Оплата счетов поставщикам в 1С 8.3: от счёта до выписки

Чтобы оплатить счёт поставщика в 1С:Бухгалтерии 8.3, нужен один документ — Платёжное поручение в разделе Банк и касса → Платёжные поручения. Дальше его либо выгружают файлом в клиент-банк, либо отправляют напрямую через DirectBank. Сама платёжка проводок не делает: деньги спишутся и попадут в учёт только после загрузки банковской выписки.

Разберём весь путь оплаты счёта: как настроить обмен с банком, завести счёт от поставщика, сформировать платёжное поручение, отправить его в банк двумя способами и свериться по выписке, чтобы долг закрылся правильно. Пути меню — для типовой Бухгалтерии предприятия 3.0; в УТ 11 и ERP логика та же, названия разделов могут отличаться.

С чего начать: настройка обмена с банком

Перед первой оплатой свяжите 1С с банком — иначе платёжки придётся вбивать в клиент-банке вручную. Есть два варианта обмена, и выбирать между ними не нужно: можно включить оба.

• 📄 Файловый обмен (клиент-банк). 1С выгружает платёжки в текстовый файл, вы загружаете его в интернет-банк. Выписку банк отдаёт обратным файлом. Работает с любым банком.
• ⚡ DirectBank (прямой обмен). Платёжки уходят в банк из 1С по кнопке, без файлов и без входа в интернет-банк. Поддерживают крупные банки — Сбербанк, ВТБ, Альфа-Банк, Точка и другие.

Настройки обмена живут в карточке банковского счёта: Главное → Организации → ваша организация → Банковские счета (или Справочники → Банковские счета). Откройте счёт и найдите блок настройки обмена с банком.

Для файлового обмена задайте программу клиент-банка и имена файлов. По умолчанию 1С выгружает платёжки в 1c_to_kl.txt, а выписку ждёт в kl_to_1c.txt — формат «1С:Предприятие — Клиент банка» понимают почти все банковские программы. Укажите папку, куда класть и откуда читать файлы.

Тот же мастер позволяет выбрать, какие документы участвуют в обмене: платёжные поручения, требования, выписки. Для оплаты счетов достаточно включить платёжные поручения на выгрузку и банковские выписки на загрузку — остальное можно не трогать.

Как завести счёт от поставщика

Счёт на оплату в 1С — необязательный документ. Платёжку можно сделать и без него, прямо по реквизитам. Но если занести счёт, программа подставит сумму, контрагента и договор автоматически, а вы потом увидите, какие счета уже оплачены, а какие висят.

Счета от поставщиков заводят в разделе Покупки → Счета от поставщиков. Нажмите Создать, выберите контрагента, договор, добавьте товары или услуги из счёта и сумму. Сохраните — проведение тут не требуется, документ справочный.

Из открытого счёта нажмите Создать на основании → Платёжное поручение — 1С перенесёт сумму, получателя и назначение платежа в новую платёжку. Останется проверить реквизиты и провести.

Создание платёжного поручения на оплату счёта

Если счёт не заводили, идите сразу в Банк и касса → Платёжные поручения и жмите Создать. Заполните поля:

1. Вид операции — «Оплата поставщику» для оплаты счёта (есть ещё «Уплата налога», «Перечисление зарплаты» и другие — вид меняет набор полей).
2. Получатель — контрагент из справочника; банковские реквизиты подтянутся из его карточки.
3. Счёт получателя — расчётный счёт поставщика, если их несколько.
4. Сумма и ставка НДС — сумму и выделенный НДС сверяйте со счётом, ошибка здесь уедет в банк.
5. Назначение платежа — номер и дата счёта, за что платите, сумма НДС. Банк проверяет это поле.
6. Статья расходов (ДДС) — для отчёта о движении денежных средств.

Проведите платёжку кнопкой Провести. Проводок она по-прежнему не делает — это поручение банку, а не факт списания. Чтобы отследить, оплачен счёт или нет, в самом поручении есть флажок Оплачено; его ставит загруженная выписка, вручную его трогать не нужно.

Вид операции стоит выбрать правильно с самого начала: от него зависит счёт учёта при будущем списании. Для обычного счёта от поставщика — «Оплата поставщику» (счёт 60). Для налогов и взносов — «Уплата налога» (счёт 68 или 69), там появятся поля КБК и вида платежа. Если перепутать вид, выписка потом ляжет не на тот счёт, и сверка не сойдётся.

Банковские реквизиты получателя 1С подтягивает из карточки контрагента. Если контрагента платите впервые, проверьте в карточке БИК и номер счёта — по БИК из справочника банков программа сама заполнит корреспондентский счёт и название банка. Ошибка в реквизитах получателя — самая частая причина возврата платежа.

