Возврат товара от покупателя и поставщику: какие документы создать в 1С

Возврат в 1С оформляют отдельным документом, созданным на основании исходной продажи или поступления: Возврат товаров от клиента / Возврат товаров поставщику в УТ 11, Возврат товаров от покупателя / Возврат товаров поставщику в Бухгалтерии 3.0. В рознице, пока смена открыта, достаточно чека на возврат в РМК. Исходную реализацию при этом не трогают.

Самая частая ошибка — «оформить возврат» правкой или удалением исходной реализации. Так ломаются уже сданная отчётность, книга продаж и сверка с контрагентом. Отгрузка была — значит, в базе должны остаться оба факта: и продажа, и возврат.

Какой документ нужен: разбираем сценарий возврата

Прежде чем создавать документ, ответьте на три вопроса. Кто возвращает — покупатель или вы поставщику? Был ли товар принят к учёту получателем? Это розница с кассой или безнал по договору?

От ответов зависит не только документ, но и НДС, и то, какие бумаги понадобятся контрагенту.

Где искать документы в типовых конфигурациях:

В обеих конфигурациях быстрее не искать журнал, а открыть исходный документ и нажать Создать на основании. Так связь с продажей или закупкой установится автоматически.

Возврат товаров поставщику: порядок действий в 1С

Типичные причины: брак, обнаруженный после приёмки, излишки, неходовой товар по договорённости с поставщиком. Пока поставщик не согласился принять товар, документ лучше не проводить.

В УТ 11

1. Откройте документ поступления, по которому пришёл товар.
2. Нажмите Создать на основании и выберите Возврат товаров поставщику.
3. Проверьте склад: товар должен физически числиться на складе, с которого вы его отдаёте.
4. Удалите строки, которые не возвращаете, и поправьте количество.
5. Проверьте цены: они должны совпадать с ценами поступления, иначе сумма возврата и долг поставщика разойдутся.
6. Проведите документ и распечатайте накладную для передачи товара.

Если на складе включён ордерный учёт, сам факт отгрузки фиксирует кладовщик расходным ордером. До этого товар со склада не уходит, даже если возврат проведён.

В Бухгалтерии 3.0

1. Откройте поступление (Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)).
2. Создать на основании → Возврат товаров поставщику.
3. Проверьте счёт учёта товара и счёт расчётов с поставщиком — они подтягиваются из поступления.
4. Проведите документ.

Документ уменьшает остаток товара и долг перед поставщиком. Если поставщик уже получил оплату, по счёту расчётов образуется его задолженность перед вами.

Возврат от покупателя по накладной: опт и безнал

Здесь логика зеркальная. Товар возвращается на ваш склад, выручка и себестоимость продажи уменьшаются, долг покупателя тоже.

В УТ 11

1. Найдите реализацию: Продажи → Документы продажи.
2. Создать на основании → Возврат товаров от клиента.
3. Укажите склад, на который принимается товар. Брак удобно принимать на отдельный склад, чтобы не продать его повторно.
4. Оставьте только возвращаемые строки и количество.
5. Проведите документ.

Если в организации включены заявки на возврат, сначала оформляют заявку на возврат товаров от клиента. Она фиксирует, что и почему покупатель хочет вернуть, и что ему положено взамен: деньги или другой товар. Сам возврат создаётся уже на её основании.

В Бухгалтерии 3.0

1. Откройте реализацию (Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)).
2. Создать на основании → Возврат товаров от покупателя.
3. Проверьте счета учёта и количество.
4. Проведите документ.

При возврате в периоде продажи программа формирует сторно выручки, НДС и себестоимости:

Если товар возвращают в следующем году после продажи, результат прошлого года уже закрыт. Здесь стоит заранее согласовать с главным бухгалтером, как отражать возврат, и сверить проводки документа с учётной политикой.

Возврат товара в рознице: чек на возврат и закрытая смена

В рознице все решает одно: закрыта ли кассовая смена, в которой пробили продажу.

