Учёт расходов на доставку материалов в программах 1С

Расходы на доставку материалов проще всего завести отдельным документом Поступление доп. расходов — он добавит стоимость перевозки к цене уже оприходованных материалов и сам распределит её между позициями. Путь в 1С:Бухгалтерии 3.0: Покупки → Поступление доп. расходов или кнопка Создать на основании прямо из накладной на материалы.

По ФСБУ 5/2019 транспортно-заготовительные расходы входят в фактическую себестоимость запасов. То есть по общему правилу доставку нельзя списать «мимо» материалов — она должна лечь на счёт 10. Исключение — компании с правом на упрощённый учёт: им разрешено сразу относить ТЗР на расходы. Ниже — когда какой способ выбрать, как провести документ в Бухгалтерии и в Управлении торговлей 11 и как исправить ошибку, если доставку завели не туда.

Три способа учесть доставку материалов

Способ зависит от того, как к вам приходит перевозка: отдельным счётом от транспортной компании, строкой в той же накладной или вообще своим транспортом.

💡 Если доставка одной партии касается материалов из нескольких накладных, удобнее документ Поступление доп. расходов: в нём можно вручную подобрать позиции из разных поступлений и раскидать сумму сразу на все.

Для большинства организаций рабочий вариант — второй. Транспортная компания редко привозит счёт в тот же день, что и материалы, поэтому доставку заводят позже отдельным документом и привязывают к уже проведённому поступлению.

Отдельный случай — доставка собственным транспортом. Тогда внешнего счёта нет, а расходы (топливо, зарплата водителя, амортизация) собираются на счетах учёта затрат. Включать их в стоимость каждой партии материалов вручную через Поступление доп. расходов можно, но на практике такие расходы чаще относят на общехозяйственные или на расходы на продажу, а в себестоимость запасов добавляют только внешние транспортные услуги. Решение закрепляют в учётной политике.

Оприходование доставки документом «Поступление доп. расходов»

Это основной инструмент. Он не создаёт новых материалов, а увеличивает стоимость тех, что уже лежат на счёте 10.

Порядок действий в 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте исходную накладную в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Создать на основании и выберите Поступление доп. расходов. Табличная часть заполнится материалами из накладной автоматически.
3. В шапке укажите контрагента-перевозчика, номер и дату его документа, договор.
4. В поле Сумма расхода впишите стоимость доставки без распределения вручную — программа раскидает её сама.
5. Выберите Способ распределения: «По сумме» или «По количеству» (разбор ниже).
6. Проверьте ставку и сумму НДС по услуге доставки.
7. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

Если перевозку оказал не поставщик материалов, а третья фирма, документ всё равно создают на основании нужной накладной — так программа понимает, на какие именно материалы ложится сумма. Контрагента и договор в шапке при этом меняют на транспортную компанию.

Как распределить доставку между материалами

В документе два варианта распределения, и выбор влияет на итоговую цену каждой позиции.

По сумме. Доставка делится пропорционально стоимости материалов. Чем дороже позиция, тем больше транспортных расходов на неё приходится. Подходит, когда везёте разнородный груз: дорогое оборудование и дешёвый крепёж.

По количеству. Доставка делится пропорционально количеству единиц. Подходит для однородного груза, где цена перевозки зависит от объёма или веса, а не от стоимости.

Пример. Привезли два материала, доставка — 6 000 ₽ (без НДС):

• Доска — 100 шт. на 50 000 ₽;
• Крепёж — 100 шт. на 10 000 ₽.

При распределении по сумме на доску ляжет 6 000 × 50 000 / 60 000 = 5 000 ₽, на крепёж — 1 000 ₽. При распределении по количеству обе позиции получат по 3 000 ₽ (100 из 200 единиц у каждой). Разница в себестоимости единицы доски: 0,55 ₽ против 0,53 ₽ — для крупных партий это уже заметные деньги.

💡 Единого «правильного» способа нет — ориентируйтесь на то, от чего реально зависела цена перевозки. Способ распределения закрепите в учётной политике, чтобы он был одинаковым из месяца в месяц.

Какие проводки и НДС формирует доставка

Документ Поступление доп. расходов увеличивает дебет счёта учёта материалов и выделяет входной НДС.

Счёт 19.03 — это входной НДС по приобретённым материально-производственным запасам, именно он подтягивается для доп. расходов на материалы. Чтобы принять налог к вычету, у вас должен быть счёт-фактура или УПД от перевозчика, а сам документ доставки проведён.

