Как оплатить счёт поставщику в программе 1С

Счёт в 1С не «оплачивается» одной кнопкой. Сам документ-счёт от поставщика — это только основание: он не делает проводок и не списывает деньги. Оплата проходит отдельным документом в разделе Банк и касса или Касса, и именно он формирует движение по счёту 51 или 50.

Дальше — как провести оплату счёта поставщику в 1С:Бухгалтерии 3.0 четырьмя способами: платёжным поручением через банк, загрузкой из Клиент-банка, наличными из кассы и через подотчётное лицо. Плюс автоматический зачёт авансов и проверка, что все счета действительно закрыты.

Что проверить перед оплатой счёта

Прежде чем платить, убедитесь, что в базе есть корректное основание. Это снимает половину будущих расхождений по расчётам с поставщиком.

• 🧾 Контрагент и договор. В карточке контрагента заполнены ИНН, КПП, банковский счёт. Договор имеет вид «С поставщиком» — от этого зависят счета учёта расчётов.
• 📄 Счёт от поставщика. Его удобно зарегистрировать в разделе Покупки → Счета от поставщиков. Документ не обязателен для оплаты, но из него платёжка создаётся автоматически со всеми реквизитами.
• 💰 Реквизиты платежа. Сумма, назначение платежа, выделен НДС или нет, номер и дата счёта.

Если счёта-документа в базе нет, платёжку можно создать и вручную — реквизиты поставщика подтянутся из его карточки.

Платёжное поручение: как создать и отправить

Платёжное поручение — это распоряжение банку перечислить деньги. Само по себе оно не делает бухгалтерских проводок и не уменьшает остаток на счёте 51. Это частая ошибка новичка: платёжка выписана, а в учёте долг перед поставщиком висит, потому что фактического списания ещё нет.

Создать платёжное поручение можно двумя путями:

1. Из счёта поставщика. Откройте документ в Покупки → Счета от поставщиков и нажмите Создать на основании → Платёжное поручение. Сумма, контрагент, договор и назначение заполнятся сами.
2. Вручную. Раздел Банк и касса → Платёжные поручения → Создать. Выберите вид операции Оплата поставщику, заполните контрагента, договор, сумму и ставку НДС.

Проверьте поле Статья расходов (для управленческого учёта движения денег) и Назначение платежа — банк обычно требует в нём номер и дату счёта, а также выделенную сумму НДС или пометку «Без НДС». Если ставка НДС указана в табличной части, 1С подставит строку с НДС в назначение автоматически.

Платёжное поручение можно распечатать (кнопка Печать) и отдать в банк на бумаге, если электронный обмен не настроен. Поле Очередность платежа по умолчанию 5 — для расчётов с поставщиками это корректно; очередь 1–3 резервируется для платежей по исполнительным документам и в бюджет.

Проводить платёжку до фактического списания не нужно — достаточно записать её. Остаток по расчётному счёту уменьшится только после документа Списание с расчётного счёта.

После того как деньги реально ушли со счёта, нужен документ Списание с расчётного счёта — именно он делает проводку. Его можно ввести на основании платёжного поручения или, чаще, он появляется автоматически при загрузке банковской выписки (см. следующий раздел).

Будет это проводка по счёту 60.01 (погашение долга) или 60.02 (аванс), 1С определяет сама — по тому, была ли уже поставка. Отдельно переключать ничего не нужно.

Загрузка платежей через Клиент-банк

Выписывать и разносить каждый платёж руками долго. На практике связку с банком настраивают один раз, а дальше платёжки уходят в банк, а выписка возвращается в 1С пакетом.

Есть два механизма обмена:

Настройка обмена выполняется в карточке банковского счёта: Главное → Организации → счёт → Настройки обмена с банком (или кнопка Подключить ДиректБанк). Там указывают формат, папки для файлов или параметры прямого соединения.

Дальнейшая работа идёт из журнала Банк и касса → Платёжные поручения:

1. Отметьте флажками готовые платёжные поручения.
2. Нажмите Отправить в банк — при обмене файлами 1С сформирует файл выгрузки (по умолчанию 1c_to_kl.txt), при ДиректБанке платёжки уйдут сразу.
3. Когда банк проведёт платежи, нажмите Загрузить выписку. Для файлового обмена укажите файл выписки от банка (kl_to_1c.txt).

При загрузке 1С сама создаёт документы Списание с расчётного счёта и старается подобрать контрагента и договор по ИНН и расчётному счёту. Строки, где сопоставить не удалось, подсвечиваются — их разбираете вручную.

Перед отправкой стоит сверить итоги: 1С показывает количество и общую сумму платёжек в выгрузке. Если число не совпадает с тем, что вы отметили, часть документов не прошла отбор — обычно из-за незаполненного банковского счёта контрагента. А после загрузки выписки сверьте входящий и исходящий остаток по счёту с тем, что показывает банк: расхождение означает, что какая-то строка не загрузилась или задвоилась.

