Топливо в 1С:Бухгалтерии 8.3: от поступления до списания по путевым листам

ГСМ в 1С:Бухгалтерии 8.3 приходуют документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Товары» на счёт 10.03 «Топливо». Проводки получатся такие: Дт 10.03 Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 Кт 60.01 на НДС. Списывают топливо требованием-накладной на счёт затрат по данным путевых листов.

Если бензин и дизель приходят по топливным картам, талонам или через водителя за наличные, счёт тот же — 10.03, меняется только документ: поступление после отчёта эмитента карт или авансовый отчёт. Порядок ниже — для 1С:Бухгалтерии предприятия редакции 3.0 в интерфейсе «Такси».

Подготовка: номенклатура топлива и счёт 10.03

Без правильной карточки номенклатуры программа подставит в документ не тот счёт, и бензин окажется на 41.01 или 10.01. Начните с настроек.

Вид номенклатуры «Топливо»

1. Откройте Справочники → Товары и услуги → Номенклатура.
2. Нажмите Виды номенклатуры над списком и создайте вид «Топливо» (или «ГСМ») с типом Товар.
3. Создайте группу номенклатуры «ГСМ» — так проще настраивать счета и строить отчёты.

Карточки ГСМ

Заведите отдельную позицию на каждую марку: АИ-92, АИ-95, ДТ летнее, ДТ зимнее, моторное масло, антифриз.

• 🛢 Единица измерения — литр (л, код 112 по ОКЕИ). Если поставщик отгружает в килограммах или тоннах, заведите отдельную позицию или пересчитайте по плотности из паспорта качества. Смешивать единицы в одной карточке нельзя.
• 💰 Ставка НДС — 20%, если поставщик плательщик НДС.
• 📦 Вид номенклатуры — «Топливо».

Счета учёта

Откройте Справочники → Товары и услуги → Счета учёта номенклатуры и добавьте правило: для группы «ГСМ» (или вида «Топливо») счёт учёта 10.03. Теперь любой документ поступления подставит его сам.

Если топливо нужно видеть по каждой машине, включите учёт по складам (Главное → Функциональность → Запасы) и создайте склады вида «Бак ГАЗель А123ВС» или «Водитель Петров И. И.». Тогда остаток 10.03 разложится по машинам или материально ответственным лицам.

Как оприходовать ГСМ от поставщика по накладной или УПД

Это базовый случай: АЗС или нефтебаза отгружает топливо по договору и присылает УПД.

1. Перейдите в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите Товары (накладная, УПД).
3. Заполните контрагента, договор и склад (общий склад или «бак» конкретной машины).
4. На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру, количество в литрах и цену.
5. Проверьте счёт учёта — должен стоять 10.03. Если стоит другой, исправьте правило в счетах учёта номенклатуры, а не только в строке.
6. Внизу формы введите номер и дату счёта-фактуры и нажмите Зарегистрировать.
7. Проведите документ и откройте проводки кнопкой Дт/Кт.

Вычет НДС делается документом Формирование записей книги покупок при закрытии квартала или сразу, если в документе стоит флажок отражения вычета в книге покупок.

Оприходование топлива по топливным картам, талонам и чекам АЗС

Самые частые вопросы возникают, когда водитель заправляется не по накладной, а картой, талоном или за свои деньги.

Топливные карты

Схема в 1С выглядит так:

1. Оплата эмитенту. Документ Списание с расчётного счёта с видом «Оплата поставщику». Проводка Дт 60.02 Кт 51 — это аванс, топлива ещё нет.
2. Заправки. Водитель заправляется, в учёте ничего не меняется.
3. Отчёт эмитента. Раз в месяц приходит отчёт по картам и УПД. По нему создаётся обычное Поступление (акты, накладные, УПД) на фактически залитые литры. Аванс зачтётся автоматически: Дт 60.01 Кт 60.02.

Если отчёт приходит с разбивкой по картам, заводите поступление по складам-машинам: одна строка на машину или отдельные документы. Так остаток в баке каждой машины будет виден сразу.

Талоны на бензин

Талон — денежный документ, поэтому его учитывают на счёте 50.03 «Денежные документы», а не на 10.03.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 поступление и выдачу талонов оформляют документами денежных документов в разделе Банк и касса. Отчёт водителя о заправке по талонам — Авансовый отчёт, вкладка «Товары»: там указывают топливо и литры, программа сделает Дт 10.03 Кт 71.01.

Заправка за наличные через подотчётное лицо

Водитель заплатил своей картой или наличными и принёс кассовый чек.

1. Откройте Банк и касса → Авансовые отчёты и создайте документ.
2. На вкладке «Товары» добавьте номенклатуру топлива, литры и сумму по чеку.
3. Выберите склад-получатель — машину или общий склад.
4. Проведите. Проводка — Дт 10.03 Кт 71.01.

