Оприходование товаров в 1С:Бухгалтерии 8.3 — от накладной поставщика до проверки остатков

Чтобы оприходовать товар в 1С:Бухгалтерии 8.3, откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД), заполните поставщика, договор, склад и строки товаров и проведите документ. Программа сделает проводки Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 Кт 60.01 на НДС. Если товар пришёл без документов поставщика (излишки, находка при инвентаризации), используется другой документ — Склад → Оприходование товаров, и проводка уже будет Дт 41.01 Кт 91.01.

Остальное — детали, на которых ошибаются чаще всего: не тот счёт учёта, незачтённый аванс, доставка, которая «потерялась» в расходах, коды маркировки без проверки. Ниже по порядку: подготовка, сам документ, оприходование без накладной, допрасходы, маркировка и проверка результата.

Что настроить в 1С до первого оприходования товара

Документ поступления заполняется за минуту, если справочники готовы. Если нет — каждая строка превращается в поиск.

Учётная политика и функциональность

• 📌 Главное → Учётная политика — проверьте способ оценки запасов при списании: ФИФО или по средней себестоимости. Для торговли это определяет себестоимость продаж, менять его в середине года нельзя.
• 📌 Главное → Функциональность → вкладка «Запасы» — включите учёт по нескольким складам, если их больше одного. Без этой опции поле «Склад» в документах будет одно на всю организацию.
• 📌 Там же, в функциональности, включаются маркировка и прослеживаемость импортных товаров. Не включите — не увидите нужных колонок в поступлении.

Номенклатура и счета учёта

Карточку товара заводят в Справочники → Номенклатура. Ключевое поле — вид номенклатуры («Товары», «Материалы», «Продукция»). От него зависит, на какой счёт ляжет поступление.

Сами счета задаются в Справочники → Счета учёта номенклатуры. Типовая настройка:

Контрагент и договор

Поставщик заводится в Справочники → Контрагенты, договор — прямо из карточки. Вид договора — «С поставщиком». Если указать «Прочее», поступление пройдёт, но аванс автоматически не зачтётся, а в акте сверки суммы разъедутся по разным договорам.

Оприходуем товар по накладной или УПД поставщика

Это основной сценарий: товар пришёл с ТОРГ-12 и счётом-фактурой или с одним УПД.

Шаги заполнения документа

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление → Товары (накладная, УПД).
2. В шапке укажите номер и дату документа поставщика. Дата самого поступления в 1С — дата, когда товар реально принят на склад.
3. Выберите контрагента — договор подставится, если он один. Проверьте его.
4. Укажите склад. Для розничного склада программа подберёт свой счёт учёта.
5. Ссылка «Расчёты» показывает счета 60.01 и 60.02 и способ зачёта аванса. По умолчанию — «Автоматически», трогать её нужно редко.
6. В табличной части нажмите «Добавить» или «Подбор». Для каждой строки заполните количество, цену, ставку НДС. Сумма и НДС посчитаются сами.
7. Проверьте, включён ли НДС в цену. Настройка цен открывается ссылкой над табличной частью: если поставщик дал цены с НДС, а в документе стоит «НДС сверху», сумма к оплате вырастет на 20 %.
8. Внизу формы введите номер и дату счёта-фактуры и нажмите «Зарегистрировать». Для УПД со статусом 1 отдельного счёта-фактуры нет — регистрируйте его в том же поле с теми же реквизитами.
9. Нажмите «Провести и закрыть».

Что сформируется при проведении

Пример: 100 коробок по 1 200 ₽ с НДС 20 % в цене. Сумма 120 000 ₽, НДС 20 000 ₽, стоимость без НДС 100 000 ₽.

Если флажок вычета при регистрации счёта-фактуры не стоял, запись в книгу покупок сделает документ «Формирование записей книги покупок» при закрытии квартала. Оба пути правильные, главное — не сделать оба сразу.

Оприходование товара без документов поставщика

Бывает, что накладной нет вообще. Типичные случаи:

• 📦 излишки, найденные при инвентаризации;
• 📦 товар, полученный безвозмездно;
• 📦 возврат на склад от сотрудника или из списанного ранее;
• 📦 остатки при переходе на 1С с другой программы.

Для первых трёх случаев есть документ Склад → Оприходование товаров (находится также в группе «Инвентаризация» раздела «Склад»).