Оплата наличными и через подотчётное лицо

Не всё платят с расчётного счёта. Мелкие счета и закупки за наличные проводят через кассу.

Прямая оплата поставщику наличными. Раздел Банк и касса → Кассовые документы → Выдача (расходный кассовый ордер ). Вид операции — Оплата поставщику. Выберите контрагента, договор и сумму. Проводка: Дт 60.01 Кт 50.01.

Следите за лимитом расчётов наличными между юридическими лицами и ИП — 100 000 рублей по одному договору. Превышение — нарушение кассовой дисциплины.

Оплата через подотчётное лицо. Когда счёт оплачивает сотрудник, схема из двух шагов:

1. Выдача денег. Банк и касса → Кассовые документы → Выдача, вид операции Выдача подотчётному лицу. Проводка Дт 71.01 Кт 50.01. Можно перечислить и на карту сотрудника — тогда это Списание с расчётного счёта с видом операции Перечисление подотчётному лицу.
2. Авансовый отчёт. После закупки сотрудник отчитывается: Банк и касса → Авансовые отчёты. На закладке Товары или Оплата указывают, что оплачено и какому поставщику. Здесь же разносится входящий НДС и приходуются ТМЦ.

Зачёт авансов и закрытие задолженности

Самая путаница у поставщиков — с авансами. Разберёмся, как 1С закрывает долги автоматически и когда в это приходится вмешиваться.

Аванс и долг учитываются на разных субсчетах:

• 60.01 — задолженность перед поставщиком за полученные товары и услуги.
• 60.02 — выданные авансы (поставщик ещё должен поставку).

Когда вы платите до поставки, деньги ложатся на 60.02. Когда приходит Поступление (акты, накладные), 1С сама делает зачёт аванса проводкой Дт 60.01 Кт 60.02 — долг и аванс гасят друг друга.

Этим управляет поле Зачёт авансов в документе поступления и оплаты:

• Автоматически — 1С сама ищет встречный остаток по договору (значение по умолчанию, в большинстве случаев его менять не нужно).
• По документу — зачёт строго по выбранному документу-основанию.
• Не зачитывать — когда авансы и поставки по договору нужно держать раздельно.

Если зачёт не прошёл автоматически (разные договоры, оплата и поставка «не нашли» друг друга), используйте документ Операции → Корректировка долга:

• вид операции Зачёт авансов — свести аванс и задолженность внутри одного поставщика;
• вид операции Взаимозачёт — закрыть встречные долги, когда контрагент одновременно поставщик и покупатель (счета 60 и 62).

Частичная оплата, переплата и возврат

Сумма платежа не обязана совпадать со счётом. 1С не сверяет, сколько вы платите, с суммой счёта-основания — контроль за вами.

Частичная оплата. Оплатите счёт несколькими списаниями на суммы меньше общей. Каждое уменьшает долг по 60.01. Пока счёт закрыт не полностью, по ОСВ счёта 60 останется кредитовый остаток на недоплаченную часть. Удобно в платёжном поручении уменьшить сумму вручную — остальные реквизиты останутся прежними.

Переплата. Если перечислили больше, чем должны, излишек повиснет авансом на 60.02 (когда долг уже был закрыт) либо даст дебетовое сальдо по расчётам. Это не ошибка учёта: деньги просто «числятся» за поставщиком и зачтутся при следующей поставке или вернутся. Чтобы переплата не «потерялась», держите её под одним договором с будущими поставками — тогда зачёт пройдёт автоматически.

Возврат денег от поставщика. Когда поставщик возвращает излишек на счёт, проведите Банк и касса → Банковские выписки → Поступление, вид операции Возврат от поставщика. Проводка — Дт 51 Кт 60.02 (или 60.01). Возврат наличными оформляется приходным кассовым ордером с тем же видом операции.

Как проверить, что счета оплачены

После разноски платежей сверьте расчёты — это пара отчётов в разделе Отчёты.

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60. Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, счёт 60. Настройте группировку по субсчетам, контрагентам и договорам (Показать настройки → Группировка).

Как читать остатки:

• 🔴 Кредитовое сальдо по 60.01 — вы должны поставщику (счёт не оплачен).
• 🟢 Дебетовое сальдо по 60.02 — вы переплатили или выдали аванс (поставки ещё нет).
• ⚪ Нулевое сальдо — расчёты закрыты.

Акт сверки взаиморасчётов. Покупки → Акт сверки расчётов. Сформируйте по поставщику за период, сравните свои данные с данными контрагента. Нажмите Заполнить → Заполнить по данным организации.

Для оперативного контроля удобнее список Покупки → Счета от поставщиков: в нём видно статус оплаты по каждому счёту, если вы регистрируете счета-основания.

Частые вопросы