Больничный в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от ЭЛН до выплаты пособия

Больничный лист в 1С оформляется одноимённым документом: в ЗУП 3.1 — Зарплата → Больничные листы, в Бухгалтерии 3.0 — Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Больничный лист. Вы указываете сотрудника, номер ЭЛН, причину и даты освобождения, а программа сама считает средний заработок, процент по стажу и сумму за первые три дня, которые платит работодатель. Остальные дни оплачивает Социальный фонд напрямую.

Чтобы расчёт сходился с первого раза, до ввода документа в базе должны быть стаж сотрудника, его заработок за два прошлых года и настроенный обмен с фондом. Без этого 1С посчитает пособие по минимуму или с неверным процентом.

Подготовка программы перед оформлением больничного

Если пропустить настройки, документ проведётся, но пособие окажется не тем. Проверьте четыре вещи.

Реквизиты организации

• 🏢 Регистрационный номер в СФР в карточке организации (Настройка → Организации в ЗУП, Главное → Организации в БП). Без него не получится обмениваться сведениями с фондом.
• 📍 Районный коэффициент, если он есть. Он влияет на минимальный размер пособия.

Стаж сотрудника

Процент оплаты больничного зависит от страхового стажа. В ЗУП стаж вносится в карточке сотрудника в разделе Трудовая деятельность (вид стажа — для расчёта больничных). При приёме на работу его заполняют по трудовой книжке или сведениям из СФР.

Стаж меньше 6 месяцев — пособие не выше МРОТ за полный месяц.

Заработок за два прошлых года

Пособие считается от выплат за два календарных года до года болезни. Если сотрудник пришёл недавно, его прошлый заработок у вас в базе отсутствует. Его вносят по справке о сумме заработка от прежнего работодателя: в ЗУП это делается прямо из документа «Больничный лист» при редактировании среднего заработка, в разделе данных от других страхователей.

Настройки учёта зарплаты в Бухгалтерии 3.0

В БП больничные доступны, только если зарплата считается в этой программе. Откройте Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты и проверьте:

1. Порядок учёта зарплаты — «В этой программе».
2. Включён флажок учёта больничных, отпусков и исполнительных документов.

Если флажка нет, документа «Больничный лист» в списке создания тоже не будет.

Как создать документ «Больничный лист» в 1С

В ЗУП 3.1

1. Откройте Зарплата → Больничные листы и нажмите Создать.
2. Выберите сотрудника и месяц начисления — месяц, в зарплату которого попадёт пособие за счёт работодателя.
3. Введите номер листка нетрудоспособности (12 цифр ЭЛН). Если обмен с СФР настроен, данные подтянутся по номеру — об этом в следующем разделе.
4. Укажите причину нетрудоспособности. Самые частые коды: 01 — заболевание, 02 — травма, 09 — уход за больным членом семьи, 05 — отпуск по беременности и родам.
5. Заполните период освобождения от работы: «с» и «по» из листка.
6. Если это продолжение предыдущего листка, установите признак продолжения и выберите первичный больничный. Тогда три дня за счёт работодателя не начислятся повторно.
7. Проверьте процент оплаты и средний заработок — программа подставит их сама.
8. Укажите, как выплачивать: вместе с зарплатой или в межрасчётный период.
9. Нажмите Провести и закрыть.

После проведения в документе видны две строки: пособие за счёт работодателя (первые 3 дня) и дни, оплачиваемые СФР. Вторые в ЗУП не начисляются к выплате — только регистрируются.

В Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Зарплата и кадры → Все начисления.
2. Нажмите Создать → Больничный лист.
3. Заполните сотрудника, причину, период и номер листка.
4. Проверьте средний заработок и процент стажа — в БП они тоже рассчитываются автоматически.
5. Проведите документ.

Пособие попадёт в документ «Начисление зарплаты» за месяц, указанный в больничном. Проводки сформируются при начислении зарплаты:

Пособие за дни, которые оплачивает СФР, в бухучёте работодателя не отражается. Деньги приходят сотруднику напрямую из фонда.

Электронный больничный (ЭЛН) и обмен с СФР

Бумажные листки сейчас — исключение. Почти всегда врач открывает ЭЛН, а работодатель получает о нём уведомление через систему социального электронного документооборота (СЭДО).

Что нужно для работы с ЭЛН в 1С

• 🔐 Подключённый сервис 1С-Отчётность или другой способ обмена с СФР из программы.
• 🖊 Действующая электронная подпись руководителя или уполномоченного лица.
• 🔢 Заполненные СНИЛС сотрудников — по ним фонд сопоставляет листки.

Как получить данные ЭЛН

1. Сотрудник сообщает номер листка — или вы видите уведомление об открытом ЭЛН во входящих сообщениях СФР в программе.
2. В документе «Больничный лист» введите номер и запросите данные у фонда.
3. Программа заполнит даты, причину, сведения о враче и режим. Сверьте их с тем, что сказал сотрудник.
4. Если листок ещё открыт, дождитесь закрытия: окончательная дата появится, когда врач выпишет человека.

