Приём нового работника в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от справочников до ЕФС-1

Чтобы оформить сотрудника в 1С, создайте его карточку в списке Кадры → Сотрудники (в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Сотрудники), затем проведите документ «Прием на работу» из журнала Приемы, переводы, увольнения. В документе указывают подразделение, должность, дату, оклад и график. После проведения печатаются приказ и трудовой договор, а событие приёма попадает в сведения для СФР.

Понедельник, 9:30. Кадровику приносят паспорт, СНИЛС и заявление нового менеджера, который выходит уже сегодня. Если справочники не готовы, приём застрянет на мелочи: нет должности, не заведён график на 36 часов, оклад некуда поставить. Ниже порядок, при котором приём сотрудника в 1С занимает 10–15 минут и не требует исправлений через месяц.

1. Что подготовить в 1С до оформления работника

Приём опирается на справочники. Если их заполнить заранее, сам документ собирается из готовых значений.

В ЗУП 3.1 всё нужное лежит в разделе Настройка:

• 🏢 Организации — реквизиты, коды СФР и ФНС, ответственные лица (их подписи попадут в приказ).
• 🗂 Подразделения — структура компании. Подразделение должно быть сформировано на дату приёма, иначе его не выбрать.
• 👔 Должности — наименования в той форме, в какой они пойдут в приказ и трудовую книжку.
• 🕘 Графики работы сотрудников — пятидневка 40 часов создаётся при начальной настройке. Сокращённые, сменные и суммированные графики заводят отдельно и заполняют на год.
• 💰 Начисления — виды оплаты: оклад по дням или часам, тарифная ставка, надбавки, премии.

Второе решение — штатное расписание. Его включают в Настройка → Кадровый учет. При ведении штатки должность выбирают из позиций штатного расписания, а оклад и надбавки подставляются из позиции. Без штатки должность и оплату задают вручную в каждом документе.

В Бухгалтерии 3.0 настройки собраны в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты. Ключевой переключатель — вариант кадрового учёта:

2. Карточка физического лица и сотрудника

В 1С два связанных объекта. Физическое лицо — человек с паспортом, СНИЛС и ИНН. Сотрудник — его трудовые отношения с конкретной организацией. У одного физлица может быть несколько сотрудников: основное место, внутреннее совместительство, работа в другой организации группы.

Порядок такой:

1. Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите Создать.
2. Введите фамилию, имя и отчество. Программа проверит, нет ли уже такого человека в базе, и предложит выбрать найденное физлицо. Не создавайте дубль — у двух физлиц с одним СНИЛС разъедутся НДФЛ и отчёты.
3. Заполните дату рождения, пол, ИНН, СНИЛС, гражданство.
4. Внесите паспортные данные и адрес. Адрес лучше выбирать по адресному классификатору — тогда он корректно попадёт в отчётность.
5. Запишите карточку.

Что ещё стоит внести сразу, пока документы человека на руках:

• 📞 телефон и личную почту — пригодятся для расчётного листка и ЭДО с сотрудником;
• 🎖 данные воинского учёта — для военнообязанных и призывников;
• 🎓 образование и профессию — если ведёте личную карточку Т-2;
• 👶 детей и иждивенцев — для стандартных вычетов по НДФЛ;
• 🏦 номер счёта или карты — для зарплатного проекта.

Стандартные вычеты оформляют отдельным заявлением сотрудника, найти его можно по ссылке про НДФЛ в карточке. Если человек пришёл не с начала года, введите доходы с прошлого места работы: от них зависит, когда закончится право на вычет на детей.

3. Документ «Прием на работу»: оформляем сотрудника в программе

Создать документ можно двумя путями: кнопкой Принять на работу из карточки сотрудника или через Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Прием на работу. Первый быстрее — сотрудник и организация уже подставлены.

Основные реквизиты

Дата документа и дата приёма — разные поля. Дата документа — день издания приказа. Если человек вышел 1-го числа, а приказ подписали 2-го, так и укажите: от даты приказа отсчитывается срок отправки сведений в СФР.

Испытание по статье 70 ТК РФ — не более трёх месяцев, для руководителя, главного бухгалтера и их заместителей — до шести. Для срочного договора на два–шесть месяцев — не более двух недель.

Вкладка трудового договора

Здесь номер и дата договора, его вид (бессрочный или срочный) и дата окончания для срочного. Для срочного договора обязательно укажите основание — без него договор считается заключённым на неопределённый срок.

4. Оклад, аванс и график в документе приёма

На вкладке оплаты труда задаётся всё, что потом использует расчёт зарплаты.

График работы. Выберите график из справочника. Для неполной ставки нужен свой график или пропорциональная норма. Если поставить пятидневку 40 часов человеку на 0,5 ставки, оклад насчитается полностью.

Начисления. Добавьте строки с видами оплаты и суммами:

• 💵 оклад, например 80 000 ₽ в месяц;
• ➕ надбавки — фиксированной суммой или процентом;
• 🏆 ежемесячная премия, если она плановая и считается процентом.

