Алкоголь на остатках: приёмка по ЕГАИС, поступление и постановка излишков на баланс

Оприходовать алкоголь в 1С — значит провести его через два контура сразу. В ЕГАИС вы подтверждаете входящую ТТН от поставщика, а в учётной базе на её основании создаёте документ поступления. В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Розница это документ «ТТН входящая ЕГАИС» → «Приобретение товаров и услуг» (УТ) или «Поступление товаров» (Розница). В 1С:Бухгалтерии 3.0 — «ТТН входящая ЕГАИС» → «Поступление (акт, накладная, УПД)».

Есть и второй случай оприходования: товар физически есть, а в ЕГАИС его нет. Например, нашли излишек при инвентаризации. Тогда в ЕГАИС отправляют акт постановки на баланс, а в учёте оформляют оприходование излишков. Оба сценария разобраны ниже, вместе с марками, ошибками обмена и сверкой остатков.

Что нужно настроить до первой приёмки

Без этих настроек входящие ТТН просто не появятся в списке. Проверяйте их по порядку.

Оборудование и УТМ

• 🔑 Ключ с КЭП руководителя или организации, записанный на аппаратный носитель (JaCarta или Рутокен ЭЦП 2.0). Обычный токен для отчётности в ФНС не подходит, если на нём нет нужного сертификата.
• 🖥️ УТМ — универсальный транспортный модуль ФСРАР. Ставится на компьютер, к которому подключён ключ. По умолчанию его веб-страница открывается по адресу http://localhost:8080.
• 🏷️ ФСРАР ID — идентификатор организации или обособленного подразделения в ЕГАИС. Он виден на главной странице УТМ.

Если у сети несколько магазинов с разными КПП, у каждого свой ФСРАР ID и свой УТМ. ТТН приходят на конкретную точку, а не на юрлицо целиком.

Настройки в 1С

1. В УТ 11 и Рознице откройте НСИ и администрирование → Настройка интеграции и включите учёт алкогольной продукции и обмен с ЕГАИС. В БП 3.0 похожий флажок находится в функциональности программы на вкладке, связанной с торговлей и запасами.
2. В справочнике организаций ЕГАИС создайте запись своей организации или склада: укажите ФСРАР ID и адрес УТМ (если УТМ стоит на другом компьютере, вместо localhost пишут его имя или IP).
3. Свяжите эту запись со складом или магазином в 1С. Именно по этой связке программа понимает, на какой склад принимать ТТН.
4. Нажмите проверку подключения к УТМ из настроек обмена. Ответ «нет связи» почти всегда значит, что УТМ не запущен или вынут ключ.
5. Включите регламентное задание обмена с ЕГАИС, чтобы документы забирались автоматически, а не по кнопке.

Номенклатура

У каждой позиции алкоголя в карточке номенклатуры отмечают, что это алкогольная продукция, и заполняют вид продукции и объём. Позже её сопоставят с кодом продукции ЕГАИС из справочника «Алкогольная продукция». Это делается один раз: следующие ТТН от того же поставщика сопоставятся сами.

Входящая ТТН ЕГАИС: проверка и подтверждение

Поставщик отгружает товар и отправляет ТТН в ЕГАИС. Через УТМ она попадает в 1С и появляется в списке входящих ТТН ЕГАИС со статусом, который говорит, что документ ждёт вашего ответа.

Порядок работы с ТТН

1. Откройте новую ТТН. Сверьте поставщика, дату, номер накладной и перечень позиций с бумажными документами.
2. Сопоставьте строки ТТН с вашей номенклатурой. Строки без сопоставления подсвечиваются, провести по ним поступление нельзя.
3. Пересчитайте товар фактически. Количество вносите в колонку принятого количества.
4. Проверьте марки (подробно — в следующем разделе).
5. Выберите решение: подтвердить, отказать или оформить расхождения.
6. Отправьте ответ в ЕГАИС и дождитесь квитанции. Пока квитанции нет, товар у вас в ЕГАИС не числится.

Три варианта ответа поставщику

Акт расхождений поставщик должен подтвердить со своей стороны. До этого ТТН висит в промежуточном статусе, а остатки не приходят. Не вводите поступление на полное количество, если отправили акт расхождений, — учёт и ЕГАИС разойдутся сразу.

Марки и сведения о партии

Крепкий алкоголь и вино маркируются федеральными специальными или акцизными марками. Пиво и пивные напитки марок ЕГАИС не имеют — по ним ТТН подтверждают без сканирования.

Как сверять марки при приёмке

• 📷 Откройте форму проверки марок из входящей ТТН и сканируйте двумерный код на марке каждой бутылки. Обычный линейный штрихкод на этикетке для этого не подходит.
• 📦 Если поставщик передал коды коробок, можно сканировать упаковку целиком: программа раскроет её в список марок.
• ✅ После сканирования 1С покажет три группы: марки совпали с ТТН, марки есть в ТТН, но не отсканированы, и лишние марки, которых в ТТН нет.

