Командировка сотрудника в 1С от приказа до авансового отчёта

Командировку в 1С оформляют в двух программах. В ЗУП 3.1 — документ Командировка (раздел Зарплата → Командировки): он печатает приказ Т-9 и начисляет средний заработок за дни поездки. В Бухгалтерии 3.0 — выдача аванса подотчётному лицу и Авансовый отчёт (Банк и касса → Авансовые отчеты), куда попадают суточные, билеты и гостиница.

Путаница возникает на стыке: кадровик провёл приказ, бухгалтер выдал деньги, а суточные сверх нормы никто не обложил НДФЛ. Ниже — полный цикл с примером на числах и местами, где чаще всего ошибаются.

Подготовка: локальный акт и справочники в 1С

Сначала нормативная часть. Правила командировок задаёт Положение, утверждённое постановлением Правительства № 749, и статьи 166–168 ТК РФ. Размер суточных компания устанавливает сама — в коллективном договоре или положении о командировках. Без такого документа суточные сложно защитить при проверке.

Что держать под рукой:

• 📄 положение о командировках с размером суточных (по России и за границей);
• 💰 лимиты, свободные от НДФЛ и взносов: 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ за границей;
• 🗓 срок сдачи авансового отчёта — 3 рабочих дня после возвращения.

Командировочное удостоверение и служебное задание с 2015 года не обязательны. Даты поездки подтверждают проездные документы, а приказ остаётся главным кадровым документом.

Что настроить в ЗУП 3.1

Документ Командировка появляется в меню, только если включён учёт командировок. Откройте Настройка → Расчет зарплаты, перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний и на вкладке с отсутствиями поставьте флажок «Командировки». После записи программа сама создаст начисление «Командировка» с оплатой по среднему заработку.

Что проверить в Бухгалтерии 3.0

• 👤 сотрудник есть в справочнике Физические лица — именно его выбирают подотчётным лицом;
• 🧾 в справочнике Статьи затрат есть статья для командировочных расходов;
• 🏦 в учётной политике и плане счетов нет ограничений на счёт 71.01 «Расчёты с подотчётными лицами».

Приказ на командировку в 1С ЗУП: документ «Командировка»

Порядок действий в ЗУП 3.1:

1. Откройте Зарплата → Командировки и нажмите Создать.
2. Укажите месяц начисления, организацию и сотрудника.
3. Заполните даты начала и окончания. В срок включают день отъезда и день приезда.
4. Проверьте, что программа рассчитала средний заработок. Кнопка рядом с суммой открывает расшифровку по месяцам.
5. Выберите способ выплаты: вместе с зарплатой или межрасчётной выплатой.
6. Проведите документ и распечатайте приказ через Печать → Приказ о направлении в командировку (Т-9).

Цель поездки, место назначения и основание вводят на вкладке с дополнительными данными — они попадут в печатную форму Т-9.

Если командировку продлили или сократили

Не меняйте проведённый документ задним числом, если месяц уже закрыт. Используйте команду исправления в самом документе: программа создаст исправление и сделает перерасчёт в текущем месяце. Если зарплату по этому месяцу ещё не начисляли, достаточно перепровести документ с новыми датами.

Средний заработок, суточные и аванс: что считает программа

ЗУП считает только оплату времени в командировке. За эти дни сотруднику сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Он рассчитывается по фактическому заработку за 12 месяцев до месяца поездки. Если сотрудник работает в компании недавно и заработка за 12 месяцев нет, программа берёт период с начала работы или оклад — по правилам расчёта среднего.

Суточные и аванс на расходы ЗУП не считает. Это расчёты с подотчётным лицом, их ведут в Бухгалтерии.

Пример расчёта аванса

Менеджер едет в Казань на 5 дней. По положению суточные — 1 000 ₽ в день.

Суточные сверх нормы: НДФЛ и взносы

С суммы выше 700 ₽ в день нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. В примере: (1 000 − 700) × 5 = 1 500 ₽ облагаемого дохода. НДФЛ 13% — 195 ₽. Взносы по основному тарифу 30% — 450 ₽.

Посчитать свои цифры можно здесь:

Чтобы ЗУП удержал налог, сверхнормативные суточные нужно ввести как доход:

1. Создайте начисление в Настройка → Начисления с назначением «Доход в натуральной форме». Тогда сумма не уйдёт к выплате повторно: деньги сотрудник уже получил под отчёт.
2. Код дохода НДФЛ — 4800, облагается взносами целиком.
3. В месяце утверждения авансового отчёта введите сумму сверх нормы документом Разовое начисление (Зарплата → Разовые начисления).

