Создание и проведение заявок в программе 1С

Заявку в 1С оформляют документом «Заказ…» — в зависимости от задачи это Заказ клиента (раздел Продажи), Заказ на перемещение (раздел Склад и доставка) или Заказ на производство (раздел Производство, только в ERP и «Комплексной автоматизации»). Слово «заявка» — обиходное; в типовых конфигурациях документ почти всегда называется «Заказ».

Дальше — как выбрать нужный документ, заполнить товары и обеспечение, провести заказ и проверить его исполнение. Пути указаны для конфигураций на платформе 1С 8.3 с интерфейсом «Такси»: «Управление торговлей» 11, «Комплексная автоматизация» 2 и ERP.

Какую заявку оформлять: заказ клиента, перемещение или производство

От типа заявки зависит документ, поэтому начните с цели.

• 🛒 Клиент хочет купить товар — оформляете продажу → Заказ клиента.
• 📦 Нужно перевезти товар между своими складами — внутреннее движение → Заказ на перемещение (или сразу Перемещение товаров, если резервировать и согласовывать нечего).
• 🏭 Нужно изготовить продукцию — производственное задание → Заказ на производство (есть в ERP и «Комплексной автоматизации», в «Управлении торговлей» производства нет).

Разница не только в названии. Заказ клиента резервирует товар под покупателя и ведёт к отгрузке и оплате. Заказ на перемещение планирует движение между складами. Заказ на производство запускает выпуск по спецификации и списывает материалы.

Отдельная частая ошибка на старте — путать заявку покупателя (заказ клиента) и заявку поставщику (заказ поставщику ). Это встречные документы: первый фиксирует, что у нас хотят купить, второй — что мы хотим закупить. Они живут в разных разделах и считают резервы и потребности по-разному.

Создание заказа клиента: шаг за шагом

Самая частая заявка — заказ клиента. Порядок одинаков в УТ 11, КА 2 и ERP.

1. Откройте Продажи → Заказы клиентов (в некоторых редакциях раздел называется «CRM и продажи») и нажмите Создать.
2. В шапке выберите Клиента. Контрагент и соглашение подставятся, если они заданы в карточке партнёра; иначе укажите их вручную.
3. Проверьте Организацию и Склад — с какого юрлица и склада пойдёт отгрузка.
4. Перейдите на вкладку Товары и внесите номенклатуру (об этом — следующий раздел).
5. На вкладке Доставка или Дополнительно при необходимости укажите дату отгрузки и адрес.
6. Задайте статус заказа, если статусы включены в настройках (см. ниже), и проведите документ кнопкой Провести или Провести и закрыть.

Даты и оплата. В шапке и на вкладке с условиями задаётся желаемая дата отгрузки, а порядок оплаты (аванс, по факту, в кредит) берётся из соглашения. Эти данные потом используют отчёты: по ним видно, какие заявки просрочены и где ждут предоплату.

Одна заявка — несколько отгрузок. Заказ клиента не обязан закрываться одной отгрузкой. Можно отгружать частями: по мере отгрузки программа уменьшает остаток к отгрузке по заказу, а состояние меняется само. Поэтому не создавайте новый заказ на «остаток» — работайте с тем же документом.

Статусы заказа клиента включаются в разделе Продажи → настройки продаж. Доступно несколько режимов — от «без статусов» до полного набора с согласованием; точный список зависит от выбранной настройки, поэтому ориентируйтесь на то, что выводится в поле Статус вашей базы. Отдельно от статуса документ показывает состояние обеспечения — оно считается автоматически по остаткам и резервам.

Как заполнить товары, цены и обеспечение в заявке

Табличная часть Товары — это и есть спецификация заказа клиента: что, сколько и по какой цене.

Добавление номенклатуры. Нажмите Добавить для построчного ввода или Подобрать товары — откроется форма подбора с остатками и ценами, где удобно набирать позиции с поиском по наименованию и артикулу.

Количество и единицы. В строке указывается количество в той единице измерения, которая задана для номенклатуры. Если товар учитывается в штуках, а продаётся упаковками, проверьте, что выбрана нужная упаковка — иначе остаток и резерв посчитаются неверно.

Характеристики и серии. Для товаров с характеристиками (цвет, размер) или сериями в строке появляются дополнительные поля. Пока характеристика не выбрана, строку обычно нельзя обеспечить — остаток ведётся в разрезе характеристик.

