Накладная на отгрузку в 1С 8.3: от документа до подписанной ТОРГ-12

Накладная в 1С 8.3 — это печатная форма документа «Реализация (акт, накладная, УПД)». В 1С:Бухгалтерии 3.0 его создают в разделе Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) кнопкой Реализация → Товары (накладная, УПД), заполняют контрагента, договор, склад и товары, проводят и печатают ТОРГ-12 или УПД из меню Печать.

Отдельного документа «Накладная» в типовых конфигурациях нет. Оформить накладную правильно — значит правильно заполнить реализацию: от неё зависят и остатки на складе, и выручка, и то, что увидит покупатель на бумаге.

Подготовка: что заполнить в 1С до первой накладной

Половина проблем с накладными появляется не в самом документе, а в справочниках. Перед первой отгрузкой проверьте четыре вещи.

📌 Карточка организации (Главное → Организации):

• полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес — они попадут в шапку ТОРГ-12;
• основной банковский счёт — нужен для строки с реквизитами поставщика;
• ответственные лица: руководитель, главный бухгалтер. Без них строки подписей в накладной останутся пустыми.

📌 Карточка контрагента : ИНН/КПП, адрес и договор с видом «С покупателем». Если договоров несколько, в накладную попадёт тот, что выбран в документе, — проверьте номер и дату.

📌 Номенклатура: единица измерения, ставка НДС, вид номенклатуры. Код ОКЕИ берётся из единицы измерения — если единица создана вручную без кода, графа в ТОРГ-12 будет пустой.

📌 Склад: хотя бы один склад в справочнике Справочники → Склады. Для розничного склада учёт ведётся иначе, для оптовой накладной выбирайте оптовый.

Как создать накладную на реализацию товаров: пошагово

Порядок дан для 1С:Бухгалтерии 3.0. В других конфигурациях логика та же, отличаются пути (таблица в конце раздела).

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите Товары (накладная, УПД).

Вид операции «Товары» важен: при виде «Услуги» печатается акт, а не накладная.

Шаг 2. Заполните шапку

Если покупатель и грузополучатель — разные лица (например, товар везут на склад филиала), укажите грузоотправителя и грузополучателя. В БП 3.0 эти поля открываются по ссылке с адресом доставки в нижней части формы документа.

Шаг 3. Добавьте товары

На вкладке Товары нажмите Добавить или Подбор. Подбор быстрее: в одном окне видно остаток по складу и цену, можно набрать десятки позиций и перенести их разом.

Для каждой строки проверьте:

• 🔹 количество и единицу измерения;
• 🔹 цену и ставку НДС;
• 🔹 счета учёта — обычно подставляются сами (41.01 для товаров, 43 для готовой продукции).

Пример: 20 коробок бумаги по 450 руб. с НДС 20 % «в сумме». Сумма строки — 9 000 руб., из них НДС 1 500 руб. (9 000 × 20 / 120). Проверьте, как установлен флажок «Цена включает НДС» — от него зависит, начислит 1С НДС сверху или выделит из цены.

Шаг 4. Запишите, проведите и выпишите счёт-фактуру

Нажмите Провести. Если вы плательщик НДС и печатаете ТОРГ-12, внизу формы нажмите Выписать счет-фактуру — 1С создаст связанный счёт-фактуру с теми же суммами.

Пути в разных конфигурациях

В УТ 11 и КА 2 есть особенность: если для склада включена ордерная схема, саму отгрузку со склада оформляет кладовщик документом «Расходный ордер на товары». Реализация в этом случае отражает продажу, а ордер — физическое движение товара. Пока ордер не оформлен, товар числится к отгрузке.

Печатные формы накладной: ТОРГ-12, УПД и свои реквизиты

После проведения нажмите Печать. В БП 3.0 для товаров доступны:

• Товарная накладная (ТОРГ-12) — классическая форма по постановлению Госкомстата № 132;
• Универсальный передаточный документ (УПД) — совмещает накладную и счёт-фактуру;
• Товарно-транспортная накладная, Транспортная накладная — если груз везёт перевозчик;
• Расходная накладная — упрощённая форма для внутренних нужд.

ТОРГ-12 или УПД

С 2013 года унифицированные формы первички не обязательны: можно применять свою форму, если в ней есть обязательные реквизиты из ст. 9 закона № 402-ФЗ. Поэтому УПД и законен, и удобен.

