Командировка в 1С от приказа до авансового отчёта: что делает кадровик, что бухгалтер

Оформление командировки в 1С идёт по двум веткам. Кадровую часть (приказ и средний заработок за дни поездки) делают в ЗУП 3.1 документом «Командировка» из раздела Зарплата. Денежную часть (аванс, авансовый отчёт, суточные, возврат остатка) ведут в 1С:Бухгалтерии 3.0 через раздел Банк и касса.

Главная путаница возникает, когда эти ветки ведут разные люди и не сверяются: деньги выданы, а приказа нет, или средний заработок начислен за дни, которых не было в билетах.

1. Подготовка: что настроить в 1С до первой командировки

Программе нужны три вещи: сотрудник, нормы суточных и понятный счёт затрат.

📌 Что проверить заранее:

• 👤 Сотрудник принят в ЗУП кадровым документом и есть в справочнике «Физические лица» в Бухгалтерии. Без этого его нельзя выбрать подотчётным лицом.
• 📄 Размер суточных закреплён локальным актом (положение о командировках или приказ). Закон даёт только минимум и налоговые пороги, сумму устанавливает работодатель.
• 🧾 Счёт затрат понятен: 26 для управленческого персонала, 44 для торговли, 20 для производства. От него зависит, куда пойдут суточные и билеты.
• 🗓 График работы назначен сотруднику в ЗУП. По нему программа считает, за какие дни платить средний заработок.

Если раздела «Командировки» в ЗУП не видно, проверьте настройку состава начислений: Настройка → Расчет зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний. Командировки там включаются отдельным флажком.

Кто и где работает:

2. Приказ о направлении в командировку и документ «Командировка» в ЗУП

Приказ — основание для всего остального. Командировочное удостоверение и служебное задание с 2015 года не обязательны, а приказ остаётся. Форму можно взять унифицированную Т-9 или свою, утверждённую в организации.

Как оформить командировку в ЗУП 3.1

1. Откройте Зарплата → Командировки и нажмите Создать.
2. Выберите организацию и сотрудника.
3. Укажите даты начала и окончания. Дни в пути включаются в срок командировки: если сотрудник выезжает в воскресенье вечером, началом будет воскресенье.
4. Заполните место назначения и цель поездки — они попадут в печатную форму приказа.
5. Укажите месяц начисления. Средний заработок обычно выплачивают вместе с зарплатой за этот месяц.
6. Нажмите Рассчитать (если суммы не появились сами) и проверьте средний дневной заработок по ссылке с расчётом.
7. Проведите документ и распечатайте приказ из меню Печать.

Средний заработок платят за все рабочие дни по графику сотрудника, которые попали в командировку. Сюда входят и дни в пути.

Если командировка срочная

Аванс иногда выдают раньше, чем кадровик проведёт документ. Это допустимо, но приказ должен быть датирован не позже даты выезда. Бухгалтеру удобно получать от кадровика список проведённых командировок за неделю, чтобы сразу видеть, кому выданы деньги без основания.

3. Выдача аванса на командировочные расходы

Аванс рассчитывают по смете: суточные × число дней + проезд + проживание. Выдать его можно наличными или на карту.

Наличными из кассы

1. Банк и касса → Кассовые документы → Выдача.
2. Вид операции — «Выдача подотчетному лицу».
3. Получатель — сотрудник, сумма — по заявлению или приказу.
4. В основании укажите «Аванс на командировку» и даты поездки.
5. Проведите и распечатайте расходный кассовый ордер .

Проводка: Дт 71.01 Кт 50.01.

На банковскую карту сотрудника

1. Банк и касса → Банковские выписки → Списание.
2. Вид операции — «Перечисление подотчетному лицу».
3. Выберите сотрудника и сумму, в назначении платежа напишите, что это подотчётные средства на командировку.

Проводка: Дт 71.01 Кт 51.

Если организация сама купила билеты и отдала их сотруднику, они учитываются как денежные документы на счёте 50.03. Выдача билета: Дт 71.01 Кт 50.03. В авансовом отчёте их потом списывают на вкладке «Авансы».

4. Расходы в командировке: заполняем авансовый отчёт в 1С

После возвращения у сотрудника есть 3 рабочих дня, чтобы отчитаться (пункт 26 Положения № 749). Документы он сдаёт бухгалтеру, а тот вносит их в 1С.

Создайте отчёт: Банк и касса → Авансовые отчеты → Создать. Укажите физическое лицо и склад, если были покупки товаров.

