Доверенность на получение ТМЦ в 1С:Бухгалтерии 8.3: от справочников до печати М-2

Доверенность в 1С:Бухгалтерии 8.3 оформляют одноимённым документом: раздел Покупки → Доверенности, кнопка Создать. В нём указывают сотрудника-получателя, поставщика, срок действия и список ценностей, а затем печатают форму М-2 или М-2а через меню Печать. Быстрее всего создать доверенность прямо из счёта поставщика командой Создать на основании — табличная часть заполнится сама.

Документ не формирует проводок и не влияет на остатки. Это бланк с регистрацией в базе: номер, дата, кому и на что выдана доверенность. Зато правильно оформленный бланк избавляет от споров на складе поставщика, а журнал в 1С показывает, какие доверенности ещё не вернулись.

Что подготовить в 1С перед оформлением доверенности

Документ берёт почти все данные из справочников. Если они пустые, бланк распечатается с дырами, и кладовщик поставщика его не примет.

Данные организации

Откройте Главное → Организации и проверьте карточку своей фирмы:

• 🏢 полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес;
• 🏦 основной банковский счёт — он попадает в строку «Счёт №… в банке…»;
• ✍️ ответственные лица: руководитель и главный бухгалтер. Их подписи и расшифровки печатаются внизу бланка.

Ответственных лиц задают по ссылке в карточке организации, в блоке подписей. Указывается дата, с которой человек занимает должность, — для доверенности задним числом это важно.

Физическое лицо-получатель

Доверенность выдают физлицу. В Бухгалтерии оно выбирается из справочника Физические лица (Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Физические лица, либо через карточку сотрудника).

В карточке физлица обязательно заполните документ, удостоверяющий личность: вид, серию, номер, кем и когда выдан. Эти данные печатаются в бланке М-2. Без них строка паспорта останется пустой, и вписывать её придётся от руки.

Поставщик и основание

Поставщик выбирается из справочника Контрагенты. Проверьте у него ИНН и полное наименование — именно оно пойдёт в строку «На получение от…».

Основанием обычно служит договор или счёт. Если счёт поставщика уже введён в 1С документом Счёт от поставщика, лучше оформлять доверенность от него: номенклатура и количество перенесутся автоматически.

Создаём документ «Доверенность» в Бухгалтерии 8.3

Есть два способа создать доверенность. Результат одинаковый, разница — в объёме ручного ввода.

Заполнение шапки

1. Откройте Покупки → Доверенности и нажмите Создать.
2. Номер программа присвоит при записи. Нумерация сквозная внутри организации и года. Менять номер вручную можно, но тогда следите, чтобы не было дублей.
3. Дата — день выдачи доверенности.
4. Действительна по (поле срока действия) — последний день, когда сотрудник может получить ценности по этой доверенности.
5. Организация — если в базе их несколько.
6. Физическое лицо — кому выдаётся доверенность.
7. Контрагент — поставщик, у которого будут получены ценности.
8. Банковский счёт организации — подставится основной, при необходимости выберите другой.
9. Документ (основание) — договор, счёт или накладная, по которым получаете товар. Можно ввести текстом, например «Счёт № 418 от 14.10».

Как выбрать срок

Практичное правило: срок = ожидаемая дата отгрузки + 3–5 дней на задержки. Для ежемесячной закупки у одного поставщика выписывают доверенность на месяц, но тогда в списке ценностей пишут обобщённо, например «канцелярские товары согласно счетам».

Форма М-2 или М-2а: какую распечатать

В меню Печать документа доступны две унифицированные формы. Обе утверждены постановлением Госкомстата № 71а. С 2013 года унифицированные формы первичных документов не обязательны, но М-2 и М-2а по-прежнему используют почти все: поставщики к ним привыкли.

Форму выбирайте один раз и закрепите в учётной политике или приказе. Смешивать можно, но тогда в журнале будет путаница: одни доверенности учтены корешками, другие — записями.

Журнал выданных доверенностей

Сам список Покупки → Доверенности в 1С фактически и есть электронный журнал: номер, дата, кому выдана, срок, контрагент. Отборы по физлицу и периоду помогают быстро найти, кто сейчас держит открытую доверенность.

Если в организации принято вести бумажный журнал М-2а, распечатайте список через Ещё → Вывести список и сохраните его в табличном виде. Колонки настраиваются там же.

Список ценностей в доверенности: как заполнить табличную часть

В табличной части перечисляют, что именно сотрудник имеет право получить. Это главное содержание доверенности: кладовщик поставщика сверяет накладную именно с этим перечнем.