Как поправить реквизиты печатной формы

Есть три уровня правок, от простого к сложному:

1. Разовая правка. Форма предварительного просмотра в 1С — это редактируемый табличный документ. Щёлкните в ячейку и исправьте текст. Изменение не сохранится в базе, его увидит только этот экземпляр.
2. Изменение макета. Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите макет по названию, откройте, поправьте и запишите. Макет становится пользовательским, при обновлении конфигурации он не перезапишется — и не получит исправлений от разработчика. После обновления сравните его со стандартным.
3. Внешняя печатная форма. Если нужна полностью своя накладная (с логотипом, QR-кодом, другой раскладкой), программист делает внешнюю обработку . Подключается она в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки и появляется в меню Печать рядом со стандартными.

Не правьте макет прямо в Конфигураторе типовой конфигурации — так вы снимете её с поддержки, и каждое обновление превратится в ручное сравнение. Для своих форм есть пользовательские макеты и внешние обработки.

Подписи и печать в накладной

ТОРГ-12 подписывают несколько человек: руководитель или уполномоченное лицо, главный бухгалтер, тот, кто отпустил груз. Со стороны покупателя — тот, кто принял груз, и, если нужно, по доверенности.

Откуда 1С берёт фамилии

• 👤 Руководитель и главный бухгалтер — из ответственных лиц организации. Ссылка на них есть в карточке организации. Если директор сменился, добавьте новую запись с датой — старые накладные сохранят прежнюю фамилию.
• 👤 Отпуск груза произвёл — сотрудник, указанный в документе или в ответственных лицах. Если строка пустая, впишите вручную перед печатью или заполните ответственных.
• 👤 Подписант по доверенности — когда накладную подписывает не директор, а, например, коммерческий директор, укажите его в документе и проверьте, что в печатной форме появились реквизиты доверенности.

Факсимиле и печать организации

В карточке организации есть блок «Логотип и печать». Туда загружают картинки: печать, подпись руководителя, подпись главного бухгалтера. Лучший формат — PNG с прозрачным фоном, иначе белый прямоугольник закроет текст формы.

После загрузки в форме печати появляется флажок «Подпись и печать». Включили — картинки встают в документ. Если флажка нет у конкретной формы, ваш релиз не поддерживает факсимиле для неё, и тогда остаётся ручная подпись.

Электронная накладная

Если вы работаете через 1С-ЭДО, УПД уходит покупателю прямо из документа реализации — кнопкой ЭДО в командной панели. Тогда подпись ставится электронная: для УПД со статусом 1 нужна квалифицированная электронная подпись, потому что он заменяет счёт-фактуру.

Проведение накладной: что изменится в учёте

Проведённая реализация меняет три вещи сразу: остатки на складе, расчёты с покупателем и финансовый результат.

Проводки в 1С:Бухгалтерии 3.0

Проверить результат можно кнопкой ДтКт в форме документа — откроется список проводок именно этой реализации.

Как проверить остатки после отгрузки

• 📊 Склад → Ведомость по товарам на складах (или оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41) — остаток должен уменьшиться на количество из накладной.
• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 по контрагенту — долг покупателя вырос на сумму накладной.

Себестоимость в проводке может отличаться от ожидаемой: при способе оценки «По средней» 1С окончательно пересчитывает её при закрытии месяца.

Права на оформление и изменение

Чтобы кладовщик оформлял накладные, но не видел чужих организаций и не менял закрытые периоды:

1. Добавьте пользователя в группу доступа с подходящим профилем: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.
2. Если включено ограничение доступа на уровне записей, ограничьте группу нужной организацией.
3. Установите дату запрета изменения данных в разделе Администрирование. Тогда накладную прошлого периода нельзя будет случайно перепровести.

Частые ошибки в накладных и как их исправить

В БП 3.0 контроль остатков регулирует настройка Администрирование → Проведение документов → Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета. Включать её стоит осознанно: она снимает блокировку, но и прячет ошибки ввода, которые потом всплывут при закрытии месяца.

Когда накладную уже отдали покупателю

Если ошибка нашлась после передачи документа, просто исправлять проведённую реализацию нельзя — у покупателя на руках другая бумага.

• ✏️ Опечатка в реквизитах (адрес, КПП) — исправьте и выпишите исправленный счёт-фактуру или исправленный УПД.
• ✏️ Изменилось количество или цена по соглашению — оформите корректировку реализации и корректировочный документ.
• ✏️ Ошибка в прошлом закрытом периоде — не перепроводите старый документ, оформите исправление текущей датой.

Не удаляйте и не распроводите реализацию закрытого квартала: вместе с ней пропадут выручка и НДС из уже сданной отчётности.

Частые вопросы о накладных в 1С