Онлайн-касса в 1С 8.3 от подключения ККТ до Z-отчёта

Чтобы оформить кассу в 1С 8.3, нужно пройти четыре шага: включить розничные продажи, завести магазин и кассу ККМ, подключить онлайн-кассу как оборудование и настроить рабочее место кассира (РМК). После этого кассир открывает смену, пробивает чеки, а при закрытии смены программа печатает Z-отчёт и сама создаёт «Отчёт о розничных продажах».

Инструкция написана по «1С:Управление торговлей 11» с интерфейсом «Такси». В «1С:Рознице» логика и названия объектов почти те же: магазин, касса ККМ, РМК, кассовая смена. Описание подходит и для небольших точек с одной кассой, и для магазина с несколькими рабочими местами.

Что подготовить до настройки кассы в 1С

Программа не регистрирует кассу в налоговой и не заключает договор с оператором фискальных данных. Это делается вне 1С, и без этого пробить фискальный чек не получится.

Подготовьте заранее:

• 🧾 Онлайн-кассу (ККТ) с фискальным накопителем, из реестра ФНС. Для маркированных товаров касса должна работать по ФФД 1.2.
• 📡 Договор с ОФД — оператор передаёт чеки в налоговую.
• 🏛 Регистрацию ККТ в ФНС — через личный кабинет на nalog.ru или через сервис ОФД. Регистрационный номер ККТ вы получите там.
• 💾 Драйвер кассы — свежий драйвер производителя (АТОЛ, Штрих-М и других) на компьютер кассира.
• ⚙️ Права в 1С — настройку оборудования и РМК выполняет пользователь с правами администратора.

После получения регистрационного номера кассу «прошивают» данными регистрации: запускают регистрацию на самой ККТ, и она печатает отчёт о регистрации. Обычно это делают утилитой драйвера производителя. Фискальные признаки из отчёта вносят в личный кабинет ФНС, чтобы закончить регистрацию.

Как включить розницу и оформить магазин и кассу ККМ

Сначала программе нужно «разрешить» розничную торговлю.

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи.
2. В блоке розничных продаж установите флажок «Розничные продажи».
3. Здесь же проверьте дополнительные опции розницы: например, использование эквайринга и подарочных сертификатов, если они вам нужны.

Дальше — справочники.

Магазин (розничный склад)

В УТ 11 магазин — это склад с типом «Розничный магазин». Откройте список складов, создайте новый и выберите этот тип. В карточке укажите вид цен, по которому магазин продаёт товары. Без розничной цены товар в РМК пробьётся с нулевой суммой или не добавится в чек.

💡 Цены для магазина удобно установить сразу документом «Установка цен номенклатуры» по нужному виду цен. Иначе первый день кассир будет вводить цены вручную.

Касса ККМ

Касса ККМ в 1С — это учётный объект, к которому привязываются чеки, смены и выручка. Найти справочник «Кассы ККМ» проще всего поиском по интерфейсу или через Главное меню → Все функции → Справочники.

Заполните в карточке:

Если касса работает сама по себе, без связи с компьютером, выбирают тип автономной ККМ. Тогда чеки в 1С не пробиваются: выручку вносят по итогам смены вручную.

Подключение онлайн-кассы к 1С 8.3

Подключение идёт через встроенную библиотеку «Подключаемое оборудование».

1. Откройте НСИ и администрирование → Администрирование → РМК и оборудование.
2. Установите флажок «Использовать подключаемое оборудование».
3. Перейдите по ссылке «Подключаемое оборудование» и выберите тип оборудования для онлайн-касс (ККТ).
4. Создайте новый экземпляр. Выберите драйвер, который соответствует модели кассы, и рабочее место — компьютер, к которому касса подключена физически.
5. Нажмите «Настроить…» и задайте параметры связи: порт (COM, USB или сетевой адрес), скорость обмена, пароль оператора.
6. Нажмите «Тест устройства». Успешный тест — касса отвечает и показывает свою модель и заводской номер.
7. Сохраните и вернитесь в карточку кассы ККМ: выберите только что подключённое устройство в поле оборудования.

Если тест не проходит, сначала проверьте кассу утилитой драйвера производителя, без 1С. Если утилита тоже не видит устройство — дело в порте, кабеле или драйвере. Если утилита работает, а 1С нет — проверьте разрядность драйвера и выбранный в 1С порт.

Не меняйте параметры связи у кассы, на которой открыта смена: незакрытая смена и сбой обмена — самая неприятная комбинация.

Настройка рабочего места кассира (РМК)

РМК — упрощённый полноэкранный интерфейс для быстрых продаж: сканер, крупные кнопки, горячие клавиши . Его поведение задаётся в справочнике «Настройки РМК», ссылка на него находится в том же разделе РМК и оборудование.