Цены и скидки. Цена подставляется из вида цен соглашения или из назначенных цен номенклатуры. Если цена пустая или нулевая — значит, по этой позиции цена не назначена; заполните её вручную или назначьте документом «Установка цен номенклатуры». Ручные и автоматические скидки показываются отдельной колонкой и уменьшают сумму строки.

Обеспечение. Ключевая колонка заявки — действие по обеспечению (в разных редакциях называется Действие или Обеспечение). Она отвечает на вопрос, что делать с товаром:

Точный состав вариантов зависит от редакции, но смысл один: резерв удерживает остаток под покупателя, а «к обеспечению» ставит потребность в очередь на закупку или перемещение.

Заявки на перемещение и на производство

Заказ на перемещение оформляется, когда товар нужно перевезти между складами, а движение требует планирования или согласования. Откройте раздел Склад и доставка, создайте заказ на перемещение, укажите склад-отправитель, склад-получатель и товары. После фактической отгрузки на его основании вводится документ Перемещение товаров — именно он меняет остатки. Если планировать нечего, перемещение делают сразу, без заказа.

У заказа на перемещение тоже есть своё состояние: он может ждать отгрузки с одного склада и приёмки на другом. По нему удобно отслеживать товар «в пути» — остаток уже списан с первого склада, но ещё не оприходован на втором. Поэтому заказ на перемещение полезен для адресных и территориально разнесённых складов, где между отгрузкой и приёмкой проходит время.

Заказ на производство есть только в ERP и «Комплексной автоматизации» 2. Он запускает выпуск продукции и опирается на ресурсную спецификацию — отдельный справочник, где описаны материалы на входе и готовая продукция на выходе. Без заполненной спецификации заказ не рассчитает потребность в материалах.

Порядок в общих чертах:

1. В разделе Производство создайте заказ на производство.
2. Укажите выпускаемую продукцию и ресурсную спецификацию к ней.
3. Проверьте склад материалов и подразделение-изготовитель.
4. Проведите заказ — программа сформирует потребность в материалах и этапы работ.

Понятие «спецификация» в заказе клиента и в производстве — разное. В заказе клиента это просто строки товаров. В производстве — нормативный состав изделия из отдельного справочника. Не путайте их.

Заявка под закупку. Если товар под заказ клиента приходится закупать, не создавайте заказ поставщику с нуля. Позиции с действием «к обеспечению» попадают в обработку формирования заказов поставщикам (раздел Закупки), где из потребностей по заказам клиентов автоматически собирается заказ поставщику. Так закупка остаётся связанной с конкретной заявкой клиента, и товар при поступлении встаёт в резерв под неё.

Почему заявка не проводится и как это исправить

Чаще всего заказ «не проводится» не из-за ошибки программы, а из-за незаполненных обязательных данных или ограничений по кредиту и остаткам.

Если поле действия обеспечения заполнено, цены проставлены, а статус рабочий — заказ проводится и формирует резерв и потребность.

Контроль исполнения: отчёты и статусы заявок

После проведения заявку нужно довести до отгрузки или выпуска. Для этого в 1С есть два инструмента: состояние документа и отчёты по заказам.

Состояние заказа видно прямо в списке заказов клиентов — отдельная колонка показывает, что по заказу уже сделано: зарезервировано, поставлено к обеспечению, отгружено или закрыто. Это быстрый способ понять статус конкретной заявки без отчётов.

Состояние заказа проходит понятный путь: от «к обеспечению», когда товара ещё нет, через «в резерве», когда остаток закреплён, к «к отгрузке» и, наконец, «закрыт», когда всё отгружено и оплачено. Вам не нужно переключать его вручную — программа пересчитывает состояние после каждой отгрузки, оплаты и поступления товара.

Отчёты собирают картину по всем заявкам. В разделе продаж есть отчёт о состоянии выполнения заказов клиентов — он показывает, сколько заказано, отгружено и осталось отгрузить, а также долги по оплате. Через Отчёты по продажам (кнопка может называться «Отчёты» в командной панели раздела) доступны ведомости по заказам и анализ выполнения.

Что обычно проверяют по заявкам:

• 📅 Просроченные заказы — дата отгрузки прошла, а товар не отгружен.
• 📉 Дефицит под заказы — позиции со статусом «к обеспечению», которые не закрыты закупкой или перемещением.
• 💰 Долги по оплате — заказы, по которым прошла отгрузка, но нет оплаты по условиям соглашения.

Для контроля дефицита по заказам, поставленным «к обеспечению», используйте отчёты по обеспечению потребностей в разделе закупок или склада — они показывают, что нужно закупить или переместить под уже принятые заявки.

Частые вопросы