Как поставить бензин на учёт в 1С и списать его на расходы

Бензин в 1С:Бухгалтерии приходуют на счёт 10.03 «Топливо» документом Поступление (акт, накладная, УПД), а списывают на затраты документом Требование-накладная проводкой Дт 20 (26, 44) Кт 10.03. Если заправка идёт по топливной карте, приход делают один раз в конце месяца — на дату отчёта поставщика, а не на каждую заправку.

Дальше — весь путь ГСМ: какую номенклатуру завести, как провести поступление по накладной и по картам, как списать по путевым листам в пределах норм, что делать с остатком в баках на конец месяца и какими отчётами всё проверить.

На какой счёт попадает бензин и как его учитывать

ГСМ — это запасы, поэтому учитывают их по правилам ФСБУ 5/2019. В плане счетов 1С под них отведён счёт 10.03 «Топливо». Отдельных субсчетов под бензин, дизель и масла в типовой конфигурации нет — их различают по номенклатуре, а не по счёту.

Бензин ставят на учёт по фактической себестоимости — то есть по цене поставщика без НДС плюс сопутствующие расходы, если они есть. Входной НДС на стоимость топлива не относят, его собирают на счёте 19.03 и принимают к вычету по счёту-фактуре или УПД.

Готовим номенклатуру и единицы измерения

Приходовать топливо «одной строкой на сумму» нельзя — учёт ведётся в литрах, иначе не получится ни посчитать расход, ни провести инвентаризацию бака.

Заведите позиции в справочнике Справочники → Номенклатура:

1. Создайте группу, например «ГСМ» или «Топливо».
2. Для каждой марки добавьте элемент: «Бензин АИ-92», «Бензин АИ-95», «Дизельное топливо».
3. В поле Вид номенклатуры укажите тип с видом «Материал» — тогда позиция по умолчанию встанет на счёт 10.03.
4. Единицу измерения задайте «л» (литр). Килограммы и тонны для розничного учёта бензина не нужны.

Единицу измерения после первого прихода менять нельзя — остатки «переедут» в неверных количествах. Проверьте литры до того, как проведёте первую накладную.

Поступление бензина по товарной накладной

Это базовый сценарий: заправщик или поставщик отгрузил топливо и передал накладную (или УПД).

Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), создайте документ с видом операции Товары (накладная).

• В шапке выберите контрагента и договор.
• В табличной части добавьте строку с маркой бензина, укажите количество в литрах и цену без НДС.
• Счёт учёта 10.03 подставится из номенклатуры автоматически — проверьте его.
• Ставку НДС укажите по документу поставщика, обычно 20%.
• Если поставщик дал счёт-фактуру или это УПД, зарегистрируйте его в подвале документа — тогда НДС уйдёт к вычету.

После проведения получите проводки:

Если бензин купили за наличные

Когда водитель заправился за свои деньги и принёс кассовый чек, топливо приходуют через Банк и касса → Авансовые отчёты.

1. На вкладке Товары добавьте марку бензина, количество и сумму из чека.
2. Счёт учёта — 10.03.
3. НДС по кассовому чеку без счёта-фактуры к вычету не принимают — его включают в стоимость топлива.

Проводка: Дт 10.03 Кт 71.01 — оприходован бензин, купленный подотчётником. Дальше топливо списывают по тем же правилам, что и при любом другом приходе.

Бензин по топливным картам: приход в конце месяца

Топливная карта — не повод делать приход на каждой АЗС. Водитель заправляется в течение месяца, а поставщик в конце периода выдаёт один комплект документов: накладную (или УПД), счёт-фактуру и детализированный отчёт по картам с объёмом в литрах по каждой заправке.

Схема работы обычно такая:

1. Вы перечисляете аванс на карту — проводка Дт 60.02 Кт 51 документом Банк → Списание с расчётного счёта.
2. В течение месяца движений в 1С нет — топливо ещё числится за поставщиком.
3. На дату отчёта проводите Поступление (акт, накладная, УПД) на весь объём за месяц. Аванс зачитывается проводкой Дт 60.01 Кт 60.02.

Карты бывают двух видов, и от этого зависит объём в накладной:

Детализацию по картам (кто, когда и сколько заправил) проводить в 1С построчно не нужно — это первичка для внутреннего контроля. В учёт попадают итоговые цифры из накладной: марка, объём, сумма.

Саму пластиковую карту, если поставщик берёт за неё плату или залог, учитывают отдельно — как расход или дебиторку. Бесплатную обезличенную карту в учёте можно не отражать.

