Как оформить нового сотрудника в 1С ЗУП 3.1

Чтобы оформить сотрудника в 1С ЗУП 3.1 , откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и создайте документ Прием на работу. Но прежде чем нажимать «Создать», нужно завести на человека карточку физического лица, а в базе — заполнить подразделение, должность и график. Пропустите этот шаг — и половина полей документа окажется пустой.

Приём на работу в ЗУП — это цепочка из трёх связанных сущностей: физлицо → сотрудник → кадровый документ. Разберём каждое звено по порядку, а в конце покажу, как проверить, что человек попал в расчёт зарплаты и в отчётность по СФР.

С чего начать: справочники и настройки учёта

Половина проблем с приёмом возникает из-за того, что в базе ещё нет того, что документ потребует выбрать. Проверьте по списку, что заполнено:

• 🏢 Организация — Настройка → Организации. Указаны ИНН, КПП, регистрация в СФР.
• 🗂 Подразделение — Настройка → Подразделения. Хотя бы одно, куда примете человека.
• 💼 Должность — Настройка → Должности.
• 🕒 График работы — Настройка → Графики работы сотрудников. Для обычного режима подойдёт «Пятидневка» 40 часов.

Отдельно загляните в Настройка → Кадровый учёт. Здесь включаются возможности, от которых зависит вид документа приёма:

• ведётся ли штатное расписание — тогда при приёме вы выбираете не просто должность, а конкретную позицию штатки с заложенным окладом;
• используется ли работа по совместительству — без этой галочки нельзя будет оформить внутреннего или внешнего совместителя;
• проверяется ли превышение штатного расписания при приёме.

Если принимаете человека на сменный или суммированный режим, график заводится заранее с нужным видом учёта рабочего времени — на пятидневке этого делать не нужно.

Когда справочники на месте, собственно оформление занимает пару минут. Отдельная подготовка нужна только при первом запуске базы: тогда организацию, подразделения и должности создают один раз, а дальше при каждом приёме просто выбирают из готовых списков.

Заводим физлицо и сотрудника

В ЗУП различают два объекта, и путаница между ними — частая ошибка новичков.

Физическое лицо — это сам человек: ФИО, дата рождения, паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес. Оно одно на человека навсегда.

Сотрудник — это факт трудовых отношений с вашей организацией. На одно физлицо может приходиться несколько сотрудников: например, основное место работы и внутреннее совместительство — это две карточки сотрудника, но одно физлицо.

Удобнее всего завести обоих сразу из списка Кадры → Сотрудники → Создать. В открывшейся карточке:

1. Введите ФИО полностью. Программа сама поищет, нет ли уже такого физлица в базе.
2. Если человек раньше не оформлялся — ЗУП предложит создать новое физлицо. Если совпадение по ФИО есть, внимательно проверьте, тот ли это человек: задвоение физлица приведёт к ошибкам в НДФЛ и в отчётности.
3. Заполните паспортные данные, СНИЛС и ИНН — по ссылке с ФИО открывается карточка физлица.

Табельный номер ЗУП присваивает автоматически, по порядку. Если в организации своя нумерация, его можно поправить в карточке сотрудника. Проверьте заодно банковские реквизиты для перечисления зарплаты: их удобнее внести сразу, иначе первая же ведомость в банк потребует вернуться к карточке.

Сохраните карточку сотрудника. Теперь можно оформлять приём.

Оформляем документ «Прием на работу»

Основной документ — Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Прием на работу. Если принимаете сразу нескольких, есть вариант Прием на работу списком — тот же набор полей, но на группу людей в одной табличной части.

Заполняем по вкладкам.

Вкладка «Главное»:

1. Сотрудник — выберите созданную карточку.
2. Дата приёма — первый рабочий день по трудовому договору.
3. Подразделение и Должность (или позиция штатного расписания, если оно ведётся).
4. График работы — тот самый, что завели в настройках.
5. Вид занятости — основное место, внутреннее или внешнее совместительство.

Вкладка «Оплата труда»: здесь задаются плановые начисления, которые будут автоматически попадать в расчёт каждый месяц. Обычно это «Оклад по дням» с суммой оклада; при сдельной или часовой оплате — соответствующий вид начисления. Можно добавить надбавки и доплаты строками таблицы.

Вкладка «Трудовой договор»: номер и дата договора, срок (бессрочный или срочный), условия приёма. Эти данные потом подставятся в печатную форму договора.

После заполнения проведите документ. С этого момента сотрудник числится принятым и будет попадать в начисление зарплаты.

Если ведётся штатное расписание, оклад и надбавки подтянутся из выбранной позиции — вручную их задавать не нужно, достаточно проверить, что сумма верная. При приёме списком удобно, когда людей берут на однотипные позиции: общие поля (подразделение, график) заполняются один раз, а по строкам различаются только ФИО и оклад.

Оклад, вычеты по НДФЛ и постоянные удержания

Плановый оклад вы уже задали на вкладке «Оплата труда». Но на размер зарплаты «на руки» влияет ещё НДФЛ, а на него — стандартные вычеты.