НДС по кассовому чеку без счёта-фактуры к вычету не принимают: он входит в стоимость топлива.

Списание ГСМ по путевым листам и нормам расхода

Оприходованное топливо лежит на 10.03, пока его не спишут. Основание списания — путевой лист, где указаны пробег и показания топлива при выезде и возврате.

Как посчитать расход

Базовая формула по методическим рекомендациям Минтранса:

Расход, л = Базовая норма, л/100 км × Пробег, км / 100 × (1 + надбавки)

Пример: базовая норма 10 л/100 км, пробег за месяц 1 500 км, зимняя надбавка 10%.

• По норме: 10 × 1 500 / 100 × 1,1 = 165 л.
• По путевым листам фактически ушло 172 л.
• Сверхнорматив: 172 − 165 = 7 л.

Нормы компания утверждает приказом. Можно взять нормы Минтранса или установить свои по контрольным замерам. В налоговом учёте важна обоснованность расходов: приказ, путевые листы, расчёт.

Документ списания

1. Откройте Склад → Требования-накладные и создайте документ.
2. Укажите склад — машину или МОЛ, с которого списываете.
3. На вкладке «Материалы» добавьте топливо и литры по итогам путевых листов за период.
4. Если затраты по строкам разные (две машины работают на разные подразделения), включите на форме документа флажок, позволяющий указывать счёт затрат в каждой строке.
5. Укажите счёт затрат: 20.01, 25, 26 или 44.01 — в зависимости от того, для чего работает машина.
6. Выберите подразделение и статью затрат.

Проводка — Дт 20 (25, 26, 44) Кт 10.03 по средней или ФИФО себестоимости, как задано в учётной политике.

Приём практика: сверхнорматив отдельной строкой

Чтобы не править налоговый учёт вручную, разбейте списание на две строки:

• ✅ 165 л — статья затрат «ГСМ», в карточке статьи отмечено, что расходы принимаются в налоговом учёте.
• ❌ 7 л — статья затрат «ГСМ сверх нормы», в её карточке отмечено, что расходы не принимаются.

Программа сама сформирует постоянную разницу по второй строке, и декларация по прибыли не потребует ручных корректировок.

Путевые листы и специализированные конфигурации

В 1С:Бухгалтерии 3.0 нет документа «Путевой лист». Путевые листы ведут на бумаге или в таблице, а в программу переносят только итог — литры к списанию.

Состав реквизитов путевого листа утверждён приказом Минтранса № 390. Для расчёта расхода нужны:

• 🚗 показания одометра при выезде и возврате;
• ⛽ остаток топлива в баке при выезде и возврате;
• 🛢 выдано (заправлено) за смену;
• 🌡 условия работы для надбавок: зима, город, кондиционер, прицеп.

Когда машин больше пяти-десяти, ручной расчёт становится узким местом. Тогда переходят на отраслевые решения:

Отдельный плюс отраслевых программ — загрузка выписок топливных карт файлом. Ручной ввод сотен заправок в месяц — главный источник ошибок.

Остатки топлива в баках и инвентаризация

Остаток на 10.03 должен совпадать с топливом в баках и на складе. Проверьте это до закрытия месяца.

Отчёты для сверки

• 📊 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту — счёт 10.03, в настройках группировка по складам и номенклатуре. Видно, сколько литров числится за каждой машиной.
• 📋 Сравните конечный остаток по машине с остатком при возврате в последнем путевом листе месяца. Расхождение больше 1–2 литров — повод искать ошибку.
• 💳 Сальдо 60.02 по эмитенту топливных карт — это остаток денег на картах. Сравните с личным кабинетом эмитента.

Инвентаризация

1. Проведите замер топлива в баках и на складе, оформите акт замера с подписью комиссии.
2. В 1С создайте Склад → Инвентаризация товаров, выберите склад-машину и заполните учётные остатки кнопкой Заполнить.
3. Введите фактические литры по акту.
4. Недостачу оформите документом Списание товаров, излишек — Оприходование товаров на основании инвентаризации.

Частые ошибки при оприходовании топлива

• 🔴 Топливо попало на 41.01. Номенклатура заведена с видом «Товар» без правила счёта учёта. Исправьте правило и перепроведите поступления.
• 🔴 Литры и тонны в одной карточке. Остаток в ОСВ превращается в бессмысленное число. Нужна отдельная позиция или пересчёт по плотности при вводе.
• 🔴 Топливная карта оприходована при пополнении. Деньги на карте — аванс, а не топливо. Иначе в 10.03 появится «бензин», который ещё не залили.
• 🔴 НДС с чека АЗС на 19.03. Без счёта-фактуры вычета нет, НДС остаётся в стоимости топлива.
• 🔴 Списание по чекам, а не по путевым листам. Заправил — не значит израсходовал. Списывают по пробегу и нормам, остаток в баке остаётся на 10.03.

Частые вопросы