Оформление и выплата командировки в 1С:ЗУП и Бухгалтерии

Оплата командировки в 1С складывается из двух частей: за дни поездки сотруднику сохраняют средний заработок (документ «Командировка» в 1С:ЗУП или Бухгалтерии), а понесённые расходы — проезд, проживание, суточные — выдают под отчёт заранее и закрывают «Авансовым отчётом» по возвращении.

Порядок одинаков для 1С:ЗУП 3.1 и для 1С:Бухгалтерии 3.0, если в ней ведётся расчёт зарплаты. Различается в основном раздел меню — на это укажу по ходу. Всё описанное относится к версии 8.3 с интерфейсом «Такси».

Что настроить и подготовить перед поездкой

Основание для командировки — приказ руководителя о направлении работника в служебную поездку. Унифицированная форма Т-9 с 2013 года необязательна: подойдёт и собственный бланк с теми же реквизитами (кто, куда, с какого по какое число, цель).

Командировочное удостоверение и служебное задание отменены с 2015 года. Подтверждают поездку приказ, проездные документы и авансовый отчёт — больше ничего заводить не нужно.

Перед первым оформлением проверьте, что в программе включён нужный функционал:

• 💼 в 1С:ЗУП расчёт командировок доступен сразу;
• 🧾 в 1С:Бухгалтерии документ «Командировка» появляется, только если включён полноценный расчёт зарплаты (Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты);
• 📅 в производственном календаре на нужный год должны стоять верные рабочие и праздничные дни — от этого зависит средний заработок.

Приказ и документ «Командировка» в программе

Основной документ — «Командировка». В 1С:ЗУП он лежит в разделе Зарплата → Командировки (дублируется и в разделе «Кадры»). В 1С:Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Командировки.

Создайте новый документ и заполните:

1. Сотрудник — кого направляем.
2. Период — даты с первого по последний день командировки включая дни в пути.
3. Освобождать ставку — флажок ставят, если на время поездки место занимает другой работник.
4. Оплата — на закладке расчёта программа сама подтянет средний заработок.

Документ «Командировка» делает три вещи сразу: отмечает дни в табеле буквой «К», сохраняет за работником средний заработок и формирует начисление к выплате. Печатную форму приказа Т-9 можно вывести прямо из документа по кнопке печати.

Начисленный средний заработок выплачивают в обычные сроки зарплаты, а не вперёд: командировочные — это оплата труда за дни поездки, аванс под отчёт с ней не смешивают. Если в поездку едут несколько человек, на каждого заводят отдельный документ «Командировка» — общего на группу в 1С нет.

Как считается средний заработок за дни командировки

За время командировки работнику платят не оклад, а средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала поездки. Программа берёт фактически начисленную зарплату за этот период и делит на фактически отработанные дни.

Формула простая:

Средний дневной заработок = выплаты за 12 месяцев ÷ отработанные дни за период

Дальше средний дневной умножается на число рабочих дней командировки по графику сотрудника.

Пример. Оклад 60 000 ₽, год отработан полностью. За 12 месяцев начислено 720 000 ₽, отработано 247 рабочих дней.

• Средний дневной: 720 000 ÷ 247 = 2 914,98 ₽
• Командировка 5 рабочих дней: 2 914,98 × 5 = 14 574,90 ₽

Эту сумму 1С начислит документом «Командировка». Выходные и праздники, попавшие в период поездки, но не отработанные, средним заработком не оплачиваются — за них платят только суточные.

В расчёт среднего (Постановление Правительства РФ № 922) программа включает не всё подряд. Что берётся и что нет:

• ✅ оклад, доплаты, надбавки, производственные премии по положению об оплате труда;
• ❌ больничные, отпускные, прошлые командировки — вместе с днями, за которые они начислены;
• ❌ материальная помощь, подарки и прочие выплаты, не связанные с трудом.

Если за расчётный период в компании прошло повышение окладов, 1С применяет коэффициент индексации к выплатам до повышения — это учитывается без ручной правки.

Выдача аванса подотчётному лицу

Деньги на поездку выдают заранее — под отчёт. Способ зависит от того, как вы платите сотруднику.

Наличными из кассы. Раздел Банк и касса → Кассовые документы, создаёте «Выдачу наличных» (расходный кассовый ордер ) с видом операции «Выдача подотчётному лицу».

На карту сотрудника. Раздел Банк и касса → Банковские выписки, документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление подотчётному лицу».

Сумма аванса — примерная: стоимость билетов туда-обратно, проживание из расчёта за ночь и суточные за все календарные дни поездки, включая дни в пути. Жёсткой нормы нет, ориентируйтесь на своё положение о командировках.

