Выплата зарплаты сотрудникам в 1С: от ведомости до платёжки

Чтобы выплатить зарплату в 1С, недостаточно нажать «Выплатить» в документе начисления — платёж оформляется отдельной ведомостью: в банк или через кассу. В 1С:ЗУП 3.1 ведомости лежат в разделе Выплаты, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Зарплата → Ведомости. Оплатить начисленную сумму, провести её в учёте, удержать НДФЛ и сформировать платёжку на перечисление — всё это разные шаги, и путают их чаще всего.

Ниже — весь маршрут выплаты: подготовка сумм, ведомость на карты и наличными, отражение банковской комиссии, платёжные поручения и сверка остатков по счёту 70. Пути приведены для БП 3.0 и ЗУП 3.1 с интерфейсом «Такси».

Что должно быть готово до выплаты

Выплатить можно только то, что уже начислено и проведено. Поэтому сначала проводят документ начисления: в ЗУП — Начисление зарплаты и взносов, в Бухгалтерии — Начисление зарплаты. После проведения по каждому сотруднику появляется долг организации — кредитовый остаток по счёту 70.

Что проверить перед формированием ведомости:

• 💰 зарплата (или аванс, отпускные, больничный) начислена и документ проведён;
• 👤 у сотрудника задан способ выплаты — через банк, через кассу или перечислением на счёт;
• 💳 для выплаты на карту заведён зарплатный проект и внесены лицевые счета;
• 🧾 удержания (НДФЛ, алименты, профвзносы) рассчитаны — иначе в ведомость попадёт лишняя сумма.

Способ выплаты в 1С задаётся на трёх уровнях: по организации, по подразделению и персонально по сотруднику. Персональная настройка приоритетнее. Если у части сотрудников не указан способ, они не попадут ни в банковскую, ни в кассовую ведомость — долг по ним так и «зависнет» на счёте 70.

Всего способов выплаты три, и под каждый — свой документ-ведомость:

• 🏦 через зарплатный проект — массовое зачисление на карты одного банка по реестру-файлу. Основной способ для большинства организаций;
• 💳 перечислением на счёт — когда карта в другом банке и зарплатного проекта нет. Деньги идут обычным платёжным поручением на личный счёт сотрудника, в ведомости указывают банковский счёт работника;
• 💵 через кассу — наличными по платёжной ведомости.

Способы можно смешивать: часть сотрудников получает на карты по проекту, часть — наличными. Тогда на один и тот же период делают две ведомости (в банк и в кассу), каждая на своих людей.

Как сформировать ведомость на перечисление в банк

Для выплаты на карты создают документ Ведомость в банк (в ЗУП — раздел Выплаты, в Бухгалтерии — Зарплата и кадры → Ведомости в банк).

Порядок заполнения:

1. Укажите месяц и организацию.
2. Выберите зарплатный проект, по которому пойдёт перечисление.
3. В поле «Выплачивать» укажите вид: зарплата за месяц, аванс, отпускные, больничный, расчёт при увольнении или разовая межрасчётная выплата.
4. Нажмите Заполнить — табличная часть подтянет сотрудников с непогашенным остатком по выбранному виду и суммы к выплате.
5. Проверьте список и суммы, проведите документ.

Из проведённой ведомости выгружается файл-реестр для клиент-банка (кнопка выгрузки в командной панели документа). Банк по реестру зачисляет деньги на карты, а организация отдельно отправляет платёжное поручение на общую сумму — об этом в разделе ниже.

Отдельная ведомость делается под каждый вид выплаты: у аванса и зарплаты разные даты и часто разные коды вида дохода в реестре, складывать их в один документ нельзя. Через зарплатный проект обычно перечисляют аванс, зарплату за месяц, отпускные, больничный в части работодателя и расчёт при увольнении — каждую выплату своей ведомостью.

Межрасчётные выплаты (отпускные, командировочные, разовые премии) оформляют такой же ведомостью, но с соответствующим видом выплаты. Отпускные по ТК РФ перечисляют не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска, поэтому ведомость на них готовят заранее, не дожидаясь общей выплаты за месяц.

Главное условие удачной выгрузки — формат файла реестра должен совпадать с тем, что принимает банк. Обычно это стандарт «1С:Предприятие — Клиент банка», он задаётся в карточке зарплатного проекта. Если банк вернул реестр с ошибкой, проверяют прежде всего три вещи: формат файла, лицевой счёт (нужен 20-значный счёт карты, начинается с 408…, а не 16 цифр с лицевой стороны) и совпадение ФИО с данными банка.

Как выдать зарплату наличными через кассу

Если сотрудник получает деньги в кассе, в ведомости поле выплаты — через кассу. В ЗУП это документ Ведомость в кассу, в Бухгалтерии — Ведомость на выплату зарплаты через кассу (раздел Зарплата и кадры).

