Покупка по кассовому чеку: авансовый отчёт, поступление товаров и проводки в 1С:Бухгалтерии 3.0

Чтобы оприходовать чек в 1С:Бухгалтерии 3.0, создайте авансовый отчёт (Банк и касса → Авансовые отчеты) на сотрудника, который купил товар, и внесите покупку на вкладку «Товары». Документ сделает проводку Дт 10.01 (или 41.01) Кт 71.01. Если продавец, кроме чека, выдал накладную или УПД, товар приходуют документом поступления, а чек закрывает оплату поставщику через ту же форму авансового отчёта.

Выбор между двумя путями простой. Есть только кассовый чек — хватит авансового отчёта. Есть чек и первичка с реквизитами покупателя — проводите поступление и оплату по поставщику. Ниже оба варианта по шагам, с проводками и проверкой.

Что подготовить до ввода чека: справочники и сам документ

Чек приходуют не на пустом месте. До ввода проверьте четыре вещи.

• 👤 Сотрудник — в справочнике Справочники → Физические лица (или «Сотрудники», если ведёте зарплату в этой базе). Без физлица авансовый отчёт не создать.
• 📦 Номенклатура — карточка на каждую позицию из чека. Для разовой мелочи заведите одну общую позицию вроде «Канцелярские товары», но без выдумок: наименование должно совпадать с чеком по смыслу.
• 🧾 Счета учёта номенклатуры — Справочники → Счета учета номенклатуры. Здесь задают, на какой счёт ляжет товар: материалы — 10.01, товары для перепродажи — 41.01, инвентарь — 10.09. Если не настроить, программа подставит счёт по виду номенклатуры, и он не всегда тот.
• 💵 Выданный аванс — расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта, по которому сотрудник получил деньги.

Требования к самому чеку

Бухгалтер принимает чек, только если по нему можно понять, что купили. По 54-ФЗ в кассовом чеке указывают наименование, количество и цену товара, ИНН продавца, дату и время расчёта, фискальный признак.

Чек на термобумаге выцветает за несколько месяцев. Снимите копию или сохраните электронный чек из личного кабинета ФНС или приложения продавца. Срок хранения первички — не меньше пяти лет, и выцветший чек этому сроку не соответствует.

Шаг за шагом: оприходование чека через авансовый отчёт

Основной сценарий — сотрудник купил материалы или товар за наличные или своей картой и принёс чек.

1. Выдача денег под отчёт

Если деньги выдавали заранее, в базе уже должен быть документ:

1. Наличные: Банк и касса → Кассовые документы → «Выдача» → вид операции «Выдача подотчетному лицу». Проводка Дт 71.01 Кт 50.01.
2. Перевод на карту сотрудника: «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Проводка Дт 71.01 Кт 51.

Если сотрудник потратил свои деньги без аванса, этот шаг пропускают. Перерасход вы потом вернёте ему отдельным документом.

2. Создание авансового отчёта

1. Откройте Банк и касса → Авансовые отчеты и нажмите «Создать».
2. Укажите организацию, дату и физлицо. Дата — день, когда сотрудник сдал отчёт, а не день покупки.
3. На вкладке «Авансы» выберите документ выдачи из шага 1. Сумма аванса подтянется сама.

3. Вкладка «Товары»

Сюда вносят всё, что пришло на склад по чеку.

1. Добавьте строку и выберите номенклатуру.
2. Заполните количество и цену — строго как в чеке. Сумма посчитается.
3. Проверьте ставку НДС и счёт учёта в строке.
4. В колонках подтверждающего документа укажите вид (кассовый чек), номер и дату чека, а также поставщика. Поставщика можно выбрать из справочника контрагентов — тогда он попадёт в аналитику.

Строк столько, сколько позиций в чеке. Если в одном чеке и бумага, и картриджи на разные счета, это две строки с разными счетами учёта.

4. Вкладка «Прочее» — для услуг и расходов без склада

Парковка, доставка, мелкий ремонт, почтовые марки — всё, что не ложится на склад, вносят на вкладку «Прочее». Там указывают сумму и счёт затрат: 26, 44.01 или 20.01 с аналитикой по статье затрат. Проводка Дт 26 Кт 71.01.

5. Проведение и печать

Нажмите «Провести». Печатная форма — Печать → Авансовый отчет (АО-1). Сотрудник подписывает её, бухгалтер подклеивает чеки на оборот или прикладывает их к отчёту.

Если продавец выдал накладную или УПД: поступление товаров по чеку

Когда сотрудник покупает в магазине для юрлиц, он часто приносит и чек, и товарную накладную или УПД на организацию. Тогда товар лучше провести «по-взрослому» — через поставщика.

Документ поступления

1. Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → «Создать» → «Товары (накладная, УПД)».
2. Контрагент — продавец из чека, договор — «С поставщиком».
3. Табличная часть — по накладной. Номер и дату входящего документа возьмите из накладной.
4. Если в документе продавца выделен НДС и есть счёт-фактура или УПД со статусом «1», зарегистрируйте счёт-фактуру внизу формы.

Проводки: Дт 41.01 (10.01) Кт 60.01 на стоимость, Дт 19.03 Кт 60.01 на НДС.

Закрытие оплаты чеком

Деньги платил сотрудник, поэтому долг перед поставщиком гасят через авансовый отчёт:

1. Создайте авансовый отчёт на этого сотрудника.
2. Перейдите на вкладку «Оплата».
3. Укажите контрагента, договор и сумму из чека. В колонке подтверждающего документа — кассовый чек, номер и дату.