Что на какой вкладке

На вкладке «Прочее» каждая строка — отдельный документ сотрудника: номер, дата, сумма, счёт затрат. Для билетов и гостиницы с выделенным НДС заполните колонку НДС и поставщика. Если есть счёт-фактура или билет с выделенным налогом, отметьте его, чтобы НДС попал в книгу покупок.

Суточные вносят одной строкой на всю сумму, без подтверждающих документов. Основание — приказ и даты поездки.

Проводки авансового отчёта

Вместо 26 подставьте свой счёт затрат: 44 в торговле, 20 или 25 на производстве.

5. Закрытие отчёта: остаток, перерасход и средний заработок

После проведения авансового отчёта посмотрите сальдо по сотруднику на счёте 71.01. Возможны три исхода.

🔹 Сальдо нулевое — всё сошлось, ничего делать не нужно.

🔹 Дебетовое сальдо (остаток у сотрудника) — он возвращает деньги в кассу: Банк и касса → Кассовые документы → Поступление, вид операции «Возврат от подотчетного лица». Проводка Дт 50.01 Кт 71.01.

🔹 Кредитовое сальдо (перерасход) — организация доплачивает: расходный ордер или списание с расчётного счёта с видом операции «Выдача подотчетному лицу» либо «Перечисление подотчетному лицу».

Если сотрудник не вернул остаток и не возражает против удержания, его можно удержать из зарплаты не позднее месяца со дня, установленного для возврата (статья 137 ТК РФ). Удержание оформляют в зарплатной программе, в учёте это Дт 70 Кт 71.01.

Средний заработок в учёте

Средний заработок начисляется документом «Командировка» в ЗУП и выплачивается с зарплатой. В Бухгалтерию он приходит при синхронизации отражением зарплаты в учёте: Дт 26 (или другой счёт затрат) Кт 70. С него удерживают НДФЛ и начисляют взносы, как с обычной зарплаты.

6. Суточные сверх нормы: НДФЛ и страховые взносы

Это место, где ошибаются чаще всего. Суточные в пределах 700 рублей в день по России и 2 500 рублей за границей не облагаются НДФЛ (пункт 3 статьи 217 НК РФ). Те же лимиты действуют для страховых взносов (статья 422 НК РФ). Всё, что выше, облагается.

Пример расчёта

Локальным актом суточные установлены 1 000 рублей в день. Сотрудник был в командировке по России 5 дней.

• Суточные всего: 1 000 × 5 = 5 000 ₽.
• Необлагаемая часть: 700 × 5 = 3 500 ₽.
• Сверх нормы: 5 000 − 3 500 = 1 500 ₽.
• НДФЛ 13 %: 1 500 × 0,13 = 195 ₽.
• Взносы начисляются на те же 1 500 ₽ по вашему тарифу.

Проверить свою сумму можно в калькуляторе:

Как провести сверхнормативные суточные в 1С

Авансовый отчёт в Бухгалтерии отражает суточные в расходах, но сам по себе не всегда передаёт их в расчёт НДФЛ и взносов. Порядок такой:

1. Посчитайте превышение по каждой командировке за месяц.
2. Отразите его в зарплатном учёте как отдельный доход сотрудника с кодом дохода 4800. В ЗУП для этого заводят отдельное начисление «Суточные сверх нормы», которое облагается НДФЛ и взносами, но не выплачивается повторно.
3. НДФЛ удержите с ближайшей выплаты зарплаты.

Не начисляйте превышение как обычную премию: деньги сотрудник уже получил из подотчёта, и вторая выплата задвоит сумму.

Для налога на прибыль суточные учитываются в полном размере, установленном локальным актом. Ограничение 700 и 2 500 рублей касается только НДФЛ и взносов.

7. Проверка перед отчётностью

Ошибки по командировкам вылезают в отчётах: в 6-НДФЛ, расчёте по страховым взносам и в сальдо подотчётных лиц. Перед сдачей квартальной отчётности сделайте три проверки.

1. Сальдо по 71.01. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 71.01, с разбивкой по работникам. Долги старше 3 рабочих дней после возвращения — повод напомнить сотруднику или оформить удержание.
2. Доходы с кодом 4800. Убедитесь, что суточные сверх нормы попали в 6-НДФЛ в месяце утверждения авансового отчёта. Именно последний день месяца, в котором утверждён отчёт, считается датой получения такого дохода.
3. Средний заработок по командировкам. Сверьте сумму начисленного среднего с количеством дней в документах «Командировка». Если поездка переходит на следующий месяц, средний заработок за дни второго месяца должен попасть в расчёт именно этого месяца.

8. Ошибки при оформлении командировок в 1С

9. Частые вопросы