Транспортная накладная в 1С: от справочников до печати и проводок

Правильно оформить ТТН в 1С проще всего от документа отгрузки. В 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте проведённую Реализация (акт, накладная, УПД), нажмите Печать и выберите транспортную накладную . Программа заполнит грузоотправителя, грузополучателя и товары из документа, а данные о перевозчике, водителе и машине вы допишете сами.

В 1С:Управление торговлей 11 путь длиннее: сначала задание на перевозку, затем транспортная накладная на его основании. Сама накладная проводок не формирует. Учёт ведут документы реализации и затраты на доставку.

Какую накладную вы оформляете: ТрН, 1-Т или ТТН

Под «ТТН» бухгалтеры понимают две разные формы. От этого зависит, какую печатную форму выбирать в 1С.

📌 Простое правило:

• 🚚 везёт сторонний перевозчик или ваша машина по договору перевозки — нужна транспортная накладная;
• 📦 покупатель забирает товар сам — достаточно ТОРГ-12 или УПД, ТрН обычно не оформляют;
• ⛽ форму 1-Т заполняют, когда её требует контрагент или внутренний порядок списания топлива.

Что подготовить в справочниках до оформления ТТН

Половина ручной работы в печатной форме — это незаполненные справочники. Проверьте их один раз, и следующие накладные заполнятся почти полностью.

Организация и контрагенты

1. В карточке организации (Главное → Организации) должны быть юридический адрес, ИНН, КПП и телефон. Они попадут в раздел грузоотправителя.
2. В карточке покупателя (Справочники → Контрагенты) заполните фактический адрес. Он нужен как адрес доставки.
3. Если груз получает не сам покупатель, а его склад или другое юрлицо, заведите грузополучателя отдельным контрагентом.
4. Перевозчика тоже заведите контрагентом: ИНН, адрес, телефон. В ТрН его реквизиты обязательны.

Номенклатура

Транспортной накладной нужны наименование груза, количество мест и масса. Сумма товара для ТрН вторична, а вес обязателен.

• ⚖️ Если в карточке номенклатуры есть поле веса, заполните его. Тогда масса брутто посчитается по количеству.
• 📐 Если поля нет или вес меняется от партии к партии, массу придётся вписывать в печатную форму вручную.
• 🏷️ Укажите понятное наименование для печати. Внутренние артикулы и сокращения перевозчику ничего не скажут.

Транспорт и водители

В 1С:Бухгалтерии нет полноценного справочника автопарка. Госномер, марку машины и ФИО водителя чаще вводят прямо в печатную форму. В УТ 11 для заданий на перевозку ведут справочник транспортных средств, и данные подтягиваются автоматически.

Как оформить ТТН в 1С:Бухгалтерии 3.0 — по шагам

Отдельного документа «ТТН» в типовой схеме БП 3.0 нет: накладная печатается из реализации. Порядок такой.

Шаг 1. Создайте и проверьте реализацию

1. Откройте Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД).
2. Создайте документ с видом операции «Товары» или откройте уже готовый.
3. Заполните организацию, контрагента, договор, склад и табличную часть.
4. Проведите документ. Печатать накладную из непроведённого документа можно, но данные в ней будут черновыми.

Шаг 2. Укажите грузоотправителя и грузополучателя

В форме реализации есть поля грузоотправителя и грузополучателя. По умолчанию грузоотправитель — ваша организация («он же»), грузополучатель — покупатель.

• если отгружаете со склада другой организации, укажите её грузоотправителем;
• если везёте на склад третьего лица, выберите его грузополучателем;
• адрес доставки проверьте отдельно: в ТрН он попадёт как пункт выгрузки.

Шаг 3. Откройте печатную форму

Нажмите Печать в командной панели документа. В списке форм найдите транспортную накладную. В текущих релизах рядом обычно есть и товарно-транспортная накладная 1-Т; точный набор пунктов зависит от релиза, ориентируйтесь на слово «транспортная».