Выгрузка платежей в клиент-банк

Когда платёжки готовы, их выгружают в банк одним файлом. В списке Банк и касса → Платёжные поручения нажмите Выгрузить (или Обмен с банком → Выгрузить платёжные поручения).

Откроется форма обмена. Отметьте галочками платёжки к отправке, проверьте период и счёт, нажмите Выгрузить в файл. 1С создаст файл 1c_to_kl.txt в заданной папке.

Дальше работаете в интернет-банке:

1. Войдите в клиент-банк и найдите импорт документов из 1С (обычно «Импорт» или «Загрузить из бухгалтерии»).
2. Укажите файл 1c_to_kl.txt.
3. Проверьте загруженные платежи, подпишите ЭЦП и отправьте.

После оплаты банк формирует выписку. Выгрузите её из клиент-банка в файл (как правило kl_to_1c.txt), затем в 1С нажмите Загрузить в той же форме обмена и укажите этот файл.

Файловый обмен удобно вести по расписанию: выгружать накопленные платёжки раз в день перед отправкой в банк, а выписку загружать на следующее утро. 1С запоминает папку и имена файлов, так что повторно настраивать обмен не придётся — достаточно нажимать Выгрузить и Загрузить.

При загрузке выписки 1С сверяет суммы и получателей с ранее выгруженными платёжками и сама расставляет флажки Оплачено. Новые поступления, которых в программе ещё не было, она создаёт как документы поступления на расчётный счёт — их нужно привязать к договорам вручную.

Прямой обмен с банком через DirectBank

DirectBank убирает возню с файлами: платёжки уходят в банк, а выписки приходят в 1С по одной кнопке. Удобно, когда платежей много и переключаться в интернет-банк лень.

Подключение запускают из карточки банковского счёта — кнопка Подключить DirectBank (или Банк и касса → Настройки → Обмен с банком). 1С сформирует заявление; его подписывают и передают в банк, как указано в мастере. После подтверждения со стороны банка обмен заработает.

У большинства банков DirectBank бесплатен и входит в тариф расчётно-кассового обслуживания. Отдельные банки берут символическую плату — ориентировочно от нуля до нескольких сотен рублей в месяц. Точную цену уточните в своём банке: условия у всех разные.

Как платить через DirectBank:

• Создайте платёжное поручение как обычно.
• Нажмите Отправить в банк прямо из документа или из списка платёжек.
• Подпишите платёж электронной подписью.
• Статус («Принято банком», «Исполнено», «Отклонено») виден в самой платёжке — файлы туда-сюда гонять не нужно.

Выписки по DirectBank подтягиваются кнопкой Получить выписку: банк присылает операции, 1С сама создаёт документы списания и поступления.

Оплата счёта наличными через кассу

Не каждый счёт оплачивают с расчётного счёта. Мелкие покупки — канцелярию, услуги без договора — иногда проще оплатить наличными из кассы. Для этого платёжка не нужна.

Откройте Банк и касса → Кассовые документы и создайте Расходный кассовый ордер с видом операции «Оплата поставщику». Укажите контрагента, договор и сумму со счёта. В отличие от платёжки, РКО проводит сразу и формирует проводку:

Для подотчётного лица, которое оплатит счёт за компанию, схема другая: сначала выдайте деньги расходным ордером с видом «Выдача подотчётному лицу» (Дт 71 Кт 50), а закроете их авансовым отчётом после покупки.

Контроль оплат и загрузка выписок

Оплата считается завершённой не тогда, когда отправили платёжку, а когда загрузили выписку и деньги списались со счёта 51. Выписки лежат в Банк и касса → Банковские выписки.

Каждая строка выписки — документ Списание с расчётного счёта (оплата) или Поступление на расчётный счёт (приход). Именно списание формирует проводку, которая закрывает долг:

После загрузки проверьте, что документы списания проведены (не серые). Непроведённая строка выписки проводку не создаёт, и долг останется висеть.

Для сверки итогов удобны отчёты:

• 📊 Отчёты → Анализ счёта по счёту 51 — обороты по расчётному счёту за период.
• 📋 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 — остатки долгов по каждому поставщику.
• 🔎 В списке платёжных поручений колонка Оплачено показывает, по каким поручениям выписка уже прошла.

Чтобы увидеть, какие счета ещё не оплачены, откройте список Покупки → Счета от поставщиков — в колонке статуса видно остаток к оплате по каждому счёту. Для платёжных поручений тот же смысл несёт колонка Оплачено: снимите с неё флажок-фильтр, и останутся только неисполненные поручения.

Если платёж не проходит: что проверить

Частая ситуация — платёжку выгрузили, а банк её не принял или в 1С не загружается выписка. Разберём, где искать причину.

Частые вопросы