Работа с самозанятыми в 1С: от договора до оплаты

Самозанятого в 1С оформляют как обычного контрагента-поставщика услуг, а не как сотрудника. Работы и услуги он выполняет по договору ГПХ, расчёты с ним ведутся в 1С:Бухгалтерии через поступление услуг (Дт 20/26/44 Кт 60) и списание с расчётного счёта. Ни НДФЛ, ни страховых взносов организация за него не платит — при условии, что на дату выплаты у человека действует статус плательщика НПД и он выдал чек из приложения «Мой налог».

Отсюда главная развилка, вокруг которой путаница: самозанятого не заводят в 1С:ЗУП как подрядчика-физлицо. Если оформить его договором ГПХ в зарплатной программе, та рассчитает НДФЛ и взносы, которых по налогу на профессиональный доход быть не должно. Разберём весь цикл — от проверки статуса до отчётности — и где именно специалисты допускают ошибки.

Когда с самозанятым вообще можно работать

Самозанятый — это физлицо или ИП, перешедшее на спецрежим НПД (регулируется Федеральным законом № 422-ФЗ). Он сам платит налог: 4% с доходов от физлиц и 6% с доходов от организаций и ИП. Лимит дохода — 2,4 млн рублей в год; при его превышении статус слетает.

Прежде чем заключать договор, проверьте два ограничения:

• 🚫 Бывший работник. Нельзя оформлять как самозанятого человека, который был у вас в штате менее двух лет назад. Это прямой запрет закона — доходы по такому договору облагаются как обычная выплата физлицу.
• 🚫 Подмена трудовых отношений. Договор с самозанятым не должен выглядеть как трудовой: фиксированный оклад, график, рабочее место, подчинение правилам распорядка. ФНС такие схемы выявляет и переквалифицирует (подробнее — в разделе про риски).

Почему оформление идёт в Бухгалтерии, а не в ЗУП

Это ключевой момент, который экономит часы разбирательств с лишними начислениями.

Выплаты самозанятому не являются объектом обложения НДФЛ и страховыми взносами у заказчика. Значит, они не должны попадать в зарплатный контур. В 1С:ЗУП любой договор ГПХ с физлицом автоматически тянет за собой расчёт НДФЛ 13% и взносов — для самозанятого это неверно.

Поэтому:

• ❌ Не заводите самозанятого документом «Договор (работы, услуги)» в ЗУП и не создавайте ему вид начисления.
• ✅ Заводите его как контрагента в 1С:Бухгалтерии и отражайте услуги через стандартные документы закупок.

Отдельная настройка видов расчёта или начислений самозанятому не нужна — у него нет зарплатных сумм, которые надо рассчитывать. Вся «настройка» сводится к правильному виду договора и счёту учёта затрат.

Заводим самозанятого в справочник контрагентов

Открываем справочник: в 1С:Бухгалтерии 3.0 это Справочники → Контрагенты (либо Покупки → Контрагенты). Создаём новый элемент.

1. Вид контрагента — Физическое лицо (если самозанятый без статуса ИП) или Юридическое лицо/ИП, если он зарегистрирован как индивидуальный предприниматель на НПД.
2. ИНН — заполняем обязательно. По ИНН и проверяется статус в сервисе ФНС, по нему же контрагент идентифицируется в учёте.
3. Наименование — ФИО. В поле для полного наименования удобно дописать пометку «самозанятый», чтобы не путать с обычными поставщиками.
4. Банковский счёт — реквизиты для перечисления. Самозанятые часто принимают оплату на карту; тогда указывают номер счёта, привязанный к карте, или оформляют выплату иным способом по договору.

Отдельного «вида контрагента самозанятый» в типовой конфигурации может не быть — ориентируйтесь на Физическое лицо. Главное — корректный ИНН и признак того, что это плательщик НПД (его удобно зафиксировать в комментарии к карточке или в условиях договора).

В карточке контрагента создайте договор с видом С поставщиком. В наименовании укажите реквизиты договора ГПХ. Счёт расчётов по умолчанию для услуг — 60.01.

Что полезно прописать в самом договоре ГПХ, чтобы потом не было вопросов ни у налоговой, ни в учёте:

• что исполнитель является плательщиком налога на профессиональный доход и самостоятельно уплачивает НПД;
• обязанность исполнителя выдавать чек из приложения «Мой налог» в день расчёта и указывать в нём ИНН и наименование заказчика;
• обязанность уведомить заказчика об утрате статуса самозанятого — это защищает вас, если человек превысил лимит и забыл сказать;
• предмет — конкретный результат (разработанный макет, смонтированный стенд, оказанная консультация), а не «выполнение трудовой функции».

Текущую задолженность и обороты по самозанятому потом смотрите в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 60 с отбором по контрагенту, а полноту расчётов — через Покупки → Акт сверки расчётов.

Договор ГПХ, поступление услуг и проводки

Факт оказания услуги отражаем документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), вид операции — Услуги.