При ведении штатного расписания эти строки подтянутся из позиции. Изменить их можно, если в настройках разрешены отклонения от штатки.

Аванс. Три способа: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца. Пример: оклад 80 000 ₽, аванс 40% — к выплате за первую половину пойдёт 32 000 ₽ до удержания НДФЛ. Расчёт за первую половину точнее: он учитывает реально отработанные дни, и человек, вышедший 10-го числа, не получит лишнего.

Ежегодный отпуск. Основной отпуск 28 календарных дней подставляется автоматически. Дополнительные — за ненормированный день, вредность, районы Крайнего Севера — добавляют строками, если они положены.

В Бухгалтерии 3.0 вкладок меньше: оклад, вид начисления, график и аванс указываются в документе приёма или в карточке (при упрощённом учёте). Отдельно настраивается способ отражения зарплаты в учёте — по умолчанию из настроек зарплаты, либо индивидуально для сотрудника или начисления.

Сам приём на работу проводок не формирует. Бухгалтерские записи появятся при начислении зарплаты: например, Дт 26 Кт 70 для административного персонала или Дт 44 Кт 70 для торговой компании. Какой счёт затрат подставится, решает способ отражения.

5. Приказ, договор и сопутствующие документы при приёме

После проведения нажмите Печать в документе приёма. Доступны:

• 📄 приказ о приёме по форме Т-1;
• 📝 трудовой договор по типовому шаблону;
• 🗃 личная карточка Т-2 — печатается из карточки или списка сотрудников.

Приказ о приёме сейчас не обязателен: по действующей редакции статьи 68 ТК РФ работодатель вправе его издать. Большинство компаний оставляют приказ — он нужен для кадрового документооборота и проверок. Трудовой договор обязателен в письменной форме. Если человека фактически допустили к работе, договор оформляют не позднее трёх рабочих дней (статья 67 ТК РФ).

Шаблон договора можно доработать под компанию: в ЗУП есть редактор печатных форм, куда добавляют свои пункты о режиме, премировании, коммерческой тайне. Правка через пользовательский макет не мешает обновлению конфигурации.

Сведения в СФР. Приём на работу — кадровое мероприятие, которое отражается в форме ЕФС-1, подраздел 1.1. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа (или иного документа о приёме). В ЗУП 3.1 сведения создаются на основании кадровых документов в разделе Кадры → Электронные трудовые книжки: программа сама подтягивает проведённые приёмы, которых ещё нет в отчётах.

Для иностранцев отдельно подают уведомление о заключении договора в МВД. Для бывших госслужащих — сообщение прежнему работодателю. Это отдельные обязанности работодателя: в ЕФС-1 они не входят, поэтому о них легко забыть.

С правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате и другими локальными актами работника знакомят под подпись до подписания договора. Это требование статьи 68 ТК РФ, и его часто нарушают, подсовывая листы ознакомления задним числом.

6. Проверка оформления сотрудника и отчёты

Приём выглядит проведённым, но ошибки обычно всплывают при первом расчёте зарплаты. Проверьте сразу:

1. Кадровые данные. В Кадры → Кадровые отчеты сформируйте отчёт по штатной расстановке или списку сотрудников. Новый работник должен стоять в нужном подразделении с правильной ставкой.
2. Плановые начисления. В карточке сотрудника откройте сведения об оплате труда. Оклад, надбавки и аванс должны совпадать с договором.
3. Норма времени. Табель за первый месяц должен начинаться с даты приёма. Если человек вышел 15-го, а табель показывает весь месяц — проверьте дату приёма и график.
4. ЕФС-1. Убедитесь, что приём попал в сведения и отчёт отправлен. Статус отправки видно в журнале 1С-Отчётности.
5. Вычеты. В расчётном листке после первой зарплаты проверьте, что стандартные вычеты применились.

Пример проверки: оклад 80 000 ₽, работник принят 15-го числа месяца, в котором 22 рабочих дня, и отработал 12 из них. Начисление за месяц: 80 000 / 22 × 12 = 43 636,36 ₽. Если в начислении стоит полный оклад — дата приёма или график введены неверно.

7. Частые ошибки при приёме и как их исправить

• 🔁 Дубль физлица. Создали нового человека вместо выбора существующего. В ЗУП для этого есть механизм объединения личных карточек; пока дубли не объединены, отчёты по НДФЛ делят одного работника на двоих.
• 📅 Приказ датирован на неделю позже выхода. Формально срок ЕФС-1 отсчитывается от приказа, но договор по статье 67 ТК РФ всё равно нужно было оформить в три рабочих дня. Оформляйте документы в день выхода.
• 🕐 Неполная ставка без своего графика. Зарплата начисляется как за полную ставку. Создайте график с нужной нормой и оформите кадровый перевод с даты приёма, если зарплата уже считалась.
• 🧾 Совместитель оформлен как основное место. Неверно считаются стаж, пособия и вычеты. До первого расчёта достаточно отменить проведение приёма и исправить вид занятости. Если зарплата уже начислена, исправление затронет расчёт — делайте его вместе с расчётчиком и перерасчётом.

Частые вопросы