Схема в 1С:Бухгалтерии такая:

1. Создайте и проведите ведомость через кассу — это пока не расход денег, а список сотрудников и сумм к выдаче.
2. На основании ведомости введите Выдачу наличных (расходный кассовый ордер ) с видом операции «Выплата зарплаты по ведомостям». Один РКО закрывает всю ведомость на общую сумму.
3. Если кто-то за зарплатой не пришёл, в ведомости по этому сотруднику ставят депонировано — тогда РКО уменьшится на депонированную сумму.

Отражать выплату каждому сотруднику отдельным РКО не нужно: касса выдаёт деньги по платёжной ведомости одним ордером на итог.

Срок выдачи зарплаты по платёжной ведомости устанавливает руководитель, но по Указанию № 3210-У он не превышает 5 рабочих дней, включая день получения наличных в банке. В последний день срока кассир закрывает ведомость: выданные суммы оформляет одним РКО, а неполученные депонирует.

Проводки по выплате зарплаты

Начисление и выплата формируют разные проводки. Сама выплата уменьшает долг перед сотрудником (дебет 70) за счёт денег (кредит 51 или 50). В типовых конфигурациях проводки создаются автоматически при проведении документов; смотреть их удобно по кнопке показа движений (Дт/Кт).

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) при начислении подставляется по настройке отражения зарплаты в учёте — она задаётся по организации и может уточняться по подразделению или сотруднику. Если проводка ушла не на тот счёт, правят именно эту настройку, а не сам документ выплаты.

Банковская комиссия за зарплатный проект

За перечисление зарплаты по реестру банк берёт комиссию — обычно процент от суммы или фиксированную плату за платёж. Это расход организации, удерживать её из зарплаты сотрудников нельзя.

В 1С комиссия отражается в банковской выписке отдельной строкой Списание с видом операции «Прочее списание» или «Комиссия банка». Проводка — Дт 91.02 Кт 51, то есть в прочие расходы. Некоторые организации по учётной политике относят такие комиссии на счёт затрат (26 или 44) — тогда в документе списания выбирают соответствующий счёт.

Ориентир по тарифам: комиссия за зарплатный проект обычно составляет примерно 0,3–1,5% от суммы перечисления, у части банков при большом обороте — ниже или фиксированной платой за реестр. Точный тариф смотрят в договоре зарплатного проекта.

Платёжные поручения на перечисление

Выплата через банк в 1С складывается из двух документов: реестр-файл (разбивка по сотрудникам, его «читает» банк для зачисления на карты) и платёжное поручение на общую сумму ведомости — им деньги списываются с расчётного счёта.

Платёжное поручение на зарплату создают в разделе Банк и касса → Платёжные поручения. Удобно вводить его на основании ведомости — тогда сумма и назначение платежа подставятся автоматически. В назначении платежа указывают, что это перечисление зарплаты по реестру, и период — так банк быстрее сопоставит платёж с реестром. После того как банк проведёт платёж, загруженная выписка создаёт документ Списание с расчётного счёта, который и формирует проводку Дт 70 Кт 51.

При выплате перечислением на счёт (без зарплатного проекта) реестр не формируется — на каждого сотрудника идёт отдельное платёжное поручение на его личный счёт. Для пары сотрудников это удобно, но при большом штате проще оформить зарплатный проект.

Отдельные платёжки понадобятся и для налогов. С 2023 года НДФЛ и страховые взносы перечисляют на единый налоговый счёт через единый налоговый платёж (ЕНП):

• по НДФЛ подают уведомление об исчисленных суммах (два раза в месяц — за период с 1-го по 22-е и с 23-го по конец месяца);
• срок уплаты НДФЛ привязан к этим периодам: по основному периоду — до 28-го числа;
• страховые взносы перечисляют не позднее 28-го числа следующего месяца, уведомление — до 25-го.

Фонд социального страхования с 2023 года объединён с ПФР в Социальный фонд России (СФР), поэтому взносы идут одним платежом на ЕНС, а не раздельно по фондам.

Как проверить, что всё выплачено

После выплаты долг перед сотрудниками должен обнулиться. Проверяют это по счёту 70.

Инструменты сверки:

• 📊 ОСВ по счёту 70 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — кредитовый остаток показывает невыплаченное, дебетовый сальдо по сотруднику бывает при переплате или ошибке в удержаниях;
• 📋 в ЗУП — отчёт Выплаты → Задолженность по зарплате или Расчётная ведомость, где видно начислено / удержано / выплачено по каждому сотруднику;
• 🧾 анализ счёта 70 — помогает найти, по какому документу долг не закрылся.

Если по сотруднику остался кредитовый остаток, типичные причины: не задан способ выплаты, он не попал в ведомость, ведомость не проведена или вид выплаты в ведомости не совпал с видом начисления (например, начислили отпускные, а в ведомости выбрали «зарплата за месяц»).

Частые вопросы