Командировка сотрудника в 1С ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от приказа до закрытия месяца

Командировку в 1С оформляют в двух программах. В 1С:ЗУП 3.1 вводят документ Командировка (раздел Зарплата → Командировки): он печатает приказ и считает средний заработок за дни поездки. В 1С:Бухгалтерии 3.0 проводят деньги: выдачу под отчёт (Банк и касса), авансовый отчёт по возвращении (Банк и касса → Авансовые отчеты) и возврат остатка.

Если зарплата ведётся прямо в Бухгалтерии, без ЗУП, отдельного документа «Командировка» там нет. Средний заработок тогда считают сами и вносят начислением в документ Начисление зарплаты. Расходы и подотчёт в обоих вариантах оформляются одинаково — в БП.

1. Подготовка: что настроить до первой командировки

Большинство проблем с командировками появляется не в момент поездки, а при расчёте зарплаты за месяц. Поэтому сначала проверьте справочники.

В ЗУП 3.1:

• 👤 Сотрудник принят документом Прием на работу, у него заполнен график работы. Именно по графику программа поймёт, сколько рабочих дней пришлось на командировку.
• 📊 Все начисления, которые входят в средний заработок (оклад, ежемесячные премии, доплаты), отмечены как учитываемые при расчёте среднего. Это настраивается в карточке вида начисления (Настройка → Начисления), на вкладке со средним заработком.
• 🗓 За 12 месяцев до поездки есть начисления. Если сотрудник пришёл недавно или база ведётся с середины года, введите данные для расчёта среднего за прошлый период вручную — иначе средний получится нулевым или заниженным.

В Бухгалтерии 3.0:

• 💼 Сотрудник есть в справочнике Физические лица. Подотчётным лицом может быть только физлицо из этого справочника.
• 🧾 Заведена статья затрат для командировочных (Справочники → Доходы и расходы → Статьи затрат). В ней выберите вид расхода для налогового учёта, связанный с командировками, — от этого зависит, попадут ли суммы в расходы по налогу на прибыль.
• 📑 Суточные утверждены локальным актом (положение о командировках или коллективный договор). Без внутренней нормы налоговый учёт суточных теряет опору.

2. Приказ о направлении в командировку в ЗУП

Приказ создаётся тем же документом, который потом считает средний заработок. Отдельно делать приказ и отдельно расчёт не нужно.

1. Откройте Зарплата → Командировки и нажмите Создать.
2. Укажите месяц начисления — тот, в котором начинается поездка.
3. Выберите сотрудника.
4. Заполните даты начала и окончания. День отъезда и день приезда — это дни командировки, включайте их в период.
5. Укажите, когда выплатить средний: вместе с зарплатой за месяц или в межрасчётный период, если деньги нужны до поездки.
6. Проверьте рассчитанную сумму на вкладке начислений и проведите документ.
7. Через меню Печать выведите приказ по форме Т-9 (или Т-9а — для группы сотрудников).

Унифицированные формы с 2013 года не обязательны, но Т-9 из программы проверяющие принимают без вопросов. Если в компании утверждена своя форма приказа, её можно сделать через внешнюю печатную форму.

Командировка в выходной день

Если сотрудник ехал или работал в выходной, сам документ Командировка эти дни не оплачивает в повышенном размере. Работа в выходной оплачивается по ст. 153 ТК РФ — не менее чем в двойном размере или одинарно с днём отдыха. В ЗУП для этого есть отдельный документ Работа в выходные и праздничные дни — введите его на те же даты.

3. Выдача денег под отчёт на поездку

Аванс выдают до отъезда: на билеты, гостиницу и суточные. В БП 3.0 есть два способа.

В назначении платежа напишите, что это аванс на командировку и за какой период. Так проще сверять расчёты, если у сотрудника одновременно висят несколько подотчётных сумм.

Сколько выдавать — считают по смете: билеты, проживание и суточные по внутренней норме. Пример: поездка на 4 дня, суточные 700 ₽, гостиница 3 500 ₽ за 3 ночи, билеты 9 000 ₽.

• Суточные: 700 × 4 = 2 800 ₽.
• Гостиница: 3 500 × 3 = 10 500 ₽.
• Билеты: 9 000 ₽.
• Итого аванс: 2 800 + 10 500 + 9 000 = 22 300 ₽.