Проводку по НДС программа формирует только если в документе указана ставка и включён флажок предъявленного НДС. Если перевозчик на упрощёнке и счёт без НДС, ставку ставьте Без НДС — тогда вся сумма ляжет на стоимость материалов.

Субсчёт счёта 10 подтягивается из исходной накладной: доставка строительных материалов попадёт на 10.08, сырья и основных материалов — на 10.01. Отдельно выбирать его в доп. расходах не нужно — программа ориентируется на номенклатуру из базового поступления. Для налога на прибыль транспортные расходы на приобретение материалов тоже включаются в их стоимость (пункт 2 статьи 254 НК РФ), поэтому бухгалтерский и налоговый учёт здесь обычно совпадают.

Доставка материалов в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 отдельного документа «Поступление доп. расходов» нет — логика другая. Доставку заводят как услугу, а затем распределяют на себестоимость товаров.

Общий порядок:

1. Создайте документ Закупки → Поступление услуг и прочих активов на перевозчика и внесите сумму доставки.
2. В строке услуги выберите Статью расходов, у которой в карточке задан вариант распределения На себестоимость товаров. Если подходящей статьи нет — заведите её в справочнике статей расходов.
3. В статье или прямо в документе укажите, на какое поступление товаров и по какому правилу распределять сумму (по стоимости или по количеству).
4. Выполните распределение документом Распределение расходов на себестоимость товаров — он разнесёт транспортные затраты по партиям.

Ключевое отличие от Бухгалтерии: в УТ 11 всё держится на правильной настройке Статьи расходов. Если в ней не выбран вариант «На себестоимость товаров», сумма доставки повиснет на расходах и в цену товара не войдёт.

Правило распределения в документе Распределение расходов на себестоимость товаров задаёт, как сумма делится между партиями: пропорционально стоимости поступивших товаров или их количеству — та же логика, что и «по сумме / по количеству» в Бухгалтерии. Распределение выполняют после того, как проведены и поступление товаров, и поступление услуг по доставке.

Если вы ведёте в УТ 11 только управленческий учёт, а регламентированный — в Бухгалтерии, доставку заводите там, где считаете себестоимость для списания. Дублировать документ в обеих базах не нужно: это приведёт к задвоению расходов и расхождению себестоимости между базами.

Исправление ошибок: сторно и корректировка

Доставку часто заводят не туда: не на тот склад, не на то поступление или с неверной суммой. Способ исправления зависит от того, закрыт ли уже период.

Период открыт, материалы ещё на складе. Просто откройте Поступление доп. расходов, поправьте сумму или способ распределения и перепроведите. Программа пересчитает стоимость остатка.

Нужно убрать доставку полностью. Снимите проведение с документа или пометьте его на удаление. Если остаток материалов не менялся, проводки сторнируются корректно.

Период закрыт, отчётность сдана. Не редактируйте старый документ. Создайте Операции → Операция (бухгалтерский и налоговый учёт) и сторнируйте неверную сумму вручную, затем отразите правильную. Так движения прошлого периода остаются нетронутыми.

Перед правкой документов прошлых периодов сделайте резервную копию базы и убедитесь, что период не закрыт для редактирования в настройках пользователя.

Проверка и анализ затрат на доставку

После проведения документа стоит убедиться, что доставка легла на материалы, а не повисла на расчётах с перевозчиком.

Что проверить:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10 — сравните стоимость материалов до и после доп. расходов: она должна вырасти ровно на сумму доставки без НДС.
• 🧾 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 — по перевозчику не должно остаться «зависшего» долга, если счёт оплачен.
• 💳 Анализ субконто по номенклатуре — покажет новую себестоимость каждой позиции с учётом перевозки.
• 📑 Регистр НДС предъявленный (через Отчёты → НДС) — проверьте, что входной налог по доставке попал в книгу покупок.

Чтобы видеть транспортные расходы отдельно и анализировать их долю, в учётной политике можно выделить ТЗР на отдельный субсчёт к счёту 10. Тогда в оборотке они будут видны обособленно, а при списании материалов — распределяться по среднему. Этот способ сложнее в настройке, поэтому его выбирают, когда доля доставки в себестоимости большая и её важно контролировать.

Для управленческого анализа полезно сопоставлять сумму доставки с общей стоимостью партии: если транспортные расходы стабильно превышают несколько процентов от стоимости закупки, есть смысл пересмотреть логистику или условия поставки. В оборотке по счёту 60 в разрезе перевозчиков видно, сколько вы платите каждой транспортной компании за период, — это основа для переговоров о тарифах.

Частые вопросы