Как заполнить «Оприходование товаров»

1. Создайте документ, укажите склад.
2. Если излишки выявлены инвентаризацией, выберите в поле «Инвентаризация» документ «Инвентаризация товаров» — строки с излишками заполнятся автоматически.
3. Цену ставьте по рыночной стоимости на дату оприходования. Это требование и ФСБУ 5/2019, и налогового учёта.
4. На вкладке со счетами проверьте счёт доходов — 91.01 и статью прочих доходов (вид «Оприходование излишков» или «Безвозмездное получение»).
5. Проведите документ.

Проводка: Дт 41.01 Кт 91.01 на оценочную стоимость. В налоговом учёте это внереализационный доход: излишки по инвентаризации — по п. 20 ст. 250 НК РФ, безвозмездно полученное имущество — по п. 8 той же статьи.

Начальные остатки

Остатки при старте учёта в 1С вводят не оприходованием, а через Главное → Помощник ввода остатков, счёт 41. Проводки идут в корреспонденции со вспомогательным счётом 000, доходов не возникает.

Доставка и другие расходы на приобретение товара

По ФСБУ 5/2019 в фактическую себестоимость запасов включаются затраты на их доставку и приведение в состояние, пригодное для продажи. Транспорт от сторонней компании, услуги посредника, таможенные платежи — всё это увеличивает стоимость товара на счёте 41.

Как отразить в 1С

1. Сначала проведите поступление самого товара.
2. Откройте Покупки → Поступление доп. расходов и создайте документ.
3. Укажите контрагента-перевозчика, договор и сумму расходов с НДС.
4. Выберите способ распределения: по сумме или по количеству.
5. На вкладке «Товары» нажмите «Заполнить по поступлению» и выберите документ, к которому относится доставка.
6. Проведите. Сумма разнесётся по строкам и добавится к стоимости товара: Дт 41.01 Кт 60.01.

Пример: в поступлении две позиции — 60 000 ₽ и 40 000 ₽. Доставка 6 000 ₽ без НДС. При распределении по сумме первая позиция получит 3 600 ₽, вторая — 2 400 ₽. Себестоимость станет 63 600 ₽ и 42 400 ₽.

Налоговый учёт у торговых организаций

Для торговли действует ст. 320 НК РФ: транспортные расходы до склада можно включать в стоимость товара, а можно учитывать как издержки обращения с распределением на остаток. Выбор фиксируется в учётной политике для целей налогообложения. Если в бухгалтерском и налоговом учёте способы разные, в документе появятся разницы — это нормально, но их нужно ожидать.

Маркированный и прослеживаемый товар

Здесь ошибка видна не только в учёте, но и в ГИС МТ «Честный знак» или в отчётности по прослеживаемости.

Товары с маркировкой

Маркированный товар принимают только по электронному УПД. Порядок такой:

1. Входящий УПД приходит в 1С через ЭДО вместе с кодами маркировки.
2. Из него создаётся документ поступления.
3. В поступлении открывается форма проверки и подбора кодов маркировки. Коды сверяются с фактически пришедшими: сканером или загрузкой списка.
4. Если коды совпали, УПД подписывается. Если чего-то нет или пришло лишнее — оформляется расхождение, а не «исправляется» количество руками.
5. После подписания коды переходят на ваш баланс в ГИС МТ.

Прослеживаемость импортных товаров

Для товаров из перечня прослеживаемости в табличной части поступления появляются колонки «РНПТ» (регистрационный номер партии товара) и количество в единицах прослеживаемости. Заполните их по данным поставщика: РНПТ берётся из счёта-фактуры или УПД.

Без РНПТ поступление проведётся, но в отчёте об операциях с прослеживаемыми товарами будет дыра. Этот отчёт сдают ежеквартально, и пропущенный номер партии — частая причина требований налоговой.

Ошибки при оприходовании товаров и как их найти

Ниже — то, что всплывает при закрытии месяца или проверке, а не в момент ввода.

Отчёты для проверки после оприходования

Пять минут сверки после ввода партии избавляют от поиска ошибки через квартал.

Самая полезная привычка — открыть кнопку Дт/кт прямо после проведения. Если там вместо 41.01 стоит 10.01 или вместо 60.01 — 76, это видно сразу.

Частые вопросы