Номенклатура из справочника или текстом

Для каждой строки укажите:

• 📦 Номенклатуру — выберите из справочника. Если позиции в справочнике нет, а заводить её ради одной доверенности не хочется, используйте колонку с произвольным наименованием — туда пишут текст.
• 📏 Единицу измерения — шт, кг, упак. Подставляется из карточки номенклатуры.
• 🔢 Количество — цифрами. В печатной форме 1С сама выведет количество прописью.

Цену и сумму в доверенности не пишут. Бланк подтверждает полномочия на получение, а не стоимость.

Как не промахнуться с перечнем

• ✅ Пишите названия так, как они будут в накладной поставщика. «Бумага А4» и «Бумага офисная SvetoCopy A4» для кладовщика — разные вещи.
• ✅ Количество ставьте не меньше заказанного. Если поставщик допускает недовоз и довоз, указывайте точное количество из счёта.
• ✅ Пустые строки удалите. Иначе после последней позиции останется место, куда можно дописать что угодно.

Если позиций больше, чем помещается на лицевой стороне, 1С выводит продолжение таблицы на обороте или на следующем листе. Печатайте двусторонне или скрепляйте листы.

Подпись, печать и выдача доверенности сотруднику

После заполнения сохраните документ и откройте Печать → Доверенность (М-2) или (М-2а). Перед печатью посмотрите превью: паспорт, срок, поставщик, перечень.

Кто подписывает

1. Сотрудник ставит образец своей подписи в специальной графе. Это делается в бухгалтерии, при выдаче бланка, а не на складе.
2. Руководитель организации подписывает доверенность. По ГК РФ доверенность от имени юрлица выдаётся за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного учредительными документами.
3. Главный бухгалтер подписывает, если так принято в организации или если этого требует форма. На бланке М-2 строка для его подписи есть.
4. Печать — по ГК РФ на доверенности юрлица она не обязательна. Но если печать у организации есть и прописана в уставе или локальном акте, поставщик вправе её ожидать. Проще поставить.

Не подписывайте пустые бланки «про запас». Подписанная доверенность без перечня ценностей — это возможность получить на имя организации что угодно.

Выдача и учёт

• 🗂️ Для М-2 оторвите корешок и подшейте его в отдельную папку.
• 🧾 Для М-2а сделайте запись в журнале выданных доверенностей и возьмите подпись сотрудника в журнале.
• 📅 Сотрудник обязан отчитаться по доверенности: сдать накладные на полученные ценности. Обычно сроком считают следующий день после получения или после окончания срока действия.

Что происходит у поставщика

Кладовщик поставщика сверяет паспорт получателя, перечень и срок. После отпуска товара доверенность остаётся у поставщика и подшивается к его экземпляру накладной. Номер и дату доверенности поставщик вписывает в свою товарную накладную или УПД.

Поэтому, когда вы вводите в 1С поступление по такой накладной, номер доверенности в документе поставщика должен совпасть с номером в журнале. Если не совпадает — это повод разобраться до того, как ценности будут оприходованы.

Отмена, аннулирование и неиспользованные доверенности

Доверенность отозвали до использования

Организация вправе в любой момент отменить выданную доверенность (ст. 188 ГК РФ). Порядок такой:

1. Издайте распоряжение или письмо об отмене за подписью руководителя.
2. Известите поставщика, к которому выдана доверенность. Пока он не знает об отмене, отпуск товара по ней будет считаться правомерным (ст. 189 ГК РФ).
3. Заберите бланк у сотрудника, если он на руках.
4. В бумажном журнале или на корешке сделайте отметку «аннулирована» с датой.

В 1С документ не удаляйте. Добавьте пометку в поле Комментарий: «Отменена распоряжением № 12 от 20.10, бланк возвращён». Так номер останется занятым, и в нумерации не появится дыры, которую придётся объяснять при проверке.

Срок истёк, а товар не получили

Неиспользованный бланк сотрудник возвращает в бухгалтерию. Его перечёркивают, пишут «Не использована» и подшивают к корешку или к журналу. В 1С — тот же комментарий в документе.

Ошибка в выписанной доверенности

Если ошибка обнаружена до выдачи сотруднику:

• 🛠️ поправьте документ в 1С и распечатайте заново, испорченный бланк уничтожьте;
• 🛠️ если бланк уже подписан руководителем, перечеркните его, отметьте «Испорчен» и подшейте, а новый оформите под новым номером.

Исправлять доверенность от руки после подписания не стоит: поставщик вправе не принять бланк с исправлениями.

Типичные ошибки при оформлении доверенности в 1С

Ещё одна частая ситуация — доверенность выписана на сотрудника, который ещё не принят, например на водителя по договору подряда. Это допустимо: доверенность выдают любому физлицу, не обязательно работнику. Главное, чтобы он был в справочнике Физические лица с паспортом.

Частые вопросы