Основанием для выдачи служит приказ о направлении либо заявление сотрудника — с 2017 года достаточно одного из них, отдельное распоряжение на подотчёт оформлять необязательно. В документе выдачи обязательно указывают физлицо-получателя: именно по нему программа ведёт учёт долга на счёте 71.01.

Суточные: нормы, НДФЛ и страховые взносы

Суточные платят за каждый календарный день командировки, включая дни в дороге и выходные. Размер компания устанавливает сама во внутреннем положении о командировках и вправе назначить разные суммы для поездок по стране и за рубеж. Верхнего предела закон не ставит — нормируется только необлагаемая часть.

Налоговые нормы (п. 1 ст. 217 и ст. 422 НК РФ) — одинаковые для НДФЛ и взносов:

С суммы сверх этих лимитов удерживают НДФЛ и начисляют страховые взносы. Для налога на прибыль суточные не нормируются — их признают в расходах полностью.

Пример. Суточные 1 000 ₽/день, командировка по России на 5 дней — всего 5 000 ₽.

• Необлагаемая часть: 700 × 5 = 3 500 ₽
• Сверх нормы: 5 000 − 3 500 = 1 500 ₽
• НДФЛ: 1 500 × 13 % = 195 ₽
• Взносы (единый тариф 30 % в пределах базы): 1 500 × 30 % = 450 ₽

Рассчитать необлагаемую часть и налог с ваших цифр можно прямо здесь:

В 1С сверхнормативные суточные попадают в облагаемую базу автоматически — программа видит норматив по направлению и считает НДФЛ с взносами при проведении документов.

Однодневные и зарубежные командировки

Два случая выбиваются из общего порядка, и 1С обрабатывает их по своим правилам.

Поездка в пределах одного дня. Если сотрудник уезжает и возвращается в тот же день, суточные по России не положены (но средний заработок за рабочий день сохраняется). Компания вправе платить возмещение взамен суточных, если это прописано во внутреннем положении, — такая выплата суточными не считается.

Командировка за границу. Здесь работают два норматива: за день возвращения в Россию суточные начисляют по российской норме, за остальные дни — по заграничной. Необлагаемый лимит для загранпоездок — 2 500 ₽ в день.

В документе «Командировка» для зарубежной поездки отметьте, что это командировка за пределы РФ: тогда 1С применит нужный норматив при расчёте НДФЛ и взносов. Расходы на оформление визы и загранпаспорта тоже относятся на затраты и проводятся через авансовый отчёт.

Авансовый отчёт и проводки по расходам

Вернувшись, сотрудник в течение трёх рабочих дней сдаёт авансовый отчёт с чеками, билетами и счётом из гостиницы. В программе документ находится в разделе Банк и касса → Авансовые отчёты.

На закладках авансового отчёта заполняют:

• Авансы — выданный ранее под отчёт документ (программа подтянет остаток);
• Прочее — расходы на проезд, проживание, суточные с реквизитами первичных документов;
• НДС — если в билете или счёте гостиницы налог выделен отдельной строкой, его можно принять к вычету.

Расходы относят на тот же счёт затрат, что и зарплату сотрудника: 26 и 44 — для административного и торгового персонала, 20 — для производственного. Для налога на прибыль командировочные расходы, включая суточные без нормирования, учитывают в прочих расходах, связанных с производством и реализацией.

Подтверждающими документами служат электронные и бумажные билеты с посадочными талонами, счёт и чек из гостиницы, чеки на такси и ГСМ при поездке на машине. Без первички расход не примут — ни в бухгалтерском, ни в налоговом учёте.

Доплата или возврат: закрываем подотчёт

После проведения авансового отчёта программа сравнивает выданный аванс с фактическими расходами. Дальше два варианта.

Потрачено больше аванса (перерасход). Разницу доплачивают сотруднику — через кассу или на карту теми же документами, что и выдачу аванса. Проводка Дт 71.01 Кт 50.01 (или 51).

Потрачено меньше аванса (остаток). Сотрудник возвращает неизрасходованное в кассу — «Поступление наличных» с видом операции «Возврат от подотчётного лица», проводка Дт 50.01 Кт 71.01.

Проверить, не завис ли долг, удобно по отчёту Банк и касса → Отчёты по авансовым отчётам или через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71.01: нулевое сальдо по сотруднику означает, что подотчёт закрыт.

Если работник вовремя не отчитался и деньги не вернул, невозвращённую сумму можно удержать из зарплаты (ст. 137–138 ТК РФ), но не более 20 % от выплаты за месяц и с его письменного согласия в течение месяца со дня окончания срока отчёта. Пропустили месячный срок — удержать можно только через суд или по доброй воле сотрудника.

Частые вопросы