Поступление товара на склад в 1С 8.3: от накладной поставщика до излишков инвентаризации

Чтобы оприходовать товар в 1С:Предприятие 8.3, в Бухгалтерии 3.0 создайте документ Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом «Товары (накладная, УПД)», а в Управлении торговлей 11 — документ «Приобретение товаров и услуг» в разделе Закупки. Товар, который нашли при пересчёте и у которого нет поставщика, приходуется другим документом — «Оприходование товаров » или «Оприходование излишков товаров».

Типичная ситуация: машина от поставщика пришла утром, кладовщик принял коробки, а бухгалтер вечером видит накладную на 47 позиций и пустую базу. Чтобы цифры сошлись с первого раза, документ, карточка номенклатуры и счёт-фактура должны быть настроены согласованно.

С чего начать: конфигурация и способ поступления

Порядок действий зависит от двух вещей: в какой программе вы работаете и откуда взялся товар.

Если у вас настроен обмен между УТ и Бухгалтерией, приходуйте товар только в УТ. В бухгалтерскую базу документ придёт сам. Ручной ввод одной и той же накладной в обе базы — прямой путь к задвоенным остаткам.

Перед первым поступлением проверьте три вещи:

• 🏬 Склад. Если складов несколько, в БП включите опцию «Несколько складов» в Главное → Функциональность → Запасы.
• 🏢 Контрагент и договор. Поставщик заведён в справочнике контрагентов, договор — с видом «С поставщиком».
• 📦 Номенклатура. У позиций правильный вид номенклатуры, а значит, и счёт учёта. Об этом — отдельный раздел ниже.

Оприходование товара от поставщика: пошагово

Разберём на примере Бухгалтерии 3.0. В УТ 11 логика та же, поля называются похоже.

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите «Товары (накладная, УПД)».

Если пришла УПД с товарами и услугой доставки в одном документе, выбирайте вид «Товары, услуги, комиссия». Тогда в документе появятся две вкладки.

Шаг 2. Заполните шапку

• Накладная № … от … — номер и дата из бумажного или электронного документа поставщика. Это не номер документа в базе.
• Дата документа — день, когда товар фактически принят. От неё зависят остатки и себестоимость.
• Контрагент и договор — договор подставится сам, если он один.
• Склад — куда поступил товар.

Над табличной частью есть ссылка с настройками цен и НДС. Посмотрите, как указан налог: «в сумме» или «сверху». Поставщик пишет цены с НДС, а в документе стоит «сверху» — итог разойдётся с накладной ровно на сумму налога.

Шаг 3. Заполните товары

Добавьте строки: номенклатура, количество, цена. Сумма, ставка НДС и счета учёта заполнятся автоматически. Счета подтягиваются из регистра счетов учёта номенклатуры, руками их обычно трогать не нужно.

На 40–50 позиций вводить строки вручную долго. Есть два пути быстрее:

• 📨 Из ЭДО. Если поставщик прислал УПД через электронный документооборот, документ поступления создаётся из входящего электронного документа. Позиции сопоставляются с вашей номенклатурой один раз, дальше программа запоминает соответствие.
• 📄 Из файла. В командной панели табличной части есть загрузка из файла: таблицу Excel можно вставить и сопоставить колонки с полями.

Шаг 4. Зарегистрируйте счёт-фактуру

Внизу документа введите номер и дату счёта-фактуры поставщика и нажмите Зарегистрировать. Для УПД со статусом 1 программа предлагает отметить, что это УПД, — отдельный счёт-фактура не нужен.

Флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения» сразу формирует запись в книге покупок и проводку на вычет. Если вычет вы переносите на более поздний квартал, флажок не ставьте, а примите НДС к вычету отдельно помощником по НДС.

Шаг 5. Проведите и проверьте

Нажмите Провести и закрыть. Откройте документ снова и посмотрите проводки кнопкой ДтКт. Если там 10.01 вместо 41.01 или нет строки по НДС — вернитесь к разделу о видах номенклатуры.

Как оприходовать излишки, найденные на складе

Излишки появляются при инвентаризации: по учёту 10 коробок, на полке 12. У этого товара нет поставщика и нет накладной. Приходуется он как прочий доход.

Порядок в Бухгалтерии 3.0

1. Проведите инвентаризацию: Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров. Заполните учётные остатки и введите фактическое количество.
2. Из инвентаризации нажмите Создать на основании → «Оприходование товаров». Строки с излишками попадут в документ сами.
3. Проверьте цену. Её нужно указать по текущей рыночной стоимости на дату оприходования, а не по последней закупке «на глаз».
4. Укажите статью прочих доходов — например, «Излишки, выявленные при инвентаризации».
5. Проведите документ.