В табличной части указываем:

• Номенклатуру услуги (вид — «Услуга»);
• Сумму по акту;
• Счёт затрат — зависит от того, для чего привлекали самозанятого: 20, 25, 26, 44 или 91.02;
• НДС — Без НДС. Самозанятый не является плательщиком НДС, счёт-фактуру не выставляет.

Основанием для расхода служит чек из приложения «Мой налог». Акт выполненных работ желателен для детализации, но именно чек подтверждает, что услуга оплачена плательщику НПД и расход можно учесть без доначисления взносов.

Обратите внимание: в проводках нет счёта 70 (расчёты с персоналом), нет 68.01 (НДФЛ) и нет счёта 69 (взносы). Расчёты идут только через 60 (или 76) — как с любым сторонним поставщиком.

Выплата и подтверждение чеком «Мой налог»

Перечисление оформляем документом Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции — Оплата поставщику. Документ закрывает задолженность по счёту 60.01.

Порядок на практике:

1. Самозанятый оказывает услугу, подписывается акт (если он предусмотрен договором).
2. Вы перечисляете оплату на его счёт.
3. Самозанятый в день расчёта формирует чек в приложении «Мой налог» и передаёт его вам — в бумажном виде или ссылкой.
4. Чек прикладываете к Поступлению или Списанию в 1С (через присоединённые файлы) — это и есть документ-основание.

Если платите аванс до оказания услуги, чек самозанятый обязан выдать всё равно в момент получения денег — НПД считается по факту расчёта, а не по факту закрытия акта. В 1С аванс отразится на счёте 60.02, а после подписания акта зачтётся документом Поступление. Поэтому чек на предоплату запрашивайте сразу, не дожидаясь акта.

Если самозанятый аннулировал чек (такое бывает при возврате), запросите исправленный или верните сумму — иначе у вас «повисает» неподтверждённый расход.

Как учесть расход: ОСНО и УСН

Порядок признания затрат на услуги самозанятого зависит от системы налогообложения, и в 1С это влияет на то, когда расход попадёт в налоговую базу.

На ОСНО (налог на прибыль) услуги признаются по методу начисления — на дату подписания акта или иного документа, подтверждающего факт оказания. Проводка Дт 20/26/44 Кт 60 формируется документом Поступление (акты, накладные, УПД), а чек подтверждает правомерность расхода.

На УСН «доходы минус расходы» расход признаётся только после оплаты и при наличии подтверждающих документов. То есть в книгу учёта доходов и расходов (КУДиР) затраты попадут после того, как проведено списание с расчётного счёта и получен чек. В 1С это отрабатывается автоматически при закрытии месяца и регламентной операции по УСН — вручную в КУДиР ничего вписывать не нужно.

На УСН «доходы» (6%) расходы в принципе не учитываются, поэтому важна только корректная выплата и наличие чека на случай проверки.

Налоговые риски и переквалификация договора

Главная опасность — признание договора трудовым. Тогда доначислят НДФЛ, взносы, пени и штраф, а расходы по НПД снимут. ФНС и суды смотрят на совокупность признаков.

Последствия переквалификации ощутимы: налоговая вправе пересчитать обязательства за проверяемый период (как правило, до трёх лет), доначислить НДФЛ 13% сверх выплаченных сумм, страховые взносы, пени за всё время и штраф. Снятые расходы по НПД увеличат базу по прибыли или УСН. Поэтому экономия на взносах через самозанятость оправдана только при реально разовом, проектном характере работ.

Что ещё проверить до и во время работы:

• 📋 Статус на дату выплаты. Слетел лимит 2,4 млн — человек больше не самозанятый, и по выплатам после утраты статуса вы становитесь налоговым агентом.
• 📋 Срок после увольнения. Договор с экс-сотрудником в пределах двух лет — автоматически вне режима НПД.
• 📋 Регулярность и равные суммы. Ежемесячные одинаковые перечисления — первый маркер для ФНС.

Какую отчётность подавать по самозанятым

Короткий ответ: по выплатам самозанятым, статус которых подтверждён, специальная отчётность не сдаётся.

• 6-НДФЛ — выплаты самозанятому не включаются (нет объекта НДФЛ).
• РСВ — не включаются (нет объекта по взносам).
• Персонифицированные сведения о физлицах — по таким выплатам не подаются.
• Отчётность в СФР (бывший ФСС; с 2023 года фонды объединены) — самозанятый не застрахованное лицо по договору ГПХ на НПД, подавать по нему ЕФС-1 не нужно.

Единственное, что отражается в учёте, — расходы по налогу на прибыль или УСН, подтверждённые чеком. Поэтому так важно, чтобы чек был по каждой выплате.

Если же статус на дату выплаты оказался утрачен, картина меняется: эта конкретная выплата попадает в НДФЛ и взносы, и её придётся отражать уже в зарплатных отчётах — что ещё раз подчёркивает, зачем проверять статус заранее.