Зарплатный месяц в 1С:ЗУП 3.1 от приёма сотрудника до проводок в Бухгалтерии

Чтобы оформить зарплату в 1С:ЗУП 3.1, каждый месяц проходят одну цепочку: внести отсутствия → начислить аванс и выплатить его по ведомости → в конце месяца провести Зарплата → Начисление зарплаты и взносов → выплатить по ведомости → создать Отражение зарплаты в бухучете и передать его в Бухгалтерию. Всё, что касается кадров и графиков, настраивают один раз, до первого расчёта.

Ниже порядок такой, в каком его делает расчётчик: сначала справочники, затем время, расчёт, выплата, налоги и проводки. Сроки по Трудовому и Налоговому кодексам даны в тех разделах, где они влияют на действия в программе.

1. Кадровые данные и графики: что заполнить до первого расчёта

Программа считает зарплату только по тем сотрудникам, у которых проведён кадровый документ. Справочник «Сотрудники» сам по себе ничего не начисляет.

Организация и даты выплат

Откройте Настройка → Организации, карточку своей организации, вкладку Учетная политика и другие настройки, ссылку Бухучет и выплата зарплаты. Здесь задают:

• 📅 день выплаты зарплаты за месяц и день выплаты аванса;
• 💳 способ выплаты по умолчанию: через кассу, на карты по зарплатному проекту или на личные счета;
• 📘 способ отражения в бухучёте по умолчанию (например, «Отражение начислений по умолчанию» на 26 счёт).

Дата выплаты нужна не для красоты. По ней программа заполняет плановую дату в ведомостях и сроки перечисления НДФЛ.

Графики работы

Настройка → Графики работы сотрудников. Для пятидневки на 40 часов достаточно стандартного графика, его заполняют по производственному календарю кнопкой заполнения. Для сменного режима создают отдельный график и включают в нём суммированный учёт, если он у вас введён.

Приём на работу

Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Прием на работу. В документе важны две вкладки:

1. Главное — подразделение, должность, дата приёма, график работы.
2. Оплата труда — вид начисления (оклад, часовая или дневная ставка) и его размер. Здесь же поле Аванс: фиксированная сумма, процент от тарифа или расчёт за первую половину месяца.

Перевод, изменение оклада и смена графика — это документы Кадровый перевод или Изменение оплаты труда в том же журнале. Править оклад прямо в проведённом приёме задним числом нельзя: пересчитаются уже закрытые месяцы.

2. Отсутствия, табель и отработанное время

По умолчанию ЗУП 3.1 считает, что сотрудник отработал весь график. Табель как документ для этого не нужен. Вносить приходится только отклонения от графика.

Какие документы вносят до расчёта

Каждый такой документ сам «вырезает» дни из графика. Оклад в итоговом начислении уменьшится автоматически.

Когда всё-таки нужен табель

Зарплата → Табели пригодится, если отклонения приносят из подразделений сводной таблицей, а не по одному. Например, на производстве со сменами, где мастер сдаёт табель за весь участок. Тогда табель вносит фактические часы, и они приоритетнее графика.

Отпускные и больничные лучше проводить сразу, как пришли данные. Отпускные по статье 136 ТК РФ выплачивают не позднее чем за три дня до начала отпуска. Пособие по больничному работодатель назначает в течение 10 календарных дней с момента обращения, а выплачивает в ближайший после назначения день выплаты зарплаты.

3. Начисление аванса и зарплаты за месяц

Аванс за первую половину месяца

Если в приёме выбран аванс «Расчетом за первую половину месяца», создайте документ Выплаты → Начисление за первую половину месяца. Нажмите Заполнить, проверьте суммы и проведите.

Для фиксированного аванса или аванса процентом этот документ не нужен. Сумма сразу попадёт в ведомость с видом выплаты «Аванс».

Основное начисление

Зарплата → Начисление зарплаты и взносов → Создать. Укажите месяц начисления и подразделение, если делите расчёт по участкам. Затем Заполнить.

Документ раскладывает данные по вкладкам:

• 💰 Начисления — оклад по отработанному времени, премии, доплаты;
• ➖ Удержания — алименты, профвзносы, возмещение ущерба, если они введены отдельными документами;
• 🧾 НДФЛ — исчисленный налог по каждому сотруднику;
• 🏦 Взносы — страховые взносы и взносы на травматизм;
• 🔁 Перерасчёты — суммы за прошлые месяцы, если кто-то задним числом провёл отпуск или больничный.

Премии, которые не начисляются каждый месяц, вводят документом Премия до заполнения. Разовые доплаты — документом Разовое начисление.

