Где в 1С посмотреть рассчитанную сумму НДФЛ и как её проверить

Исчисленную сумму НДФЛ по конкретному сотруднику в 1С:ЗУП 3.1 видно на вкладке НДФЛ документа Зарплата → Начисления → Начисление зарплаты и взносов, а в 1С:Бухгалтерии 3.0 — на той же вкладке документа Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты. Там стоит сумма налога, которую программа рассчитала с дохода за месяц.

Если нужна итоговая цифра по всем работникам или проверка за период — её дают отчёты по НДФЛ и регистры накопления. Ниже по шагам: где смотреть налог в документах, чем отличается исчисленный НДФЛ от удержанного, как на сумму влияют вычеты и какими отчётами всё это сверить.

Где в документах начисления видна исчисленная сумма налога

Налог рассчитывается в момент начисления дохода. Поэтому первое место, где видна сумма, — сам документ начисления.

В 1С:ЗУП 3.1:

1. Откройте Зарплата → Начисления → Начисление зарплаты и взносов и выберите нужный месяц.
2. Перейдите на вкладку НДФЛ — по каждому сотруднику стоит колонка с суммой исчисленного налога.
3. Чтобы увидеть, из чего сложилась цифра, нажмите на значок карандаша (детализация) рядом с суммой: откроется расшифровка с доходом, применёнными вычетами и ставкой.

В 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Зайдите в Зарплата и кадры → Все начисления, откройте документ Начисление зарплаты за месяц.
2. Вкладка НДФЛ показывает налог по каждому физлицу.

Второе удобное место — расчётный листок. Отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок (в 1С:ЗУП) или аналогичный отчёт в 1С:Бухгалтерии показывает по каждому сотруднику начисления, удержания и сумму НДФЛ за месяц в привычном для бухгалтера виде. Если нужна цифра по одному человеку «для глаза» — смотрят именно сюда, а не в регистры.

Расчёт зарплаты и, соответственно, НДФЛ ведут конфигурации ЗУП и Бухгалтерия. Пути меню в БП 3.0 и ЗУП 3.1 стабильны. В «чистой» Управлении торговлей или Рознице без модуля зарплаты документов начисления и налога нет — там НДФЛ не считается.

Исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ — не путать

В 1С налог проходит три состояния, и суммы по ним могут не совпадать. Это главная причина вопросов «почему в разных местах разные цифры».

🔹 Исчисленный — сколько налога программа посчитала с дохода. Считается нарастающим итогом с начала года.

🔹 Удержанный — сколько фактически удержано из выплаты. В ведомости (Выплаты → Ведомости в банк или Ведомости в кассу) есть колонка с суммой НДФЛ к перечислению — это и есть удержанный налог.

🔹 Перечисленный — сколько ушло в бюджет. С переходом на единый налоговый платёж уплата идёт на ЕНС, а не отдельной платёжкой по каждому доходу.

Налог удерживается при фактической выплате дохода, включая аванс. Если зарплата начислена, но ещё не выплачена, исчисленный НДФЛ уже есть, а удержанного ещё нет — и это не ошибка.

Перечисленный налог отдельной суммой по каждой выплате больше не отслеживается так, как раньше: уплата идёт на единый налоговый счёт. Поэтому для контроля «сколько должны бюджету» ориентируются на удержанный НДФЛ и на данные по ЕНС, а не на разрозненные платёжки. В отчётах по НДФЛ колонка «Перечислено» показывает зачтённые суммы.

Важно, что исчисленный налог считается нарастающим итогом с начала года. Это значит, что сумма в документе за текущий месяц учитывает весь доход и весь налог с января. Из-за этого при разовых крупных доходах или изменении вычетов налог в отдельном месяце может отличаться от «оклад × 13 %».

Как налоговые вычеты уменьшают итоговую сумму

Налог берётся не со всего дохода, а с налоговой базы — дохода за вычетом положенных работнику вычетов. Чаще всего это стандартные вычеты на детей (ст. 218 НК РФ), реже — имущественные и социальные, если сотрудник получает их через работодателя.

Чтобы вычет применился в расчёте, он должен быть зарегистрирован:

• в 1С:ЗУП 3.1 — документом Налоги и взносы → Заявления на вычеты → Заявление на вычеты по НДФЛ;
• в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в карточке сотрудника, в разделе с налогом на доходы, по ссылке ввода заявления на вычеты.

После проведения заявления программа учитывает вычет автоматически при каждом начислении.

Имущественный и социальный вычеты работодатель предоставляет на основании уведомления из налоговой: реквизиты уведомления вносят в соответствующий документ по вычетам, и дальше программа уменьшает базу так же автоматически. Пока заявление или уведомление не проведено, 1С считает налог без вычета — это первое, что проверяют, если сумма налога оказалась больше ожидаемой.

Простой пример расчёта. Оклад 60 000 ₽, один ребёнок — стандартный вычет 1 400 ₽:

• налоговая база: 60 000 − 1 400 = 58 600 ₽;
• НДФЛ по основной ставке 13 %: 58 600 × 13 % = 7 618 ₽;
• на руки: 60 000 − 7 618 = 52 382 ₽.

