлении заявок

Ошибки по заявкам почти всегда сводятся к нескольким повторяющимся сюжетам:

• 🔴 Документ записан, но не проведён. Резерв не встал, товар «гуляет». Всегда проводите заявку, а не просто записывайте.
• 🔴 Цена подставилась не та. Чаще всего выбрано не то соглашение или не обновился тип цен. Проверьте соглашение с клиентом до набора товаров.
• 🔴 В подборе не видно остатка. Показывается свободный остаток за вычетом чужих резервов — товар может быть на складе, но уже закреплён за другими заявками.
• 🔴 Нельзя закрыть заказ. Остались необеспеченные или неотгруженные строки, либо не хватает прав на смену статуса.
• 🔴 Резерв не соответствует наличию. Виноваты зависшие непроведённые или незакрытые заказы — найдите их через отчёт по обеспечению.

Частые вопросы