Можно создать «Оприходование товаров» и без инвентаризации, но тогда у излишка нет подтверждения. При проверке налоговая спросит, откуда взялся доход и как его оценили.

Порядок в УТ 11

В УТ сначала фиксируют пересчёт товаров (на ордерном складе — через складские документы), затем на его основании оформляют «Оприходование излишков товаров». Если одновременно выявлены и излишки, и недостачи похожих позиций, проверьте, не пересортица ли это. Для пересортицы в УТ есть отдельный документ, и тогда доход и убыток не нужны вовсе.

Виды номенклатуры и счета учёта: что настроить заранее

Большинство ошибок при оприходовании товара в 1С рождаются не в документе, а в карточке номенклатуры. Документ лишь подставляет то, что настроено.

Как это устроено в Бухгалтерии 3.0

Вид номенклатуры задаётся в карточке позиции: Справочники → Товары и услуги → Номенклатура. Сам справочник видов — Справочники → Товары и услуги → Виды номенклатуры.

Счёт учёта определяется регистром «Счета учёта номенклатуры». Его открывают из списка номенклатуры или из раздела Справочники → Товары и услуги. Правило задаётся по виду номенклатуры, по группе или по конкретной позиции, и чем точнее правило, тем выше его приоритет.

Пример. Магазин закупил кофемашину для продажи и такую же — для офиса. Это две разные карточки: первая с видом «Товары» на 41.01, вторая — материал или основное средство в зависимости от стоимости и лимита из учётной политики.

Как это устроено в УТ 11

В УТ 11 вид номенклатуры — обязательный реквизит. Он задаёт тип (товар, услуга, работа, тара), набор дополнительных реквизитов и политику учёта серий. Счетов учёта в УТ нет: их определяет бухгалтерская база при загрузке документов.

Поменять вид у позиции, по которой уже есть движения, в УТ сложно и рискованно. Поэтому виды продумывают до первой закупки: например, «Продукты питания» с учётом сроков годности, «Бытовая техника» с серийными номерами, «Канцтовары» без серий.

Серии, сроки годности и партии при поступлении

Учёт серий нужен, если у товара есть срок годности, серийный номер или партия производителя, которую придётся отслеживать при продаже.

Бухгалтерия 3.0

В БП нет учёта серий и сроков годности в том виде, как в торговых конфигурациях. Для импортных товаров есть учёт номеров ГТД и регистрационных номеров партии (РНПТ) — их включают в Главное → Функциональность → Запасы. Номер ГТД и страну происхождения указывают прямо в строке поступления.

Если для вас критичен контроль сроков годности, ведите его в УТ 11 или Рознице, а в бухгалтерию загружайте документы без серий.

УТ 11

1. Включите серии в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Номенклатура.
2. В виде номенклатуры отметьте использование серий и настройте вид серий: какие поля обязательны (номер, годен до, дата производства).
3. Укажите политику учёта серий: на каком этапе серия вводится — в документе поступления или при приёмке на складе.

После этого при поступлении для каждой строки нужно указать серию. Документ с незаполненной серией по товару, где она обязательна, не проведётся — это защита от безымянных партий.

Проводки при оприходовании и влияние на финансовый результат

Само поступление товара от поставщика на прибыль не влияет. Это обмен: появился актив на 41-м счёте и такой же долг перед поставщиком. Финансовый результат возникает позже — при продаже, когда себестоимость списывается на 90.02.

Пример с числами. Накладная на 120 000 ₽ с НДС 20 %:

• стоимость товара: 120 000 / 1,2 = 100 000 ₽ → Дт 41.01 Кт 60.01;
• НДС: 120 000 − 100 000 = 20 000 ₽ → Дт 19.03 Кт 60.01;
• долг перед поставщиком на 60.01: 100 000 + 20 000 = 120 000 ₽.

Излишки — другое дело. Нашли 2 коробки по рыночной цене 3 500 ₽: доход 7 000 ₽ сразу попадает на 91.01 и увеличивает налогооблагаемую прибыль. При продаже этих коробок их стоимость 7 000 ₽ уйдёт в расходы.

Если вы применяете УСН «доходы минус расходы», стоимость купленного товара уменьшает базу только после его оплаты поставщику и реализации покупателю. Поэтому одна проводка Дт 41.01 Кт 60.01 ещё ничего не даёт в книге учёта доходов и расходов.

Отчёты для проверки

• ОСВ по счёту 41 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — количество и сумма по складам. Отрицательных остатков быть не должно.
• ОСВ по счёту 60 — долг перед поставщиком совпадает с актом сверки.
• Книга покупок — счёт-фактура попал в нужный квартал.

Типичные ошибки при оприходовании и как их исправить

После исправлений прошлых периодов в БП не забудьте перезапустить закрытие месяца . Иначе себестоимость продаж останется рассчитанной по старым данным.

Частые вопросы