Смена открыта

1. В РМК откройте режим возврата.
2. Найдите чек продажи по номеру или отсканируйте товар.
3. Отметьте возвращаемые позиции.
4. Выберите форму возврата денег: наличными из кассы или на карту через платёжный терминал.
5. Пробейте чек. Касса передаст его с признаком расчёта «возврат прихода».

Деньги возвращают тем же способом, каким покупатель платил. Оплатил картой — возврат идёт на карту через терминал, а не наличными из кассы.

Смена уже закрыта

После закрытия смены продажа уже вошла в отчёт о розничных продажах. В УТ 11 возврат оформляют документом Возврат товаров от клиента с операцией возврата от розничного покупателя, а деньги выдают отдельным кассовым документом с чеком возврата.

Практика, которую стоит закрепить в регламенте магазина:

• 📝 письменное заявление покупателя с ФИО, причиной и суммой;
• 🧾 копия или номер чека продажи;
• 🪪 при возврате наличными — паспортные данные покупателя в заявлении;
• 📦 отметка, на какой склад принят товар: годный или брак.

Покупатель-физлицо возвращает товар по Закону о защите прав потребителей. Товар надлежащего качества по общему правилу можно обменять или вернуть в течение 14 дней, если он не входит в перечень невозвратных. Брак — по правилам статьи 18 того же закона.

Возврат денег и закрытие взаиморасчётов

Документ возврата товара сам по себе деньги не двигает. Он только меняет долг. Дальше вариантов три.

После проведения проверьте сальдо по контрагенту. В БП — Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 или 60 с отбором по контрагенту. В УТ — отчёт о состоянии расчётов с клиентами или поставщиками. Если остаток не нулевой и это не договорённость об авансе, ищите разницу в ценах возврата.

Когда вместо возврата нужна корректировка реализации

Корректировка реализации — отдельный документ. Её путают с возвратом, а ведут они себя по-разному.

Возврат — товар физически вернулся на склад. Остатки растут.

Корректировка — товар остался у покупателя, но изменились условия: цена снижена, выдана ретро-скидка, количество при отгрузке указали неверно по согласию сторон. Остатки либо не меняются, либо меняются только при исправлении количества.

Типичные случаи для корректировки:

• 💸 скидка после отгрузки за объём закупок;
• 🔢 по согласию сторон уменьшили количество в уже принятой отгрузке;
• 🏷️ ошиблись в цене, а документ уже в отчётности.

Если ошибка в реализации найдена до того, как она попала в декларацию и к покупателю, проще исправить сам документ. Если декларация сдана или покупатель уже принял документы — только корректировка, иначе расхождение всплывёт при сверке НДС.

Документы и НДС: что выдать покупателю и что получить от поставщика

Возврат товара, который покупатель уже принял к учёту, оформляется со стороны продавца корректировочным счётом-фактурой. Это правило пункта 5.2 статьи 169 и пункта 13 статьи 171 НК РФ. Продавец по нему принимает к вычету НДС с возвращённой стоимости, а покупатель восстанавливает ранее принятый вычет.

Что печатается и передаётся:

В документах возврата в 1С печатные формы открываются кнопкой Печать. Корректировочный счёт-фактуру выписывают из формы документа возврата или на его основании. Не забудьте его зарегистрировать, иначе вычет в книгу покупок не попадёт.

Если работаете через ЭДО, вместо бумажной пары «корректировочный счёт-фактура + накладная» удобно отправить УКД. Счёт-фактуру подписывают квалифицированной электронной подписью.

Ошибки при оформлении возврата и как их исправить

Не удаляйте и не распроводите реализацию прошлого периода ради возврата. Даже если программа разрешает, сдвинутся сданные декларации, а покупатель увидит другие данные при сверке.

Ещё одна неочевидная проблема — брак, принятый на основной склад. Через неделю его продают повторно. Отдельный склад для брака или карантина решает это без дополнительных настроек.

Частые вопросы о возврате товаров в 1С