Проверка перед проведением

Перед закрытием месяца сформируйте Расчетный листок по всем сотрудникам (Зарплата → Отчеты по зарплате). Смотрите на:

• 🔍 число отработанных дней у тех, кто болел или был в отпуске;
• 🔍 отрицательный долг за предприятием — это переплата;
• 🔍 сотрудников с нулевой суммой — обычно у них не проведён приём или стоит не тот график.

4. Ведомости и выплата заработной платы

Выплату в ЗУП оформляет ведомость. Её вид зависит от способа выплаты:

Все они лежат в разделе Выплаты. В шапке выберите месяц и вид выплаты: «Аванс», «Зарплата за месяц» или «Межрасчетная выплата». Кнопка Заполнить подставит суммы к выплате с учётом удержанного НДФЛ.

Сроки по Трудовому кодексу

Статья 136 ТК РФ требует платить не реже чем каждые полмесяца. Окончательный расчёт за месяц — не позднее 15 календарных дней после его окончания. Типичная схема: аванс 25-го числа, зарплата за месяц 10-го числа следующего.

• 📌 Если день выплаты выпал на выходной или праздник, платите накануне.
• 📌 При увольнении все суммы выплачивают в последний рабочий день (статья 140 ТК РФ). В ЗУП расчёт делают прямо в документе Увольнение кнопкой расчёта, затем выплачивают межрасчётной ведомостью.
• 📌 Отпускные — за три дня до отпуска, тоже межрасчётной ведомостью.

После фактической выплаты отметьте ведомость как оплаченную, а для зарплатного проекта загрузите подтверждение из банка. От даты выплаты в ведомости зависит, в какой срок попадёт удержанный НДФЛ.

5. НДФЛ и страховые взносы: что считает программа и что остаётся вам

НДФЛ

Дата получения дохода в виде зарплаты — последний день месяца (пункт 2 статьи 223 НК РФ). Удерживают налог при фактической выплате (статья 226 НК РФ). ЗУП так и делает: исчисляет НДФЛ в документе начисления, а удерживает по ведомости.

Сроки перечисления в рамках ЕНП:

Перед каждым сроком подают уведомление об исчисленных суммах налогов . В ЗУП его формируют в разделе Отчетность, справки, а данные берут из оплаченных ведомостей.

Страховые взносы

Взносы начисляются за месяц начисления дохода, а не выплаты. Единый тариф применяется в пределах предельной базы, сверх неё — пониженный. Субъекты МСП применяют свой пониженный тариф к части выплат сверх установленного порога.

Тариф организации задаётся в Настройка → Организации → Учетная политика и другие настройки → Учетная политика. Тариф на травматизм вносят там же, по уведомлению СФР (до 2023 года — ФСС). Взносы платят единым платежом до 28 числа следующего месяца.

6. Отражение зарплаты в бухгалтерском учёте

Если учёт ведётся в связке ЗУП 3.1 + Бухгалтерия 3.0, проводки в ЗУП не формируются. Там создают документ-сводку, который уходит в Бухгалтерию синхронизацией.

Шаги

1. Настройте способы отражения: Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучете. Например, отдельный способ для производственного цеха (счёт 20) и для отдела продаж (счёт 44).
2. Назначьте способы видам начислений, подразделениям или сотрудникам.
3. В конце месяца создайте Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете, нажмите Заполнить и проведите.
4. Запустите синхронизацию данных с Бухгалтерией.
5. В Бухгалтерии найдите пришедший документ в Зарплата и кадры → Отражение зарплаты в бухучете и проведите его, если он пришёл непроведённым.

Что получится в Бухгалтерии

Выплату в Бухгалтерии регистрируют отдельно: Списание с расчетного счета с видом операции «Перечисление заработной платы работникам» со ссылкой на ведомость. Для наличных — расходный кассовый ордер с видом «Выплата заработной платы по ведомостям».

Если ЗУП нет, а зарплату считают в Бухгалтерии 3.0

Табеля и полноценного учёта графиков в Бухгалтерии нет. Для штата больше нескольких человек со сменами и больничными связка с ЗУП заметно спокойнее.

7. Ошибки, которые чаще всего ломают расчёт

Ещё две ошибки, которые не видны сразу:

• ❌ Правка закрытого месяца. Отпуск, проведённый задним числом в прошлом месяце, создаёт перерасчёт. Он попадёт в текущее начисление, и в расчётном листке появится строка за прошлый период. Это нормально, удалять её не нужно.
• ❌ Разные даты выплаты в организации и ведомостях. Если вручную ставить дату в ведомость, отличную от фактической, сроки НДФЛ в уведомлении будут неверными.

8. Частые вопросы по оформлению зарплаты в 1С