Ответ на запрос фонда

После закрытия ЭЛН СФР присылает работодателю запрос сведений о застрахованном лице: стаж, данные для расчёта, реквизиты выплаты. На него нужно ответить в течение 3 рабочих дней.

В 1С ответ формируется из входящего запроса: программа заполняет его данными из базы, вы проверяете и отправляете. Если сведения не ушли вовремя, сотрудник получит пособие позже — и придёт с вопросами к вам.

Как 1С считает пособие по больничному

Программа повторяет формулу из закона № 255-ФЗ. Понимать её стоит, чтобы проверить цифры, а не принимать на веру.

Формула

1. Заработок за 2 года. Берутся выплаты, облагаемые взносами, за каждый год — но не больше предельной базы этого года.
2. Средний дневной заработок = сумма за 2 года ÷ 730.
3. Минимум. Если результат меньше МРОТ × 24 ÷ 730, берётся минимальное значение (с районным коэффициентом, если он есть).
4. Процент по стажу — 60, 80 или 100.
5. Пособие = дневной заработок × процент × число дней.

Пример

Сотрудник болел 7 календарных дней в 2026 году. Заработок: 900 000 ₽ за 2024 год и 1 000 000 ₽ за 2025 год — оба ниже предельной базы. Стаж 6 лет, значит 80%.

• Средний дневной заработок: 1 900 000 ÷ 730 = 2 602,74 ₽.
• Дневное пособие: 2 602,74 × 80% = 2 082,19 ₽.
• За счёт работодателя (3 дня): 2 082,19 × 3 = 6 246,57 ₽.
• За счёт СФР (4 дня): 2 082,19 × 4 = 8 328,76 ₽.
• Всего: 14 575,33 ₽.

В 1С по документу начислится 6 246,57 ₽, из них удержится НДФЛ. 8 328,76 ₽ перечислит фонд.

Замена лет

Если в одном или обоих расчётных годах сотрудница была в декрете или отпуске по уходу за ребёнком, по её заявлению годы заменяют более ранними — когда это увеличивает пособие. В ЗУП это делается в форме редактирования среднего заработка: выбираете годы для замены, программа пересчитывает.

Что считается по-другому

• 👶 Уход за ребёнком — СФР платит с первого дня, у работодателя начислений нет.
• 🤰 Беременность и роды — 100% среднего заработка независимо от стажа, полностью за счёт СФР, НДФЛ не удерживается.
• 🏭 Травма на производстве — 100% среднего, тоже за счёт фонда.

Отчётность и проверка начисленных больничных

Отдельной формы «отчёт по больничным» у работодателя больше нет: расчёты с фондом идут через запросы и ответы. Но пособие участвует в других отчётах, и их стоит сверить.

Страховые взносы на пособие не начисляются, поэтому в РСВ эта сумма идёт как необлагаемая.

Обмен данными по больничным между программами

ЗУП и Бухгалтерия

Если зарплата считается в ЗУП, а бухучёт — в БП, больничный оформляют только в ЗУП. В Бухгалтерию он уходит в составе документа «Отражение зарплаты в бухучёте» после синхронизации данных. Создавать больничный ещё раз в БП не нужно — получится задвоение.

Проверьте в ЗУП способ отражения для начисления по больничному: от него зависит, на 20, 26 или 44 счёт уйдёт расход.

1С и СФР

Через СЭДО в программу приходят:

• уведомления об открытии, продлении и закрытии ЭЛН;
• запросы сведений для назначения пособия;
• извещения о назначенных и выплаченных фондом суммах.

Исходящие — ответы на запросы и сведения о застрахованных лицах. Всё это видно в истории обмена, и при споре с фондом проще поднять переписку.

Как ускорить оформление больничных

Когда в штате больше 20–30 человек, ручной ввод начинает отнимать время. Что помогает:

• ⚡ Документ из уведомления. Пришло сообщение об ЭЛН — создайте больничный прямо из него, данные заполнятся без ручного ввода.
• 🔁 Продолжение одной кнопкой. Для продлённого листка выбирайте первичный документ — программа сама подставит средний заработок и не начислит дни работодателя повторно.
• 📋 Сведения о заработке при приёме. Вносите справку от прежнего работодателя сразу, а не при первом больничном.
• 👥 Права для кадровика. Если больничные вводит кадровик, а расчёт проверяет бухгалтер, разделите права: одному — ввод, другому — проведение.
• 📅 Регулярная проверка входящих. Раз в день смотрите входящие сообщения СФР, чтобы уложиться в 3 рабочих дня на ответ.

Частые ошибки при оформлении больничного листа в 1С

Частые вопросы