Если по условиям договора аванс считается предоплатой и поставщик выставляет на него счёт-фактуру, НДС с аванса можно принять к вычету сразу (Дт 68.02 Кт 76.ВА), а при поступлении топлива — восстановить. На практике по топливным картам чаще ждут итоговую накладную за месяц и с авансовым НДС не связываются.

Списание ГСМ по путевым листам

Топливо списывают не «по факту из бака», а по данным путевых листов — это первичный документ, который подтверждает пробег и расход. В типовой 1С:Бухгалтерии отдельного документа «Путевой лист » нет: его оформляют на бумаге или в специализированной программе, а в 1С по итогам периода делают списание.

Порядок:

1. Соберите путевые листы за месяц — в них показания одометра на начало и конец, пробег и фактический расход.
2. Сравните факт с нормой. Норму можно взять из распоряжения Минтранса № АМ-23-р или утвердить свою приказом по организации.
3. Проведите Склад → Требования-накладные. На вкладке Материалы выберите марку бензина и количество в литрах, на вкладке Счёт затрат — счёт и статью.

Счёт затрат зависит от того, где работает машина:

• 20 — транспорт основного производства;
• 26 — служебный и управленческий автотранспорт;
• 44 — доставка товаров и машины торговой организации.

Проводка списания: Дт 20 (26, 44) Кт 10.03.

Если машин несколько, ведите учёт в разрезе складов или подразделений — тогда в требовании-накладной и в отчётах остаток будет виден по каждому автомобилю отдельно. Это снимает большую часть споров при инвентаризации.

Как посчитать норму расхода

Норму считают на 100 км пробега и корректируют на условия эксплуатации. Базовое значение берут из технической документации на автомобиль или из распоряжения Минтранса № АМ-23-р.

Разберём на цифрах. Легковой автомобиль с базовой нормой 8 л/100 км, зимняя надбавка 10%, пробег за месяц 2000 км.

• Норма с надбавкой: 8 × 1,10 = 8,8 л/100 км.
• Расход по норме за месяц: 2000 ÷ 100 × 8,8 = 176 л.

Если по путевым листам фактически израсходовано 180 л, сверхнормативными будут 4 литра. Их списывают в бухучёте, но для налога на прибыль нужно либо обосновать (изношенный двигатель, работа двигателя на холостом ходу), либо исключить из расходов.

Для налога на прибыль расход должен быть обоснован (ст. 252 НК РФ). Списать можно и фактический объём, но если он регулярно превышает норму без объяснений (зимняя надбавка, пробки, износ двигателя), инспекция вправе снять сверхнормативную часть из расходов.

Инвентаризация остатков топлива в баках

На конец месяца часть бензина остаётся в баках и на картах. Этот остаток — ваши запасы, его нужно подтвердить фактическими данными, а не просто оставить «как посчиталось».

Остаток в баке = остаток на начало + заправки − фактический расход по путевым листам. Эту величину сверяют с данными счёта 10.03.

Расхождения оформляют через инвентаризацию:

1. Проведите Склад → Инвентаризация товаров — документ зафиксирует учётный и фактический остаток и покажет отклонение.
2. Излишек оприходуйте документом Оприходование товаров : Дт 10.03 Кт 91.01.
3. Недостачу спишите документом Списание товаров: Дт 94 Кт 10.03, затем отнесите сумму на виновное лицо (счёт 73.02) либо на прочие расходы (91.02).

Отчёты для проверки остатков ГСМ

Чтобы увидеть движение топлива и поймать ошибки до закрытия месяца, хватает трёх стандартных отчётов из раздела Отчёты.

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10.03 — остатки и обороты в рублях и литрах по каждой марке. Настройте группировку по номенклатуре и по складам (баку машины).
• Анализ счёта 10.03 — покажет, с какими счётами топливо корреспондировало: сколько пришло с 60.01 и сколько ушло на 20, 26, 44.
• Карточка счёта 10.03 — построчная история по конкретной позиции, если нужно найти «лишнюю» или задвоенную проводку.

Отрицательный остаток в литрах в ОСВ — верный признак, что списание провели раньше прихода или в большем объёме, чем заправили.

Удобно раз в месяц строить ОСВ по счёту 10.03 с группировкой по номенклатуре и складам и сверять конечный остаток в литрах с реальным уровнем топлива в баках по последним путевым листам. Если расхождение повторяется из месяца в месяц — ищите причину в нормах или в датах документов, а не закрывайте его инвентаризацией каждый раз.

Частые ошибки учёта бензина