Путевые листы и списание ГСМ в 1С: от справочников до печати

Путевой лист в 1С полноценно оформляется в отраслевой конфигурации 1С:Управление автотранспортом (УАТ): там есть отдельный документ «Путевой лист» с пробегом, заданием, работой водителя и расчётом топлива по норме. В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 такого документа нет: путевые листы ведут на бумаге или в отдельной программе, а в БП по их итогам списывают ГСМ документом «Требование-накладная» со счёта 10.03.

Отсюда и порядок работы. Сначала решите, где живёт сам путевой лист, затем настройте справочники, а потом выстроите цепочку «заправка → путевой лист → списание топлива → проводки». Ниже оба сценария, с примером расчёта нормы и проверкой остатков в баке.

Подготовка: какая программа и какие справочники нужны

Выбор зависит от размера автопарка. Для 2–3 машин хватает Бухгалтерии и бумажных бланков. Когда машин десятки, а путевые листы выписываются каждую смену, ручной перенос литров в «Требование-накладную» становится узким местом.

Справочники, которые заполняют до первого путевого листа

Без этих данных документ не рассчитает расход и не распечатается с обязательными реквизитами:

• 🚚 Транспортные средства — марка, модель, госномер, вид топлива, объём бака. В БП машина обычно числится основным средством (Справочники → Основные средства), но для путевых листов этого мало: нужна карточка именно транспортного средства в УАТ или в расширении.
• ⛽ Нормы расхода топлива — базовая норма на 100 км и надбавки (зимняя, городская, за работу кондиционера). Привязываются к модели или конкретной машине.
• 👤 Водители — сотрудники с номером водительского удостоверения и категориями.
• 🛢 Номенклатура ГСМ — АИ-92, АИ-95, ДТ, масла. В БП для топлива удобно завести отдельную группу в Справочники → Номенклатура с видом «Материалы» и счётом учёта 10.03 «Топливо».
• 🗺 Маршруты и контрагенты-заказчики — если машины работают на заказ и пробег надо распределять по клиентам.
• 📅 Сезонные периоды — даты действия зимней надбавки для вашего региона.

Приказ о путевых листах

До запуска учёта стоит подписать один внутренний приказ. В нём закрепляют:

• кто выписывает и закрывает путевые листы (диспетчер, механик, бухгалтер);
• срок, на который выписывается лист для каждой группы машин;
• утверждённые нормы расхода и даты действия зимних надбавок;
• порядок разбора перерасхода и удержания с водителя;
• где хранятся бумажные бланки и сканы.

Этот документ потом служит основанием для настроек в 1С: сезонные периоды, нормы и ответственные заводятся ровно так, как записано в приказе.

Создание путевого листа и заполнение шапки

В УАТ путевой лист создают из журнала путевых листов кнопкой «Создать». Обычно его выписывает диспетчер утром, до выезда, а закрывает после возвращения машины.

Шаг за шагом

1. Организация и дата. Дата выписки должна быть не позже даты выезда.
2. Транспортное средство. После выбора машины программа подставит вид топлива, норму и последнее показание одометра из предыдущего путевого листа.
3. Водитель. Если за машиной закреплён водитель, он подставится сам.
4. Период действия. Плановые дата и время выезда и возвращения.
5. Показания одометра при выезде. Подтягиваются автоматически. Расхождение с прошлым листом — повод разобраться, а не исправлять число вручную.
6. Остаток топлива при выезде. Тоже переносится из предыдущего закрытого листа.
7. Отметки о предрейсовых осмотрах. Медицинский осмотр водителя и технический контроль машины: дата, время, ФИО проверяющего.

Приказ № 390 перечисляет обязательные реквизиты: наименование и номер листа, срок действия, данные о собственнике (владельце) машины, о транспортном средстве и водителе, а также сведения о перевозке и осмотрах. Если поле для реквизита в форме есть, а вы его не заполнили, бланк формально неполный.

На какой срок выписывать

Путевой лист оформляют на один рабочий день (смену). Если водитель работает в рейсе несколько дней подряд, допускается один лист на весь рейс. Для легковых машин, которые ездят по городу «по делам фирмы», многие организации выписывают лист на неделю или месяц, но тогда пробег по дням всё равно нужно расписать, иначе его нечем обосновать.

Маршрут, задания и учёт работы водителя

Задание — это ответ на вопрос «зачем машина выезжала». Для налогового учёта он важнее, чем сами литры: без цели поездки расход на топливо трудно признать.