НДФЛ удержится из ближайшей зарплаты, взносы попадут в расчёт по страховым взносам.

Датой дохода по сверхнормативным суточным считается последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт. Вводите начисление именно в этом месяце.

Выдача аванса в Бухгалтерии

• 💵 из кассы — Банк и касса → Кассовые документы, расходный кассовый ордер с видом операции «Выдача подотчетному лицу»;
• 💳 на карту — Списание с расчетного счета с видом операции «Перечисление подотчетному лицу».

Проводка в обоих случаях: Дт 71.01 Кт 50.01 или Кт 51.

Билеты, гостиница и проезд: как отразить расходы

Расходы по проезду и проживанию вводят в авансовом отчёте на вкладке Прочее. Каждая строка — отдельный подтверждающий документ: билет, счёт гостиницы, чек такси.

Правила по видам расходов:

• ✈️ авиа- и ж/д билеты. Если в билете НДС выделен отдельной строкой, его можно принять к вычету. В строке укажите сумму НДС и отметьте, что есть документ-основание для вычета;
• 🏨 гостиница. НДС к вычету — только при счёте-фактуре или кассовом чеке с выделенным налогом. Завтрак в счёте облагается НДФЛ, если его не включили в стоимость номера по локальному акту;
• 🚕 такси и трансфер до вокзала. принимаются, если есть чек и положение о командировках предусматривает такую компенсацию;
• 🎟 электронный билет. Подтверждением служит маршрутная квитанция и посадочный талон (для авиа) или контрольный купон (для поезда).

Заполнение и проведение авансового отчёта по командировке

Сотрудник сдаёт отчёт с документами в течение 3 рабочих дней после возвращения. Порядок в Бухгалтерии 3.0:

1. Банк и касса → Авансовые отчеты → Создать.
2. Укажите подотчётное лицо и склад, если в отчёте будут товары.
3. На вкладке Авансы выберите документ выдачи — РКО или списание с расчётного счёта. Так программа сопоставит выданное и потраченное.
4. На вкладке Прочее добавьте строки: суточные, билеты, гостиницу. Для каждой — счёт затрат (26, 44 или 20), подразделение и статью затрат.
5. Суточные введите одной строкой на всю сумму без НДС. В поле с документом укажите приказ о командировке.
6. Проверьте итог внизу формы: перерасход или остаток.
7. Проведите и распечатайте форму АО-1.

Перерасход и остаток

В примере сотрудник потратил 31 800 ₽: гостиница обошлась на 800 ₽ дороже. Перерасход 800 ₽ выдают расходным кассовым ордером: Дт 71.01 Кт 50.01.

Если бы сотрудник вернул 1 000 ₽, остаток принимают приходным ордером с видом операции «Возврат от подотчетного лица»: Дт 50.01 Кт 71.01.

Проводки и налоговый учёт командировочных расходов

Что сформирует программа в бухгалтерском учёте:

Средний заработок из ЗУП приходит в Бухгалтерию при синхронизации — документом Отражение зарплаты в бухучете. Счёт затрат берётся из способа отражения, указанного у сотрудника или подразделения.

Налог на прибыль

Суточные учитываются в расходах в размере, установленном локальным актом, — без ограничения нормой 700 ₽ (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Норма 700 ₽ касается только НДФЛ и взносов. Проезд и проживание учитываются в полной сумме при наличии подтверждающих документов.

На УСН «доходы минус расходы» командировочные расходы также уменьшают налоговую базу, если они оплачены и подтверждены.

Выходные дни в командировке

Если сотрудник по приказу работает или едет в выходной, этот день оплачивают по ст. 153 ТК РФ: не менее чем в двойном размере или одинарно с днём отдыха. В ЗУП такой день вводят документом Работа в праздничные и выходные дни поверх командировки.

Ошибки при оформлении командировок в 1С

Если сотрудник не сдал отчёт и не вернул аванс, неизрасходованную сумму можно удержать из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Решение об удержании принимают не позднее месяца со дня, когда истёк срок возврата, и сотрудник не должен его оспаривать. В ЗУП удержание вводят документом Разовое удержание, а в Бухгалтерии сумму закрывают проводкой Дт 70 Кт 71.01.

Частые вопросы