Без вычета налог был бы 60 000 × 13 % = 7 800 ₽, то есть вычет уменьшил налог на 182 ₽ в месяц.

Основная ставка — 13 %. С годового дохода сверх установленного лимита налог считается по повышенным ставкам прогрессивной шкалы. Поскольку база считается нарастающим итогом, в месяце перехода через порог сумма налога в документе может заметно вырасти.

Чтобы быстро прикинуть налог и сумму на руки по своим числам и сверить с тем, что показала 1С:

Регистры накопления: откуда 1С берёт суммы

Все цифры по налогу хранятся в регистрах накопления. Документы (начисление, ведомость, уплата) делают по ним движения, а отчёты собирают данные именно отсюда. Если нужно понять «почему вышла такая сумма», смотрят регистры.

Ключевые регистры по НДФЛ:

• Расчёты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ — приход (исчислено) и расход (удержано, перечислено) по каждому физлицу;
• Учёт доходов для исчисления НДФЛ — доходы и вычеты, из которых формируется база.

Как открыть регистр напрямую:

1. Включите команду «Все функции»: Главное меню → Сервис → Параметры и поставьте галочку Отображать команду «Все функции».
2. Откройте Главное меню → Все функции → Регистры накопления и выберите нужный регистр.
3. Отбором по сотруднику и периоду отфильтруйте нужные строки.

Движения по регистрам можно посмотреть и из конкретного документа: откройте начисление или ведомость, нажмите кнопку с лупой или Ещё → Движения документа — программа покажет, какие строки в какие регистры попали.

В регистре доходов у каждой строки есть код дохода и дата получения дохода. Эти два реквизита влияют и на ставку, и на попадание суммы в нужный период отчётности. Если налог «ушёл» не в тот месяц или посчитался не по той ставке, причину часто видно именно здесь — по неверной дате или коду дохода в строке регистра.

Отчёты, которыми проверяют сумму НДФЛ

Отчёты дают сумму в разрезе сотрудника, месяца, ставки и позволяют сверить исчисленный налог с удержанным.

В 1С:ЗУП 3.1 — раздел Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам:

• 📊 Анализ НДФЛ по месяцам — исчислено, удержано и перечислено по месяцам, видно расхождения;
• 📊 Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — полная расшифровка по одному работнику: доходы, вычеты, налог;
• 📊 Регистр налогового учёта по НДФЛ — официальная форма налогового регистра по физлицу;
• 📊 Анализ НДФЛ по датам получения доходов — удобен для проверки перед сдачей 6-НДФЛ.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 — раздел Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате:

• Анализ НДФЛ по месяцам;
• Регистр налогового учёта по НДФЛ;
• Сводная справка 2-НДФЛ (для контроля годовых сумм).

Порядок сверки простой:

1. Сформируйте Анализ НДФЛ по месяцам за нужный период.
2. Сравните колонки «Исчислено» и «Удержано». Если доход выплачен полностью, они должны совпадать.
3. Разница обычно означает, что часть дохода ещё не выплачена, либо документы проведены не в хронологическом порядке.

Отдельно пригодится отчёт Анализ НДФЛ по датам получения доходов — он раскладывает налог по датам и помогает увидеть, в какой период попадёт та или иная сумма. Это важно перед сдачей 6-НДФЛ, где суммы группируются по датам.

Эти же отчёты — основа для проверки перед формированием 6-НДФЛ: цифры в разделах отчётности должны сходиться с тем, что показывает анализ по месяцам и по датам. Если 6-НДФЛ не сходится, расхождение ищут не в самой форме, а в данных учёта — через анализ НДФЛ и регистры.

Как исправить, если сумма НДФЛ посчиталась неверно

Сначала найдите причину, потом правьте. Чаще всего дело не в «глюке», а в данных или порядке проведения.

🔸 Документы проведены не по порядку. Налог считается нарастающим итогом, поэтому важна хронология. Перепроведите документы месяца в правильной последовательности: сначала начисления, затем ведомости.

🔸 Не зарегистрирован или слетел вычет. Проверьте заявление на вычеты и его период действия.

🔸 Неверный статус налогоплательщика. Для нерезидента ставка другая. Статус указывается в карточке сотрудника в блоке по налогу на доходы.

🔸 Доход введён не тем видом начисления — с неверным кодом дохода или признаком обложения НДФЛ. Проверьте настройку вида начисления.

Быстрый порядок проверки, прежде чем доверять сумме налога:

Когда причина устранена, пересчитайте налог: в документе начисления это кнопка пересчёта НДФЛ, либо повторное проведение документа.

Если расхождение нужно поправить вручную (например, скорректировать удержанный или перечисленный налог по данным прошлых периодов), в 1С:ЗУП для этого есть документ Операция учёта НДФЛ в разделе Налоги и взносы. Для перерасчёта при изменении вычетов или статуса применяют документ перерасчёта НДФЛ.

Частые вопросы