4. Авансовый отчёт, расходы и возврат остатка

На отчёт у сотрудника 3 рабочих дня после возвращения. Он сдаёт чеки, билеты, счёт гостиницы, бухгалтер вносит их в документ Авансовый отчет (Банк и касса → Авансовые отчеты → Создать).

1. В шапке выберите физлицо.
2. На вкладке Авансы укажите документ выдачи — РКО или списание с расчётного счёта.
3. Расходы без поставщика-контрагента (суточные, проезд, проживание) вносите на вкладку Прочее. Для каждой строки выберите счёт затрат (26, 44, 20 — смотря на чём у вас учитываются командировки) и статью затрат.
4. Если в билете или счёте гостиницы НДС выделен отдельной строкой, заполните сумму НДС и признак счёта-фактуры в той же строке. Тогда НДС уйдёт на 19 счёт и сможет попасть в книгу покупок.
5. Проведите документ и распечатайте авансовый отчёт для подписи.

Остаток денег сотрудник возвращает в кассу: Приходный кассовый ордер с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Перерасход выдают тем же РКО «Выдача подотчетному лицу».

Проводки по нашему примеру (аванс 22 300 ₽, гостиница с НДС 20%, фактически потрачено 21 600 ₽):

Сверка: 2 800 + 9 000 + 8 166,67 + 1 633,33 = 21 600 ₽, к возврату 22 300 − 21 600 = 700 ₽. Сальдо по счёту 71.01 по сотруднику — ноль.

5. Средний заработок за дни командировки: как считает 1С

За дни поездки сотрудник получает не оклад, а средний заработок (ст. 167 ТК РФ). ЗУП считает его по правилам постановления № 922:

• 📅 расчётный период — 12 календарных месяцев до месяца начала поездки;
• 💰 в базу идут выплаты, отмеченные для среднего; больничные, отпускные и прошлые командировочные — нет;
• 🧮 средний дневной = заработок за период ÷ фактически отработанные дни;
• ✅ оплачиваются рабочие дни по графику сотрудника, попавшие в период командировки.

Пример. За 12 месяцев начислено 720 000 ₽, отработано 240 дней. Средний дневной: 720 000 ÷ 240 = 3 000 ₽. Поездка заняла 5 рабочих дней — за них начислится 3 000 × 5 = 15 000 ₽.

Оклад сотрудника 60 000 ₽, в месяце 21 рабочий день. За оставшиеся 16 дней документ Начисление зарплаты начислит 60 000 ÷ 21 × 16 = 45 714,29 ₽. Итого за месяц 60 714,29 ₽.

Если средний меньше оклада, а у вас в положении написано «доплачивать до оклада», такую доплату вносят отдельным начислением. Программа сама её не делает.

Суточные сверх нормы

Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах 700 ₽ в день по России и 2 500 ₽ за границей (п. 3 ст. 217 и ст. 422 НК РФ). Всё, что выше, — доход сотрудника.

Пример: внутренняя норма 1 000 ₽, поездка 4 дня. Облагаемая часть: (1 000 − 700) × 4 = 1 200 ₽. НДФЛ 13%: 156 ₽.

В ЗУП сверхнормативные суточные вносят начислением с кодом дохода 4800 (документ Разовое начисление). В БП эту сумму передают в зарплату тем же способом, если учёт зарплаты ведётся там.

6. Налоговый учёт и закрытие месяца

После поездки суммы расходятся по разным строкам налогового учёта.

Порядок в конце месяца:

1. В ЗУП проведите Начисление зарплаты — командировка уже учтена в нём.
2. Сформируйте Отражение зарплаты в бухучете и перенесите его в БП синхронизацией.
3. В БП проведите Формирование записей книги покупок, чтобы НДС по командировке ушёл в вычет.
4. Запустите Закрытие месяца (Операции → Закрытие месяца).
5. Сверьте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71.01 с разбивкой по сотрудникам. Остаток на конец месяца — это незакрытые подотчётные суммы.

7. Частые ошибки и как их исправить

Если исправить не получается

Когда расчёт уже закрыт и выплачен, исправлять прошлый документ Командировка не стоит. В ЗУП есть механизм исправления: откройте проведённый документ и воспользуйтесь командой исправления — программа создаст новый документ, а разница попадёт в текущий месяц как перерасчёт. Так не испортятся отчёты, которые уже сданы.

8. Частые вопросы