Что записать в задании

• 📍 Пункты маршрута — откуда, куда, через какие точки. В УАТ можно выбрать готовый маршрут из справочника, и пробег по нему подставится.
• 🏢 Заказчик — контрагент, для которого выполняли перевозку. По нему потом строится выработка и распределение затрат.
• 📦 Груз и вес — для грузовиков. Транспортная работа в тонно-километрах влияет на норму расхода.
• ⏱ Время работы — фактическое время выезда и возвращения, простои, работа с включённым оборудованием (кран, рефрижератор, отопитель).

Закрытие листа после возвращения

Когда водитель сдал лист, диспетчер вносит фактические показатели:

1. Показание одометра при возвращении. Пробег = возвращение − выезд.
2. Фактическое время возвращения.
3. Остаток топлива в баке по датчику или по замеру.
4. Работу спецоборудования в моточасах, если оно есть.

Табель водителя в УАТ формируется по отработанным часам из путевых листов. Если зарплата считается в ЗУП, часы туда передаются обменом или вручную; сама УАТ расчёт зарплаты не заменяет.

Заправка и расчёт расхода ГСМ по норме

Топливо попадает в путевой лист тремя путями: заправка за наличные с авансовым отчётом, заправка по топливной карте, выдача со своего склада или топливозаправщика.

В УАТ заправки по топливным картам загружают из файла отчёта процессингового центра, и программа сама разносит литры по машинам и путевым листам. В БП отчёт оператора карт вносят документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с номенклатурой топлива на счёт 10.03.

Как считается нормативный расход

Для легковых машин базовая формула из рекомендаций АМ-23-р:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D)

Hs — базовая норма, л/100 км
S  — пробег, км
D  — суммарная надбавка, %

Пример. Норма 10 л/100 км, пробег за день 350 км, зимняя надбавка 10%:

0,01 × 10 × 350 × 1,10 = 38,5 л — расход по норме.

Фактический расход считают по баку: остаток при выезде 20 л + заправка 40 л − остаток при возвращении 20 л = 40 л. Перерасход — 1,5 л. В УАТ такая разница видна прямо в путевом листе и в отчёте по перерасходу.

Списание топлива и проводки в учёте

Сам путевой лист — первичный документ, но проводок в БП он не делает. Деньги в учёте двигает документ списания ГСМ.

В 1С:Бухгалтерии 8.3

1. Откройте Производство → Требования-накладные и создайте документ.
2. Укажите склад, на котором числится топливо (удобно завести склад «Топливо в баках» или склад на каждую машину).
3. На закладке материалов добавьте топливо и количество литров — сумму фактического расхода по путевым листам за период.
4. Укажите счёт затрат и подразделение. Если водитель возит товар покупателям в торговле, это 44; машина управленческого персонала — 26; машина в основном производстве — 20 или 23.
5. В комментарии перечислите номера путевых листов. Это основание для проверяющих.
6. Проведите документ.

Проводки получатся такие:

Себестоимость литра программа считает по способу оценки МПЗ из учётной политики: по средней или ФИФО.

В 1С:УАТ

Путевой лист в УАТ фиксирует пробег, работу и расход. Списание ГСМ на затраты оформляется отдельно, чаще всего сводным документом за период по закрытым путевым листам. Если бухгалтерия ведётся в БП, данные о списании передаются туда обменом, и в БП появляется документ списания на нужный счёт затрат.

Порядок закрытия месяца

Печать бланка и хранение путевых листов

Типовые формы Госкомстата № 3 (легковой автомобиль), № 4-С и № 4-П (грузовой) с 2013 года не обязательны. Организация может печатать свою форму, если в ней есть все реквизиты по приказу Минтранса № 390. В УАТ печать запускается из самого документа кнопкой «Печать»; в списке обычно есть и старые унифицированные формы, и форма с реквизитами по действующим требованиям.

Что проверить перед печатью

• ✍️ Подписи: водитель, диспетчер (выпуск на линию), медработник, контролёр техсостояния.
• 🕘 Дата и время предрейсовых осмотров и выезда идут в правильном порядке: осмотр раньше выезда.
• 🔢 Номер листа уникален и без пропусков.
• 📏 Одометр при выезде равен одометру при возвращении из предыдущего листа.

Хранение и электронный путевой лист

Путевые листы хранят не менее пяти лет. Бумажные листы удобно подшивать по месяцам и машинам, а в 1С прикрепить скан к документу, чтобы не искать его в архиве.

Электронный путевой лист оформляется через операторов электронных перевозочных документов и передаётся в ГИС ЭПД. Подписывают его усиленными электронными подписями участников: работодателя, медработника, механика, водителя. Если переходите на ЭПЛ, уточните у разработчика вашей версии УАТ или расширения, поддерживает ли релиз обмен с оператором.

Частые вопросы