Лишняя марка — повод остановиться. Это может быть бутылка из чужой партии или ошибка поставщика. Такую позицию принимать не нужно: зафиксируйте её в акте расхождений.

Справки А и Б

К каждой позиции ТТН привязаны две справки. Справка А описывает происхождение партии от производителя или импортёра. Справка Б формируется на вашей стороне после подтверждения и служит основанием для дальнейшей продажи или возврата. В 1С они подтягиваются автоматически вместе с ТТН — вручную их не заполняют. Пустая справка в строке обычно значит, что поставщик выгрузил ТТН с ошибкой, и решать это нужно с ним.

Поступление товаров на основании ТТН

Когда ЕГАИС вернул квитанцию о подтверждении, создаём учётный документ. Он отражает товар на складе, долг перед поставщиком и входной НДС.

Где это делается

Что проверить в поступлении

1. Склад совпадает с тем, к которому привязан ФСРАР ID получателя.
2. Количество — фактически принятое, а не то, что было в исходной ТТН.
3. Цены и суммы — по счёту-фактуре или УПД поставщика. В ЕГАИС цена указывается справочно, учётную цену берут из первички.
4. Ставка НДС и номер счёта-фактуры. Счёт-фактуру регистрируют прямо в документе поступления.
5. Связь с ТТН сохранилась — в поступлении видна ссылка на документ-основание.

Если поставщик прислал УПД через ЭДО, порядок тот же: сначала ТТН в ЕГАИС, потом поступление. Можно создать поступление из входящего электронного документа, а затем привязать к нему ТТН.

Оприходование излишков: постановка на баланс

Это второй смысл слова «оприходовать». На складе стоит алкоголь, который в ЕГАИС за вами не числится. Обычно причина — пересорт при прошлых приёмках, ошибочное списание или старый остаток до подключения к ЕГАИС.

Как оформить

1. Проведите инвентаризацию и зафиксируйте излишки по конкретной номенклатуре.
2. Создайте акт постановки на баланс ЕГАИС. Укажите продукцию, количество и, если бутылки маркированы, отсканируйте марки.
3. Отправьте акт и дождитесь квитанции. Ставить на баланс можно только то, что подтверждено документами о происхождении, — на маркированный товар нужны марки, которые ЕГАИС признаёт.
4. В учёте оформите оприходование излишков товаров. В БП 3.0 это документ «Оприходование товаров», в УТ 11 и Рознице — документ оприходования излишков по результатам пересчёта.

Акт постановки на баланс — не способ легализовать бутылки без документов. Если происхождение товара неизвестно, такой алкоголь продавать нельзя, и ЕГАИС отклонит марки, которые числятся за другой организацией.

Пакетная обработка и автоматизация обмена

Когда поставок десятки в день, вручную открывать каждую ТТН долго. Вот что можно автоматизировать без доработок.

• ⏱️ Регламентное задание обмена. Забирает новые ТТН и квитанции по расписанию. Разумный интервал — 5–15 минут: чаще не нужно, реже — копятся очереди.
• 🔗 Автосопоставление номенклатуры. Один раз связали код ЕГАИС с номенклатурой — дальше строки ТТН от любого поставщика с тем же кодом сопоставляются сами.
• 📋 Отбор списка ТТН по статусу. Настройте в списке входящих ТТН отбор по статусу «ждёт ответа»: кладовщик видит только то, что нужно принять сегодня, и не пропускает накладные.
• 📱 ТСД. Терминал сбора данных с поддержкой двумерных кодов ускоряет сверку марок: кладовщик сканирует в зоне приёмки, данные загружаются в ТТН.
• 🧾 Создание поступлений из ТТН. Поступления создают на основании, а не вбивают с нуля, — так не теряется связь документов и количество берётся принятое.

Если обмен идёт через несколько УТМ (сеть магазинов), задание опрашивает каждый настроенный адрес. Один отключённый УТМ не останавливает остальные, но в журнале обмена появится ошибка по этой точке.

Почему ТТН не приходит или не проводится

Ниже — симптомы, с которыми чаще всего звонят администратору при приёмке алкоголя.

Контроль остатков и отчётность после приёмки

Оприходование закончено, когда остатки в учёте и в ЕГАИС совпадают. Проверяйте это регулярно, а не перед декларацией.

Регистры ЕГАИС

После приёмки товар попадает на склад. Чтобы продавать через кассу, его переводят в торговый зал специальным документом передачи. Если этого не сделать, касса выдаст отказ при продаже, хотя в учёте бутылки на месте.

Что сверять

• 📊 Запросите из 1С остатки ЕГАИС и сравните их с остатками по складу в учётной базе. Расхождение ищите по последним ТТН и списаниям.
• 🧾 Журнал учёта объёма розничной продажи алкогольной продукции ведите ежедневно — в 1С он формируется по данным продаж.
• 📑 Алкогольные декларации подают ежеквартально. Розничные продавцы сдают отдельные формы по алкоголю и по пиву; в 1С они формируются из данных о поступлениях, поэтому ошибки в ТТН и поступлениях всплывают именно здесь.

Частые вопросы