Проводка Дт 60.01 Кт 71.01. После этого по счёту 60 с продавцом сальдо нулевое, а аванс сотрудника закрыт.

Не вносите один и тот же товар и в поступление, и на вкладку «Товары» авансового отчёта — получите двойной приход на складе.

Кассовые чеки, НДС и онлайн-кассы

Можно ли принять к вычету НДС из кассового чека

Нет, как правило нельзя. Основание для вычета — счёт-фактура или УПД (ст. 171–172 НК РФ). Строка «НДС 20%» в кассовом чеке вычета не даёт.

Поэтому в авансовом отчёте по обычному чеку НДС включают в стоимость: ставку в строке ставят «Без НДС» или оставляют сумму НДС, но не регистрируют счёт-фактуру — тогда налог уйдёт в стоимость товара, а не на 19.03. Выберите один способ и используйте его всегда.

Исключение — командировочные расходы на проезд и проживание: по п. 7 ст. 171 НК РФ НДС, выделенный отдельной строкой в билете или документе гостиницы (бланке строгой отчётности), можно принять к вычету.

Если чек выбиваете вы сами

Иногда «оприходовать чек» спрашивает продавец: как отразить в 1С выручку по своей онлайн-кассе. В Бухгалтерии 3.0 выручку смены отражают отчётом о розничных продажах: Продажи → Отчеты о розничных продажах.

• 🏪 Для автоматизированной точки, где касса подключена к базе через Администрирование → Подключаемое оборудование, отчёт формируется по закрытию смены.
• 🧮 Для неавтоматизированной точки бухгалтер вносит отчёт вручную по Z-отчёту кассы, а выручку принимает приходным кассовым ордером.

Проводки по рознице: Дт 50.01 Кт 90.01.1 — наличная выручка, Дт 57.03 Кт 90.01.1 — оплата картами через эквайринг. Сверяйте сумму отчёта с Z-отчётом и данными оператора фискальных данных каждую смену: расхождение, найденное через месяц, исправлять в разы дольше.

Проводки по оприходованному чеку и где их посмотреть

После проведения нажмите в форме документа кнопку Дт/Кт — откроется список проводок. Сверьте их с таблицей.

Кроме бухгалтерских проводок, авансовый отчёт двигает регистры склада и партий: товар появится в остатках на складе, указанном в шапке. Это видно в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 10 или 41 с разбивкой по складам и номенклатуре.

Перерасход и остаток аванса

Внизу формы авансового отчёта видно, сколько выдано, сколько израсходовано и разница.

• Сотрудник потратил меньше — остаток он сдаёт в кассу. Документ: «Поступление наличных» с видом операции «Возврат от подотчетного лица».
• Потратил больше — перерасход ему выплачивают: «Выдача наличных» с видом «Выдача подотчетному лицу» или перевод на карту.

Пример: выдали 5 000 ₽, по чекам 4 320 ₽. Остаток 680 ₽ сотрудник возвращает, проводка Дт 50.01 Кт 71.01 на 680 ₽. Сальдо по 71.01 по этому сотруднику — ноль.

Ошибки при оприходовании чека и как их исправить

Товар не появился на складе. Документ записан, но не проведён, или в шапке выбран другой склад. Откройте авансовый отчёт, проверьте склад и проведите.

По счёту 71 «висит» сальдо, хотя всё сдано. Чаще всего на вкладке «Авансы» не выбран документ выдачи, а возврат остатка или выплата перерасхода не внесены. Сформируйте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по 71.01 с детализацией по сотрудникам и пройдитесь по каждому ненулевому сальдо.

Двойной приход. Товар ввели и в поступлении, и в авансовом отчёте на вкладке «Товары». Уберите строку из авансового отчёта и закройте оплату через вкладку «Оплата».

НДС из чека ушёл на 19.03 и висит. Счёт-фактуры нет, а налог выделен в отдельную сумму. Перепроведите отчёт так, чтобы НДС вошёл в стоимость, — иначе в конце квартала остаток на 19.03 не спишется и исказит декларацию.

Неверный счёт учёта. Канцтовары попали на 41.01 и «продаются» в остатках. Исправьте счёт в строке документа и сам справочник «Счета учета номенклатуры», чтобы ошибка не повторилась.

Дата отчёта раньше даты выдачи. Программа проведёт документ, но в ОСВ на промежуточную дату появится кредитовое сальдо по 71. Ставьте дату сдачи отчёта не раньше даты выдачи аванса.

Закрытие месяца и проверка оприходованных чеков

Авансовые отчёты влияют на себестоимость и расходы, поэтому перед закрытием месяца их проверяют.

1. ОСВ по счёту 71.01. Сальдо по каждому сотруднику должно соответствовать реальности: дебетовое — человек ещё не отчитался, кредитовое — организация должна ему перерасход.
2. Списание материалов. Материалы со счёта 10.01 сами в расходы не уходят. Их списывают документом «Требование-накладная» в день передачи в работу: Дт 26 (44.01, 20.01) Кт 10.01.
3. Анализ счёта 19.03. Если на нём остался НДС по чекам без счетов-фактур, исправьте документы до формирования книги покупок.
4. Закрытие месяца . Операции → Закрытие месяца. Обработка рассчитает себестоимость, закроет затратные счета и определит финансовый результат. Если она выдаёт ошибку по себестоимости, проверьте, что количество в авансовых отчётах не нулевое и нет строк с пустой номенклатурой.

Для разовой проверки удобна карточка счёта 71.01 по одному сотруднику: в ней видно, какой выдачей открыт аванс и какими отчётами он закрыт.

Частые вопросы