Создайте настройку и заполните главное:

• 🖥 Рабочее место — компьютер кассира, на котором подключена ККТ.
• 💰 Касса ККМ — та, что создали выше.
• 💳 Эквайринговый терминал — если принимаете карты через интегрированный терминал.
• 🔍 Сканер штрихкодов и дисплей покупателя — если они подключены как оборудование.
• ⌨️ Горячие клавиши и кнопки быстрого подбора — для ходовых товаров без штрихкода (выпечка, пакеты).

Отдельно продумайте права кассира. Кассир не должен менять цены, удалять пробитые позиции без отметки старшего и давать скидки сверх лимита. Ограничения задают через группы доступа и профили пользователей в разделе администрирования.

Открытие кассовой смены

Рабочий день кассира начинается с открытия смены. Откройте РМК (оно запускается из раздела Продажи) и нажмите «Открыть смену».

Что происходит при открытии:

1. Программа отправляет команду на ККТ, касса печатает отчёт об открытии смены.
2. В 1С создаётся документ «Кассовая смена» со статусом «Открыта».
3. Если в кассе остались наличные с прошлого дня, кассир делает внесение размена — это отдельная операция в РМК.

По 54-ФЗ смена не может длиться больше 24 часов. Фискальный накопитель сам заблокирует пробитие чеков, если смену не закрыли вовремя. Поэтому смену открывают утром и закрывают вечером, даже если магазин работает круглосуточно.

Продажи, возвраты, внесение и выемка в кассе

Продажа

1. Сканируйте штрихкод или выберите товар кнопкой подбора.
2. Проверьте количество и цену, при необходимости примените скидку по дисконтной карте.
3. Нажмите оплату и выберите способ: наличные, карта или смешанная оплата.
4. Для наличных введите полученную сумму — программа покажет сдачу.
5. Подтвердите. ККТ печатает чек, в 1С создаётся документ «Чек ККМ».

Для маркированного товара (обувь, одежда, молочка, вода) сканируйте именно код маркировки Data Matrix, а не обычный штрихкод. Касса проверит код и передаст его в чек.

Оплата картой

Если эквайринговый терминал подключён к 1С, сумма уходит на терминал автоматически. Покупатель прикладывает карту, терминал печатает слип, а касса — фискальный чек с признаком безналичной оплаты.

Если терминал автономный, кассир вводит сумму на нём вручную, а в РМК просто выбирает оплату картой. Риск здесь один: суммы на терминале и в чеке могут разойтись из-за опечатки. Поэтому для автономного терминала полезна вечерняя сверка: итог по картам в смене 1С против отчёта терминала.

При закрытии смены интегрированный терминал делает сверку итогов с банком. Не выключайте его до закрытия смены в 1С, иначе сверку придётся запускать вручную на самом терминале.

Возврат

Возврат в день покупки и в другой день оформляется одинаково — чеком возврата прихода. В РМК выберите режим возврата и найдите исходный чек по номеру или дате. В 1С появится «Чек ККМ на возврат».

⚠️ Если чек пробит с ошибкой (не та сумма, не тот товар), его не «отменяют». Правильный порядок: чек возврата на ошибочную сумму, затем новый правильный чек. Если ошибка обнаружена после закрытия смены и её нельзя исправить возвратом, пробивают чек коррекции .

Внесение и выемка

Внесение и выемка не являются продажей и в выручку не попадают. Зато они влияют на сумму наличных в ящике, и без них вечерняя сверка не сойдётся.

Закрытие смены и отчёты за день

Вечером кассир закрывает смену в РМК. Перед этим пересчитайте наличные и сравните их с суммой, которую показывает программа.

При закрытии смены:

1. ККТ печатает отчёт о закрытии смены (Z-отчёт) и передаёт итоги в ОФД.
2. Документ «Кассовая смена» получает статус «Закрыта».
3. 1С создаёт «Отчёт о розничных продажах» за смену: товары списываются с магазина, выручка отражается в учёте.
4. Пробитые за смену чеки становятся архивными — дальше их меняют только через возвраты.

После закрытия выручку обычно изымают из кассы ККМ в операционную кассу организации или сдают инкассации. В УТ это оформляется кассовыми документами (приходным и расходным ордерами) с соответствующим видом операции.

Наличные сверх лимита остатка кассы организации сдают в банк. Лимит устанавливается по Указанию Банка России № 3210-У. ИП и субъекты малого предпринимательства вправе лимит не устанавливать.

💡 Если смену закрыли на кассе, а в 1С документ остался открытым (обрыв связи в момент закрытия), закройте смену в 1С отдельно, не повторяя команду на ККТ. В карточке кассовой смены и в РМК для этого есть соответствующие действия; ищите их в меню «Ещё» документа.

Сбои при работе с кассой в 1С и что делать

Частые вопросы