Командировка сотрудника в связке ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от приказа до списания расходов

Командировка в 1С оформляется в двух программах. В ЗУП 3.1 — кадровая часть: документ Командировка в разделе Зарплата, приказ по форме Т-9 и оплата дней поездки по среднему заработку. В Бухгалтерии 3.0 — деньги: выдача аванса на счёт 71.01, авансовый отчёт по возвращении и списание расходов на затраты.

Типичная ситуация: менеджер едет в Казань на четыре дня, бухгалтер выдаёт 30 000 ₽ на билеты, гостиницу и суточные, а через неделю получает пачку чеков. Если на каком-то шаге документ не создан или не связан с предыдущим, на счёте 71 зависает остаток, а табель показывает рабочие дни вместо командировки. Порядок ниже — для связки ЗУП 3.1 + БП 3.0 с синхронизацией.

1. Приказ о командировке: документ «Командировка» в ЗУП 3.1

Кадровое оформление начинается с документа, который одновременно даёт приказ, отметку в табеле и начисление среднего заработка.

1. Откройте Зарплата → Командировки и нажмите Создать.
2. Укажите организацию, сотрудника и месяц начисления.
3. Заполните период: дату начала и дату окончания поездки. День отъезда и день приезда входят в срок командировки — так установлено Положением № 749.
4. На вкладке с основной информацией укажите место назначения, цель поездки и основание (служебная записка, договор с контрагентом).
5. Проверьте вид начисления — по умолчанию подставляется оплата командировки по среднему заработку.
6. Нажмите Рассчитать, если сумма не пересчиталась автоматически, затем Провести.

Печатная форма приказа Т-9 открывается через меню Печать проведённого документа. Если едут несколько человек, удобнее один приказ Т-9а — его можно оформить по шаблону организации, программа хранит командировки по каждому сотруднику отдельно.

Что сделает документ после проведения

• 📅 В табеле дни поездки получат буквенный код «К» вместо «Я».
• 💰 В расчёт зарплаты за месяц попадёт начисление по среднему заработку вместо оклада за эти дни.
• 🔁 Если поездка переходит через границу месяцев, ЗУП разнесёт средний заработок по месяцам сам.

Создавайте командировку до расчёта зарплаты за месяц. Если зарплата уже начислена, ЗУП зарегистрирует перерасчёт, и его нужно будет провести следующим документом начисления.

2. Средний заработок за дни командировки и суточные

Это два разных вида выплат, и в 1С они живут в разных местах. Путаница здесь — главная причина ошибок в НДФЛ.

Как ЗУП считает средний заработок

Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала поездки. В документе есть ссылка на расшифровку среднего: там видно, какие начисления и отработанные дни взяты в расчёт. Если сотрудник недавно перешёл из другой организации или в базе нет начислений за прошлые месяцы, введите данные вручную в окне редактирования среднего заработка. Иначе ЗУП посчитает средний от оклада.

Если по графику сотрудник получает больше, чем средний (премия за месяц, высокий оклад при низком прошлом заработке), средний заработок всё равно выплачивается — так работает ст. 167 ТК РФ. Доплату до оклада можно предусмотреть локальным актом, тогда в ЗУП для неё нужен отдельный вид начисления.

Нормы суточных для НДФЛ и взносов

Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные:

• 🇷🇺 до 700 ₽ за каждый день поездки по России;
• 🌍 до 2 500 ₽ за каждый день заграничной командировки.

Размер суточных компания устанавливает сама в положении о командировках. Платить можно больше нормы, но с превышения удерживается НДФЛ и начисляются взносы.

Пример. Компания платит 1 000 ₽ в сутки, поездка по России — 4 дня. Суточные: 1 000 × 4 = 4 000 ₽. Норма: 700 × 4 = 2 800 ₽. Облагаемая часть: 4 000 − 2 800 = 1 200 ₽. НДФЛ 13 %: 156 ₽.

Облагаемую часть оформляют начислением в ЗУП (там ведётся НДФЛ и взносы при связке программ) с кодом дохода, принятым в вашей учётной политике для сверхнормативных суточных. Сумму и даты берите из утверждённого авансового отчёта.

3. Выдача аванса под отчёт в БП 3.0

Деньги на поездку выдают до отъезда. Сумму рассчитывают по смете: проезд, проживание, суточные, прочие расходы.

Из кассы

1. Откройте Банк и касса → Касса → Кассовые документы.
2. Нажмите Выдача. Выберите вид операции Выдача подотчетному лицу.
3. Укажите сотрудника, сумму, в поле основания — номер и дату приказа.
4. Проведите документ. Проводка: Дт 71.01 Кт 50.01.

На карту сотрудника

1. Откройте Банк и касса → Банк → Банковские выписки.
2. Создайте Списание, вид операции Перечисление подотчетному лицу.
3. Проводка после проведения: Дт 71.01 Кт 51.

В назначении платежа для банка укажите, что это подотчётные суммы на командировочные расходы, а не зарплата. Иначе банк, а затем и налоговая могут принять перевод за доход сотрудника.