Шаг 4. Допишите данные о перевозке

Печатная форма открывается табличным документом. Включите режим редактирования в окне печати и заполните то, чего программа не знает:

• 👤 перевозчик: наименование, ИНН, адрес, телефон;
• 🚛 транспортное средство: марка, регистрационный номер, тип (тягач, полуприцеп);
• 🪪 водитель: ФИО, номер водительского удостоверения;
• 📍 адреса и даты приёма и сдачи груза;
• 📦 количество мест, вид упаковки, масса брутто;
• 📝 указания грузоотправителя, если они есть: температурный режим, запрет перегруза.

Исправления в окне печати не сохраняются в базе. Если закроете окно, правки пропадут. Распечатайте или сохраните файл сразу.

Шаг 5. Сохраните копию

В окне печати нажмите кнопку сохранения и выберите PDF или формат Excel. Так у вас останется копия ТрН с ручными дописками. Её удобно прикрепить к реализации через Присоединённые файлы, чтобы через год не искать.

Транспортная накладная в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 перевозка оформляется отдельной цепочкой. Она дольше, зато данные о машине и водителе хранятся в базе и печатаются без ручного ввода.

В УТ 11 есть отдельный документ «Транспортная накладная»; в старых релизах ТрН печатается прямо из задания на перевозку. Если в Создать на основании такого пункта нет, проверьте релиз и настройку доставки.

Путевой лист и маршрут: где их вести

Путевой лист и ТТН часто путают, хотя у них разные задачи:

• 📄 ТрН сопровождает груз и подтверждает договор перевозки;
• 🛣️ путевой лист сопровождает машину и водителя: пробег, время работы, медосмотр, предрейсовый контроль техники.

Обязательные реквизиты путевого листа и порядок заполнения определены приказом Минтранса № 390. Водитель везёт с собой оба документа.

Чем вести путевые листы

Если путевых листов немного, хватит бланка по обязательным реквизитам и отдельной таблицы. Когда машин больше нескольких, без отраслевого решения расход ГСМ считается вручную и с ошибками.

Как списать топливо по путевому листу в БП

1. Посчитайте расход по пробегу и вашей норме из приказа руководителя.
2. Оформите Склад → Требование-накладная на списание ГСМ со счёта 10.03.
3. В комментарии укажите номер и дату путевого листа. Он и есть первичный документ для списания.

Печать ТТН и приложений к ней

Набор бумаг, который едет вместе с грузом, зависит от товара. Ориентир такой:

В ТрН в разделе сопроводительных документов перечислите всё приложенное: номер и дату УПД, количество листов сертификатов.

Сколько экземпляров печатать

• ТрН — 3 экземпляра: грузоотправителю, грузополучателю и перевозчику;
• 1-Т — 4 экземпляра: один у грузоотправителя, три у водителя для получателя и перевозчика.

Как перевозка отражается в учёте: проводки

Сама ТТН в 1С не проводится. Движения формируют документы, на основании которых возник груз и расходы на его доставку.

У продавца

Если доставку оплачивает покупатель отдельной строкой, добавьте в реализацию услугу доставки: она пойдёт в выручку той же проводкой Дт 62.01 Кт 90.01.1.

У перевозчика

Перевозчик отражает выручку от услуги: Реализация (акт, накладная, УПД) с видом «Услуги». Затраты на машину, топливо и зарплату водителя собираются на 20 или 26 счёте в зависимости от учётной политики.

Пример с числами

Продали товар на 120 000 ₽ с НДС 20%, перевозчик выставил акт на 6 000 ₽ с НДС.

• НДС с выручки: 120 000 × 20 / 120 = 20 000 ₽;
• НДС по перевозке к вычету: 6 000 × 20 / 120 = 1 000 ₽;
• в расходы на продажу попадёт 5 000 ₽.

Ошибки при оформлении ТТН в 1С

Ниже то, что всплывает при проверке документов или в споре с перевозчиком.

Частые вопросы