Образцы от поставщика без оплаты: оприходование, налоги и списание в 1С:Бухгалтерии 3.0

Бесплатные образцы от поставщика в 1С:Бухгалтерии 3.0 проще всего завести документом Склад → Инвентаризация → Оприходование товаров. Он даёт проводку Дт 41.01 (или 10) Кт 91.01 по рыночной стоимости образцов и сразу отражает внереализационный доход для налога на прибыль. Покупка тут не нужна: поставщик ничего не выставляет к оплате, значит, и долга перед ним быть не должно.

Ключевой вопрос не в документе, а в оценке. Образцы, полученные безвозмездно, нельзя приходовать по нулю или по символическому рублю. Их стоимость — это доход, и налоговая проверит, откуда взята цифра.

Почему образцы «бесплатно» — это доход, а не просто товар на складе

Если поставщик передал образцы в собственность и ничего не требует взамен, для вас это безвозмездное получение имущества. Правила здесь такие:

• 📌 Налог на прибыль. По пункту 8 статьи 250 НК РФ безвозмездно полученное имущество — внереализационный доход. Оценка — по рыночной цене, но не ниже остаточной стоимости или затрат передающей стороны. Цену нужно подтвердить документально или независимой оценкой.
• 📌 Бухгалтерский учёт. По ФСБУ 5/2019 запасы, полученные безвозмездно, оцениваются по справедливой стоимости. В корреспонденции с прочими доходами: Дт 41 или 10, Кт 91.01.
• 📌 УСН. Доход от безвозмездно полученного имущества учитывается и при упрощёнке, в том числе на объекте «доходы».
• 📌 Дата дохода. День получения образцов — дата подписания акта или передаточного документа.

Есть исключение. Подпункт 11 пункта 1 статьи 251 НК РФ освобождает от налога имущество, полученное от компании или человека, которые владеют больше чем 50% вашего уставного капитала (и в обратную сторону). Для образцов от стороннего поставщика это почти никогда не работает .

Пример. Поставщик плитки прислал 3 образца коллекции, его прайсовая цена — 1 200 ₽ за штуку. Доход: 3 × 1 200 = 3 600 ₽. На ОСНО налог на прибыль по ставке 25% составит 900 ₽. На УСН «доходы» 6% — 216 ₽.

Что настроить в справочниках перед оприходованием

Перед проводкой документа проверьте три вещи. На это уходит пять минут, зато потом не придётся перепроводить.

Номенклатура для образцов

Образцы заводятся как обычная номенклатура. Выбор вида и счёта зависит от того, что вы с ними будете делать:

Удобно создать в справочнике Справочники → Товары и услуги → Номенклатура отдельную группу «Образцы». Тогда их легко отфильтровать в отчётах и не перепутать с товаром, купленным за деньги.

Статья прочих доходов

Откройте Справочники → Доходы и расходы → Прочие доходы и расходы и создайте статью, например «Безвозмездно полученные образцы». Вид статьи выберите из списка тот, что относится к безвозмездному получению имущества. Флажок «Принимается к налоговому учёту» оставьте включённым: доход облагается.

Склад и контрагент

Склад — тот, где образцы будут храниться физически. Контрагента-поставщика заведите, даже если с ним больше не будет сделок: его название пригодится в комментарии и при втором способе оформления.

Как в 1С завести бесплатные образцы через «Оприходование товаров»

Основной способ. Подходит, когда поставщик передал образцы отдельной поставкой и денег за них не ждёт.

Шаг 1. Создайте документ

1. Перейдите в Склад → Инвентаризация → Оприходование товаров.
2. Нажмите «Создать».
3. Укажите дату — день получения образцов по акту или передаточному документу.
4. Выберите склад.
5. Поле «Инвентаризация» оставьте пустым: образцы пришли не по результатам пересчёта.

Шаг 2. Укажите статью доходов

В шапке документа выберите статью доходов, созданную на подготовительном шаге. Если оставить статью по умолчанию, доход ляжет вместе с излишками от инвентаризации. В учёте это одно и то же, но при проверке вы не отделите одно от другого.

Шаг 3. Заполните табличную часть

• Номенклатура — образцы из группы «Образцы».
• Количество — сколько штук пришло фактически, а не по письму.
• Цена — рыночная цена за единицу, подтверждённая документом.
• Счёт учёта — подставится из номенклатуры; проверьте, что это 41.01 или 10.

Шаг 4. Проведите и проверьте проводки

Нажмите «Провести», затем кнопку «Показать проводки и другие движения документа» (значок Дт/Кт). Должно получиться:

Дт 41.01   Кт 91.01   3 600,00   — оприходованы образцы (БУ)
                                    сумма НУ: 3 600,00

В колонках налогового учёта стоимость образцов должна совпасть с бухгалтерской. Она же станет расходом, когда образцы продадут или спишут.

Второй способ: документ поступления и закрытие долга на доходы

Иногда поставщик присылает образцы с УПД или накладной, где стоит цена, а в договоре прописано, что оплата не требуется. Бухгалтер вбивает поступление «как обычно» — и в 1С появляется долг на 60.01. Его нужно закрыть.