Вычеты на детей вводятся не в приёме, а в карточке сотрудника: откройте её и перейдите по ссылке Налог на доходы. Там регистрируется заявление на стандартные вычеты с датой начала и количеством детей. Без этого заявления программа удержит НДФЛ со всей суммы без вычета.

Статус налогоплательщика (резидент / нерезидент) тоже указывается в разделе Налог на доходы карточки. От него зависит ставка НДФЛ — по умолчанию стоит «Резидент», меняйте только для иностранцев и давно уехавших.

Постоянные удержания — алименты, удержания по исполнительным листам — в документе приёма не заводятся. Для них есть отдельный документ Зарплата → Алименты и другие постоянные удержания (или «Исполнительный лист»). Заносить их нужно только когда такой лист реально поступил, а не «на всякий случай».

Совместитель, срочный договор, иностранец: что меняется

Базовая схема приёма одна, но под разные случаи меняются отдельные поля. Разберём три самых частых.

Внутренний совместитель. Человек уже работает у вас по основному месту. Включите совместительство в Настройка → Кадровый учёт, создайте на то же физлицо вторую карточку сотрудника и в приёме поставьте вид занятости «Внутреннее совместительство». Ставку обычно задают дробной (0,5; 0,25) — тогда оклад пересчитается пропорционально. Физлицо остаётся одно, иначе задвоятся доходы для НДФЛ.

Внешний совместитель. Для вас это новый человек, поэтому заводится новое физлицо и карточка сотрудника с видом занятости «Внешнее совместительство». Запись в электронную трудовую по внешнему совместителю ведёт основной работодатель, а не вы — учитывайте это при сдаче сведений.

Срочный трудовой договор. На вкладке «Трудовой договор» документа приёма выберите срочный вид договора, укажите дату окончания и основание срочности. При истечении срока увольнение оформляется отдельным документом — автоматически человек не увольняется.

Испытательный срок. Условие об испытании входит в трудовой договор и указывается в его условиях при оформлении приёма. На сам расчёт зарплаты испытательный срок не влияет — это кадровое условие, важное при увольнении в период испытания.

Иностранный работник. Здесь главное — правильно заполнить карточку физлица: гражданство, а также статус налогоплательщика и статус застрахованного лица. От них зависят ставка НДФЛ и состав страховых взносов. Если статус указан неверно, НДФЛ и взносы посчитаются с ошибкой, и исправлять придётся задним числом. Если не уверены в статусе конкретного иностранца — сверьтесь с его документами о праве на работу, а не ставьте значение наугад.

Печать приказа, трудового договора и карточки

Из проведённого документа Прием на работу печатаются основные кадровые бумаги — кнопка Печать в верхней командной панели:

• Приказ о приёме по форме Т-1 (или Т-1а для списка). С 2013 года унифицированные формы необязательны, но ЗУП по-прежнему формирует привычный Т-1, и большинство организаций им пользуется.
• Трудовой договор — подставляет данные из одноимённой вкладки документа.

Личная карточка Т-2 печатается из карточки сотрудника, а не из документа приёма.

До подписания трудового договора работника под подпись знакомят с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами, которые касаются его работы (ст. 68 ТК РФ). ЗУП эти листы ознакомления не формирует — их ведут вне программы, но забывать про них нельзя: это отдельная обязанность работодателя.

Порядок оформления по Трудовому кодексу такой: сотрудник приносит документы (ст. 65 ТК РФ), подписывается трудовой договор (ст. 67), и в течение трёх рабочих дней со дня начала работы издаётся приказ о приёме (ст. 68). В ЗУП дату договора и дату приёма вы фиксируете сразу, поэтому бумаги согласованы между собой автоматически.

Сдаём ЕФС-1 и проверяем расчёт

Приём на работу порождает обязанность отчитаться перед СФР (это бывшие ПФР и ФСС, объединённые с 2023 года). Сведения о приёме подаются в составе ЕФС-1, подраздел 1.1 — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме. Это жёсткий срок, за просрочку штрафуют.

Сформировать отчёт удобно сразу: Кадры → Электронные трудовые книжки (или через Отчётность, справки → 1С-Отчётность → ЕФС-1). Документ приёма, проведённый задним числом, в ЕФС-1 попадёт, но срок подачи будет уже нарушен — поэтому оформляйте вовремя. По одному приёму заполняется строка на одно мероприятие «ПРИЁМ» с датой и реквизитами приказа; отчёт собирается только по тем кадровым событиям, что произошли, лишние строки добавлять не нужно.

Теперь убедитесь, что сотрудник действительно встал на расчёт:

1. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц.
2. Заполните документ — новый сотрудник должен появиться в табличной части с окладом, пропорциональным отработанным дням.
3. Проверьте, что НДФЛ и страховые взносы по нему посчитались.

Если человек в начисление не попал — значит, приём не проведён, дата приёма позже расчётного периода или сотрудник оформлен не в ту организацию. Проверьте эти три вещи по очереди.

Частые вопросы