4. Авансовый отчёт после возвращения

Сотрудник отчитывается в течение трёх рабочих дней после возвращения (п. 26 Положения № 749). Бухгалтер вводит отчёт в Банк и касса → Касса → Авансовые отчеты.

Порядок заполнения по вкладкам

1. Шапка. Организация, подотчётное лицо, дата. В поле назначения укажите поездку, например «Командировка в Казань 14.10–17.10».
2. Авансы. Выберите документ выдачи — РКО или банковское списание. Без этой связи программа не поймёт, какой аванс закрывается.
3. Прочее. Сюда вносят билеты, гостиницу, суточные и такси. В каждой строке: документ (билет, счёт отеля), сумма, счёт затрат, статья затрат, подразделение.
4. НДС. Если в билете или счёте гостиницы выделен НДС и есть основания для вычета, укажите ставку и сумму, отметьте наличие счёта-фактуры или БСО. Налог встанет на 19-й счёт.
5. Оплата. Заполняют только если сотрудник за свои деньги оплатил поставщику — тогда закрывается расчёт по счёту 60.

Суточные вводите отдельной строкой без НДС, документом-подтверждением служит приказ.

Перерасход и остаток

После проведения сравните итог отчёта с выданной суммой:

• ➕ Перерасход. Сотрудник потратил больше. Компания доплачивает разницу документом Выдача с видом Выдача подотчетному лицу: Дт 71.01 Кт 50.01.
• ➖ Остаток. Сотрудник потратил меньше. Он сдаёт деньги в кассу: документ Поступление, вид Возврат от подотчетного лица, проводка Дт 50.01 Кт 71.01.

Если сотрудник не вернул остаток, его можно удержать из зарплаты. По ст. 137 ТК РФ решение принимают не позднее месяца со дня окончания срока для возврата аванса, и сотрудник не должен оспаривать сумму. В ЗУП это оформляется отдельным удержанием.

5. Как списываются командировочные затраты: проводки

Счёт затрат зависит от того, чем занимается сотрудник и зачем ехал.

Для налога на прибыль командировочные расходы относятся к прочим расходам по подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Суточные в налоговом учёте принимаются в размере, установленном локальным актом, — норма 700/2 500 ₽ касается только НДФЛ и взносов.

Как средний заработок попадает в бухгалтерию

В ЗУП после начисления зарплаты создайте документ Отражение зарплаты в бухучете (раздел Зарплата). Синхронизация передаст его в БП, где по нему сформируются проводки по счёту 70 и счетам затрат. Способ отражения берётся из настроек начисления или сотрудника, поэтому для командированных можно задать отдельный счёт.

6. Как проверить расчёты с подотчётными лицами

Проверку стоит делать перед закрытием месяца. Три отчёта закрывают почти все вопросы:

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71.01 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету). Включите группировку по работникам. Конечное сальдо по дебету — кто не отчитался или не вернул остаток. Сальдо по кредиту — кому компания должна перерасход.
2. Карточка счёта 71.01 с отбором по сотруднику. Показывает цепочку: выдача → авансовый отчёт → возврат. Удобно, когда сотрудник ездил несколько раз за месяц.
3. Анализ счёта 26 или 44 с отбором по статье затрат «Командировочные расходы». Видно, во что обходятся поездки по подразделениям.

В ЗУП проверьте табель учёта рабочего времени (форма Т-13 среди отчётов раздела Зарплата): дни поездки должны стоять с кодом «К». Расчётный листок сотрудника покажет начисление по среднему заработку и, если было, удержание НДФЛ со сверхнормативных суточных.

7. Ошибки при оформлении командировки и как их исправить

Ниже ошибки, которые встречаются при разборе подотчётных сумм и среднего заработка.

Командировка пересекается с отпуском или больничным

ЗУП не даст провести командировку на даты, где у сотрудника уже есть отпуск или больничный — появится сообщение о пересечении периодов. Решение: если сотрудник заболел в поездке, сократите период командировки до дня перед больничным, а затем введите больничный лист. Если командировку перенесли — исправьте даты в отпуске или командировке, а не создавайте второй документ.

Средний заработок получился меньше оклада и сотрудник недоволен

Проверьте расчётный период. Частые причины: не введены начисления за прошлые месяцы при переносе базы, в периоде много дней больничного, премии не попадают в средний из-за настройки вида премии. Последнее правится в карточке вида расчёта — флажок участия в расчёте среднего.

На 71.01 висит остаток, хотя сотрудник отчитался

Почти всегда — не заполнена вкладка Авансы в авансовом отчёте или выбран не тот документ выдачи. Откройте отчёт, укажите правильный РКО или списание, перепроведите. После этого обновите ОСВ.

Суточные сверх нормы не обложены НДФЛ

Авансовый отчёт в БП сам НДФЛ не начисляет. Если суточные выше 700 ₽ или 2 500 ₽, нужно отдельное начисление в программе, где ведётся расчёт налога. Без него в 6-НДФЛ будет недостача дохода.

Однодневная поездка оформлена с суточными

По однодневным поездкам по России суточные не выплачиваются (п. 11 Положения № 749). Компания может компенсировать дополнительные расходы, но назовите выплату по-другому и проверьте налогообложение с учётом положения о командировках.