1. Проведите Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом «Товары».
2. В колонке НДС поставьте «Без НДС», даже если в документе поставщика налог выделен (почему — в следующем разделе).
3. Создайте ручную операцию: Операции → Бухгалтерский учёт → Операции, введённые вручную.
4. Введите проводку Дт 60.01 Кт 91.01 на сумму поступления. В субконто 91.01 укажите статью «Безвозмездно полученные образцы», в 60.01 — поставщика, договор и документ расчётов.
5. Заполните суммы налогового учёта так же, как бухгалтерского.

Итог тот же: образцы на складе, доход признан, сальдо по поставщику нулевое. Плюс — в базе сохраняется связь с его документом. Минус — ручная проводка, о которой легко забыть.

НДС при безвозмездном получении образцов

Для поставщика безвозмездная передача — реализация: он начисляет НДС с рыночной стоимости (подпункт 1 пункта 1 статьи 146 НК РФ). Поэтому в его документе налог иногда выделен.

Получатель этот НДС к вычету не принимает. Вы ничего не платили — ни за образцы, ни за налог. Отсюда правила работы в 1С:

• ❌ Не регистрируйте полученный счёт-фактуру в книге покупок.
• ❌ Не включайте НДС в стоимость образцов и не ставьте его на 19 счёт.
• ✅ Если пользуетесь вторым способом, в документе поступления ставка — «Без НДС».

Когда образцы, учтённые как товар, вы потом продадите, НДС начисляете со всей выручки по обычной ставке. Входящего вычета по ним не будет.

Когда дохода нет: нулевая цена и возвратные образцы

Нулевая цена в накладной

Частая ситуация: поставщик кладёт в обычную оплачиваемую поставку лишние единицы и пишет в накладной цену 0. В 1С такую строку можно провести в документе поступления, и образцы встанут на склад без стоимости.

Законно это только в одном случае: «бесплатные» единицы — часть сделки. Например, договор прямо говорит, что при заказе от 100 штук поставщик добавляет 5 сверху. Тогда это не дар, а скидка натурой: цена всех 105 штук уже заложена в оплату. Нулевая строка в поступлении корректна, но себестоимость единицы фактически ниже, и правильнее распределить сумму на всё количество.

Если же поставщик прислал образцы «на пробу», без связи с объёмом закупки, — это безвозмездное получение. Нулевая оценка тогда занижает доход, и налоговая может начислить налог, пени и штраф.

Образцы, которые нужно вернуть: учёт за балансом

Выставочный образец часто дают на время — показать клиентам и вернуть. Право собственности при этом не переходит, а значит, и дохода нет. Ставить такие вещи на 41 или 10 счёт — ошибка.

Их учитывают на забалансовом счёте 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»:

1. Откройте Операции → Бухгалтерский учёт → Операции, введённые вручную.
2. Введите одностороннюю запись по дебету 002 на стоимость из договора или акта. Кредитовый счёт не заполняется.
3. При возврате сделайте такую же операцию по кредиту 002.

Основание для учёта — договор хранения, ссуды или акт с условием возврата. Если образец так и не вернули и поставщик оставил его вам — спишите с 002 и оприходуйте основным способом уже по рыночной стоимости на дату решения.

Списание образцов и закрытие месяца

Что происходит дальше, зависит от судьбы образцов.

Продали

Обычная реализация через Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Себестоимость — стоимость при оприходовании, в налоговом учёте она уменьшает выручку.

Израсходовали на испытания или выставку

Спишите материалы документом «Требование-накладная» на счёт затрат: 44.01 в торговле или 26 в производстве. Найти документ можно через поиск по интерфейсу по слову «требование». В налоговом учёте расходом будет та сумма, которая раньше вошла в доход (пункт 2 статьи 254 НК РФ).

Регламентные операции

При закрытии месяца (Операции → Закрытие месяца) сальдо 91.01 сворачивается на 91.09 и затем на 99 в составе прочих доходов. Доход от образцов попадёт в декларацию по налогу на прибыль как внереализационный, отдельных действий не нужно.

Перед закрытием месяца сверьтесь:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по 91.01 с отбором по статье «Безвозмездно полученные образцы» — сумма равна оприходованию.
• 📊 Карточка счёта 60.01 по поставщику — нет «висящего» кредита, если использовали второй способ.
• 📊 На УСН — книга учёта доходов и расходов: если доход в неё не попал автоматически, добавьте его документом записи книги учёта доходов и расходов вручную.

Ошибки, из-за которых образцы всплывают на проверке

• 🔴 Оприходовали по 1 ₽ «для порядка». Доход занижен. Инспектор возьмёт цену из прайса поставщика и доначислит налог.
• 🔴 Не оприходовали вообще. Образцы стоят на витрине, а в учёте их нет. Инвентаризация покажет излишки, и придётся объяснять, откуда они.
• 🔴 Взяли НДС к вычету по счёту-фактуре поставщика. Вычет снимут: налог вы не оплачивали.
• 🔴 Оставили долг на 60.01 после второго способа. В акте сверки у поставщика ноль, у вас — кредиторка. Через три года её спишут в доход повторно.
• 🔴 Поставили возвратный образец на 41. При отправке назад 1С проведёт выбытие как продажу или потерю, хотя права собственности не было.

Если ошибка занизила налог прошлого периода, исправить её только проводкой в текущем месяце недостаточно: подайте уточнённую декларацию за период получения образцов. В 1С поправьте документ в том периоде, если он ещё не закрыт. Если закрыт — сделайте корректирующую ручную операцию текущей датой и укажите в комментарии, к какому документу она относится.

Частые вопросы